WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 11 | 12 || 14 | 15 |   ...   | 43 |

использование диаграмм форм управления, схемы процесса, схемы организационной структуры. Для каждой методики будут также приве­дены инструменты документирования, такие как стандартные формы, диаграммы, макросы для персонального компьютера и т. д.

Последующие главы основываются на предположении, что докумен­тирование изучаемого процесса уже проведено. Для каждого случая не обходимо провести обзор и дополнительные интервью, чтобы определить доступность описания административных бизнеспроцессов. Вам необхо­димо начать с серии интервью и обзоров, относящихся к существенным факторам административных бизнеспроцессов. Крайне важным факто­ром является определение момента начала работ, наиболее благоприят­ного для успеха дальнейшего исследования. Как только будет получена необходимая документация, следует рассмотреть возможность привлечения к руководству человека, опытного во внедрении такого рода проектов.

3.2 Документирование процессов Для описания административных бизнеспроцессов используют сле­дующие шаги.

A. Инвентаризация существующей документации B. Изучение текущих процедур C. Документирование в соответствии с выбранными методиками D. Обеспечение обратной связи с вовлеченными лицами и получение их одобрения E. Введение описаний процесса в набор документов F. Выбор процессов, которые будут анализироваться в ходе следующей фазы G. Выбор окончательных целей и методик анализа Н. Планирование фазы анализа I. Предоставление отчёта команде по управлению проектом Инвентаризация существующей документации На этом этапе собираются все доступные материалы, касающиеся ад­министративных бизнеспроцессов, которые должны быть документиро­ваны. Следует рассмотреть такие материалы, как описание системы бух­галтерского учёта, функций и задач, инструкции, формы, документация по процессу и т. д. Существующая документация, пусть даже немного ус­таревшая, может оказаться очень полезной при проведении работы.

Собранные материалы исследователи используют для определения процессов, которые должны быть документированы. Кроме того, мате­риалы определяют, все ли этапы анализируемых процессов будут изучаться и представляться схематически. Не стоит, однако, думать, что сбор ин­формации заканчивается на этой фазе. Каждый раз, когда действительно изучаются текущие процедуры, появляются новые формы и другие доку­менты.

Изучение текущих процедур В начале фазы анализа мы уже привлекали ваше внимание к проблем­ным областям и спорным вопросам в различных процессах, таким как: сколько времени должно уделяться каждому процессу, параметры, кото­рые имеют значение, периодичность и т. д. Текущие процедуры исследу­ются посредством проведения интервью.

Рекомендуется рассматривать весь процесс от начала до конца. Информация, полученная на предыду­щем этапе, необходима для обеспечения полноты исследования. Получен­ная при интервьюировании информация может быть частично собрана в ходе наблюдений, проводимых исследователями во время осуществления проекта.

Необходимо помнить, что любое перемещение процесса из одного отдела в другой сопровождается перемещением форм. Все формы, исполь­зуемые в ходе процесса, откудато приходят и кудато уходят. След копий форм может иметь большое значение, и каждый применяемый набор дан­ных должен быть обновлен. В Приложении XII обсуждается ряд момен­тов, которые должны учитываться при проведении интервью.

Документирование в соответствии с выбранными методиками Если документирование не было проведено в ходе интервью, то на­блюдаемые процедуры должны быть установлены в соответствии с выб­ранными методиками документирования. Необходимо убедиться, что до­кументирование всех процессов (даже если оно было проведено разными людьми) осуществлено в одном ключе и с соответствующим уровнем де­тализации. Для каждого процесса, группы степень детализации может от­личаться в зависимости от целей проекта. Таким образом, рекомендуется проводить обмен документированными процессами среди команд, про­водящих документирование. В любом случае документы должны быть одобрены в части правильного применения стандартов и методик доку­ментирования лидером проекта и желательно также командой по оценке качества, выбранной для нужд проекта.

Если для документирования подходят различные методики, то реко­мендуется начинать его с наиболее общепринятых. После одобрения ме­тодики документирования могут быть определены детали.



Обеспечение обратной связи с вовлеченными лицами и получение их одобрения Все описания должны быть одобрены сотрудниками, участвующими в рассматриваемом процессе. Для этого документация по различным эле­ментам процесса предоставляется сотрудникам, отвечающим за эти эле менты. После этого документация по процессу в отделе будет представле­на менеджеру отдела для получения дальнейшего одобрения. Если про­цессы выполняются рядом отделов и если были созданы контактные груп­пы, вся документация по процессу будет представлена соответствующей контактной группе для получения одобрения. Документация будет моди­фицирована с учетом полученных замечаний.

Введение описаний процесса в набор документов Окончательной подробно рассмотренной документации присваива­ется номер, и она включается в набор документации. Эти наборы подраз­деляются в соответствии с процессами и связанными с ними отделами.

Выбор процессов, которые будут анализироваться в ходе следующей фазы В цели проекта уже определено, в какой части административных про­цессов существуют проблемы. На фазе разработки проекта происходит дальнейшее определение процессов, которые должны быть изучены. Сто­ит пересмотреть, остаются ли актуальными варианты, выбранные в нача­ле проекта. Кроме того, следует установить приоритеты в отношении пос­ледовательности подходов.

Выбранные процессы и последовательность подходов определяются на основе списка процессов, созданного в соот­ветствии с рядом критериев. В качестве этих критериев выступают:

Периодичность выполнения процесса. С увеличением периодичности повышается потребность в анализе.

Отделы, вовлеченные в проект. На основе информации о реорганизации, модификации функций и т. д. иногда определяется, какие изменения в первую очередь должны рассмотреть определенные отделы.

Финансовая значимость процесса. Эта значимость выражается долей, которую результат процесса имеет в структуре издержек организации (к примеру, величина финансовой операции как ре­зультат найма на работу новых работников по сравнению с ана­логичной величиной результатом продвижения работников).

Требуемая эффективность системы управления информационны­ми потоками (см.

Раздел 5.4).

Требуемая эффективность результатов администрирования.

Стоимость процесса. Стоимость обработки изделия в ходе биз­неспроцесса может быть так же важна для общей стоимости, как и себестоимость единицы продукции (к примеру, для про­цесса выписывания счета стоимость одной накладной).

В рамках этой схемы рекомендуется отметить возможную экономию, которая может быть достигнута при перепроектировании процесса и про­ведении его реинжениринга.

Риск ущерба, связанный с неоптимальным функционированием административных бизнеспроцессов в отношении первичного про­цесса. К примеру, при оформлении счета покупки это могут быть потери, понесенные до того, как был обнаружен факт двойной уплаты по счету; при оформлении заказа есть шанс, что прода­жа может быть сорвана изза того, что заказ не был оформлен вовремя.

Скорость, с которой проводится анализ. Скорость зависит от доступности трудовых ресурсов для проведения анализа, от того, достаточно ли будет исследования случайной выборки, или нуж­ны широкомасштабные наблюдения, а также от того, должны ли наблюдения быть растянуты во времени.

Ожидаемые возможности для улучшения процесса.

Выбор окончательных целей и методик анализа Выбор методик анализа в большой степени определяется характером исследуемой проблемы. К примеру, методики, используемые при реше­нии проблем в области внутреннего контроля, отличаются от тех, кото­рые используются для изучения продолжительности обработки. Описа­ние методик анализа и связанных с ними критериев, которые могут быть использованы для осуществления выбора, вы можете найти в Главе 4.

Планирование фазы анализа Выбрав процессы, которые будут анализироваться в дальнейшем, и направления этого анализа (мероприятия, которые будут изучаться да­лее), необходимо определить количество времени, которое займет осуще­ствление каждого мероприятия и отдельных сотрудников, которые при­мут участие в этих мероприятиях. На основе этого может быть составлен проект плана проведения аналитических мероприятий.





Предоставление отчётов команде по управлению проектом Фаза документирования завершается предоставлением отчета коман­де по управлению проектом. Обычно отчеты для команды по управле­нию проектом составляются в ходе фаз, чтобы избежать потерь ее време­ни на ожидание отчета, пока все упомянутые выше этапы будут выполне­ны для всех анализируемых процессов. Эти отчеты делаются по каждой группе связанных процессов.

Для процессов, не подлежащих дальнейшему анализу, написание от­четов должно начаться сразу после завершения этапа Е, поскольку этапы F, G, и Н предназначены только для подготовки фазы анализа. Эти фазы должны ограничивать количество отчетов, предоставляемых команде по управлению проектом, включая отчеты по описательной фазе. Это не вызывает возражений, поскольку одобрение документированных процес­сов командой по управлению проектом все еще является формальным вопросом, так что внимание команды по управлению проектом может быть сконцентрировано на предложениях по проекту. Иногда рекомен­дуется предоставлять команде по управлению проектом предварительный отчет после завершения этапа С. Это необходимо в случаях, если в со­ставленные ранее планы должны быть внесены значительные изменения.

3.3 Определение целей документирования процессов Перед началом проведения документирования процесса важно опре­делить, для каких целей будет использована эта информация. Каждая за­дача и цель предъявляют различные требования к содержанию докумен­тации. Следовательно, выбор цели влияет на определение соответствую­щей комбинации методик документирования.

Раздел 3.9 обращается к тому, как осуществляется выбор среди различных комбинаций методик документирования.

Можно выделить следующие цели документирования:

обеспечить понимание административных бизнеспроцессов обеспечить основу для анализа и оценки административных бизнеспроцессов помочь в передаче знании при личных контактах во времени 3.3.1 Понимание административных бизнеспроцессов Для достижения хорошего понимания того, как организованы адми­нистративные бизнеспроцессы, часто оказывается недостаточным про­стое описание процессов и их взаимодействий. При составлении описа­ния от исследователя не требуется систематически обращать внимание на факторы, которые следует принимать во внимание при составлении до­кументации. Кроме того, не устанавливаются критерии для определения завершенности описания. Схематическое документирование имеет свои преимущества перед простым описанием, поскольку использует символы и знаки и имеет определенный формат. Исследователь, знакомый с соот ветствующей методикой, сможет достичь хорошего понимания организа­ции актуальных процессов без повторного изучения логистики, которая по существу не присутствует в вербальных описаниях.

При описании административных бизнеспроцессов необходимо чет­ко определить, что требуется понять. Критическим является понимание общих концепций, таких как процедуры, длительность цикла, крайние сро­ки, требуемые формы, периодичность и финансовый интерес. Более точ­ное представление о факторах, понимание которых необходимо, опреде­ляет выбор эффективных методик документирования.

3.3.2 Основа для анализа и оценки административных бизнеспроцессов Настоятельная потребность в тщательном документировании суще­ственных факторов относится также к анализу и оценке административ­ных бизнеспроцессов.

Проведение анализа и оценки возможно только в том случае, если факторы, которые должны анализироваться и оценивать­ся, включены в документацию по процессам. К примеру, если анализиру­ется и оценивается распределение задач в отделах и между ними, то нет особого смысла работать с методиками документирования, которые свя­заны с обращением документов.

Определение Адаптируемость мера гибкости элемента при манипулиро­вании меняющимися потребностями и ожиданиями потреби­теля при удовлетворении требований приемлемой эффектив­ности и производительности.

Результативность степень, в которой элемент обеспечива­ет необходимый результат в необходимом месте, в необходи­мое время, за необходимую цену.

Результативность часто сравнивают с качеством, но используют другие измерители.

Pages:     | 1 |   ...   | 11 | 12 || 14 | 15 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.