WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 8 | 9 || 11 | 12 |   ...   | 43 |

Временем, отведенным на проект (в человекочасах) Фактором времени (ходом проекта) Расходами на проект Планом управления организационными изменениями Эти четыре элемента включаются в план проекта, и план сравнивает­ся с результатами по ходу осуществления проекта. Четыре плана, соот­ветствующие этим элементам: Подробный календарный план; план работ; финансовый план; план управления организационными изменениями.

2.7.1 Подробный календарный план Проект подробного календарного плана составляется в соответствии с Рисунком 2.D. Процессы, которые должны быть проанализированы, за­носятся в колонки.

Различные мероприятия на различных фазах проекта отмечаются в строках. К моменту прохождения фазы регистрации проек­та, известными уже считаются процессы, которые должны быть описаны, число вовлеченных отделов (на один процесс) и методики документиро­вания, которые предполагается применить. Для каждого процесса извест­ны мероприятия, которые в будущем должны получить дальнейшее разви­тие, такие как:

Сбор исходных материалов Изучение текущих процедур Документирование в соответствии с выбранными методиками Установление обратной связи и получение одобрения от людей, вовлеченных в проект Составление окончательной документации и включение ее в ус­тановленный набор документации Для каждого из этих мероприятий нужно оценить время, необходи­мое для его выполнения. Требуется также рассчитать процент времени, потраченного командой по управлению проектом и командой по улуч­шению процесса на консультирование, времени, потраченного лидером проекта на руководство, составление планов и т.д.

На основе схемы (см. Рисунок 2.D) можно увидеть различные степени сложности процессов. Они требуют различное количество часов, показанное на Рисунке 2.D.

Проблемой может стать определение времени, необходимого для за­вершения фазы анализа процесса. В конце концов, не всегда известно, ка­кие методики будут использоваться при анализе. Можно рассмотреть ме­тоды, которые стали известны в течение фазы по разработке проекта. Для планирования этой фазы можно воспользоваться процентным соотноше Дата: 02 15 Код документа:

Проект: Адм. организация Фаза проекта: Определение деталей проекте Команда, работающая над проектом:...

Предметная область: Планирование трудовых ресурсов Составитель документа: Лидер проекта Предмет: Почасовой план для каждой группы процессов Номер Мероприятие Процессы, которые должны быть проанализированы Итого Главный V.

Документирование:

V1.

исходные материалы V2.

запас V3.

регистрация V4.

получение обратной связи В V5.

итоговый вариант (версия) в промежуточный итог V6.

консалтинговый файл и т.д.

в V7.

файл лидера проекта Итог по документированию A.

Анализ:

A1. A2.

члены команды, работающей над проектом лидер проекте 420 50 Итог по анализу (отведено 880 часов), ^ v Итого по документированию и по анализу Рисунок 2.D Пример подробного календарного плана нием времени, которое требуется для описания этих процессов. В зависи­мости от выбранной модели проведения консультаций (привлекаются или не привлекаются контактные группы) и от целей проекта (анализ проце­дур в форме математической оптимизации займет значительно больше времени, чем анализ внутреннего контроля), основываясь на опыте, бу­дет выбрано процентное соотношение в диапазоне от 50% до 100%.

На фазе разработки проекта планирование времени, необходимого для формулирования предложений по модификации процессов, для но­вого проектирования процессов и для интеграции этих процессов пред Процесс Количество вовлеченных (под)отделов Количество этапов (мероприятия) (под)отделы Количество перемещений из одного в другой Найм новых работников Увольнения Повышение квалификации Продвижения Возмещение расходов на образование Рисунок 2.Е Пример обзора передвижений (маршрута) ставляет собой нелегкую задачу. Бывает также, что уже сформировалось определенное мнение о том, стоит ли частично модифицировать существу­ющие процессы или же следует разрабатывать новую систему админист­ративной организации. В зависимости от этого в ходе этой фазы будет так­же использовано процентное соотношение для планирования времени.



Необходимо в принципе оценить общее время, нужное на осуществ­ление проекта.

Разумеется, подробный календарный план потребует кор­ректировки и внесения улучшений в ходе реализации различных фаз про­екта (по мере продвижения проекта, команде по улучшению процесса будет легче планировать последующие фазы). Первый раз улучшения бу­дут вноситься в подробный календарный план в конце фазы детализации проекта.

Следующим шагом должно стать планирование наличия рабочей силы. Это может быть сделано на основе Рисунка 2.F. Для каждого меся­ца, в течение которого будет осуществляться проект (это могут быть не­дели для небольшого проекта), на этом рисунке будут отмечены сотруд­ники, доступные для участия в проекте, и время, которое они могут по­святить проекту. Достаточно получить общее представление о том, кто из сотрудников собирается принять участие в проекте. Члены команды по управлению проектом и контактных групп отвечают лишь за относи­тельно небольшую часть общего объема работ.

2.7.2 План работ В плане работ во временных рамках проекта составляется календар­ный план мероприятий, которые будут осуществляться в ходе проекта. Планирование заключается в уточнении: кто из персонала будет вовле­чен в осуществление проекта. В этом может помочь Рисунок 2.G. Такая форма заполняется для каждого члена команды по улучшению процесса, Дата: 02 15 1992 Код документа: Проект: Адм. организация Фаза проекта:

Определение деталей проекте Команда, работающая над проектом:... Предметная область: Планирование трудовых ресурсов Составитель документа: Лидер проекта Предмет: Планирование рабочего времени по неделям Номер недели Итого Лидер проекта Чпены команды, работающей над проектом К. Дженсон Р. de Bum Дж. Питере Р. де Корте Итоги по команде, работающей над проектом Общие итоги Рисунок 2.F Пример плана доступности персонала если проект небольшой, и для каждой категории сотрудников, если про­ект большой. Проведение мероприятий, показанных на Рисунке 2.D, по­ручается различным членам команды по улучшению процесса. Команде по улучшению процесса следует всегда учитывать время ожидания и тот факт, что некоторые мероприятия могут выполняться только последова­тельно или периодически (к примеру, получение одобрения на совещани­ях команды по управлению проектом и контактных групп). Эти факторы влияют на назначение сотрудников ответственными за проведение ряда мероприятий в согласованное время и определяют, сколько времени они должны потратить в действительности на мероприятие в течение рассмат­риваемого периода.

При заполнении таблицы, показанной на Рисунке 2.G необходимо учитывать две переменные величины: количество доступных членов ко­манды по улучшению процесса и окончательная форма проекта. Взвеши­вание этих переменных называется балансированием. Если проект не мо­жет быть завершен к утвержденной окончательной дате, то необходимо Дата:

02 • 15 Код документа:

Проект:

Адм. организация Фаза проекта:

Определение деталей проекта Команда, работающая над проектом:...

Предметная область:

График работы персонала Составит эль документа: Лидер проекта Предмет:

График работ Р. дв Вит дата 02 15 Код документа:

Пров Адм. организация Фаза проекта:

Определение деталей проекте Кома нда, работающая ь над проектом:...

Предметная область:

График работы персонала Сост а витель документ;

Лидер проекта Предмет:

Сотрудники Номер недели Итого Р. дв Вит доступно Всего Документ Документ Документ анализ анализ анализ Итого Осталось • Рисунок 2.G Пример графика работы персонала сделать выбор между увеличением времени работы членов команды по улучшению процесса, привлечением в команду по улучшению процесса дополнительных людей и переносом окончательной даты.

Результаты этого планирования можно представить наглядно (см. Ри­сунок 2.Н).

Стрелками обозначена длительность соответствующих мероп­риятий и указано, кто из сотрудников (групп сотрудников) отслеживает выполнение мероприятий. Для нумерации плановых совещаний коман­ды по улучшению процесса, команды по управлению проектом и контак­тных групп могут использоваться коды.





По ходу развития проекта необходимо корректировать планы. Это особенно важно для поддержки фаз анализа (Фаза III) и разработки (Фаза IV).

Рисунок 2.Н Пример плана работ Составление планов в соответствии с приведенной системой не пред­ставляет сложности. Процесс планирования должен быть модифициро­ван в соответствии с особенностями конкретного проекта. Такие методы планирования системы, как Метод оценки и пересмотра планов (метод PERT) и Метод критического пути (СРМ) могут использоваться для боль­ших проектов. Однако обсуждение этих методов выходит за рамки дан­ной книги.

2.7.3 Финансовый план План работы персонала показывает, сколько времени сотрудники (категории сотрудников) тратят па участие в проекте в течение каждого пе­риода. Умножая число рабочих дней на индивидуальную дневную став­ку, получаем ориентировочную стоимость рабочей силы за различные периоды. Кроме того, в финансовый план также включается стоимость различного программного, аппаратного обеспечения и других ресурсов. В ходе проекта эти затраты могут быть также распределены по различ­ным периодам.

2.7.4 План управления организационными изменениями План управления организационными изменениями должен состоять из трех частей.

Эти части соответствуют периодам, в которые:

Процесс перепроектируется (подготовка) Внедряется наиболее ценное нацеленное на будущее решение (преобразование) Уже внедрено наиболее ценное нацеленное на будущее решение (стабилизация) Определение Управление организационными изменениями метод, раз­работанный для минимизации естественного для любой орга­низации сопротивления изменению статуса кво (настоящего положения) и снижающий до минимума затраты и длитель­ность цикла, связанные с принятием организацией изменений. Управление организационными изменениями метод, наце­ленный на саму организацию, и команде по улучшению про­цесса необходимо понимать, что это за метод и как им пользо­ваться.

Центральными задачами мероприятий по управлению организаци­онными изменениями являются:

Достижение глубокого понимания потенциальных инструмен­тов и барьеров, стоящих на пути успешного внедрения наиболее ценного нацеленного на будущее решения Применение этого знания для осуществления широкого внедрения процесса планирования Вовлечение людей на всех уровнях организации в процесс оценки и планирования для создания необходимого уровня заинтересованности Без адекватного понимания того, какие инструменты и барьеры (люди, процессы, технологии) будут скорее всего изменены, планы изме­нений будут менее полезными и реалистичными. Кроме того, люди будут с меньшим желанием двигаться вперед.

Планы эффективного управления изменениями разрабатываются с участием всех групп, которые будут затро­нуты этими изменениями, что приводит к значительному снижению риска.

Ключевым моментом в мероприятиях по оценке и планированию из­менений является вовлечение максимального количества людей, которых эти изменения коснутся в процессе работ. Мероприятия по оценке и пла­нированию состоят из оценки готовности организации к изменениям, определения инструментов изменений и способов устранения барьеров, стоящих на пути этих изменений. Основная часть этой стадии состоит и разработке и осуществлении процесса сбора данных по определению по­следствий грядущих изменений. Эти последствия (изменения оказывают влияние на людей) рассматриваются как инструменты или барьеры па пути изменений.

В результате мероприятий по оценке и планированию изменений орга­низация будет иметь возможность прогнозировать и управлять рисками внедрения, а также утверждать и вырабатывать соответствующий уро­вень участия, необходимый для обеспечения результатов бизнеса. Резуль­таты этой деятельности объединяются в подробный план управления изменениями, который руководит ходом процесса изменений. План уп­равления изменениями должен содержать описание стратегии и такти­ки управления рисками внедрения.

Pages:     | 1 |   ...   | 8 | 9 || 11 | 12 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.