WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 12 | 13 || 15 | 16 |   ...   | 43 |

Требования к результативности определяются внешним и/или внутренними клиентами и потребителями.

Эффективность мера того, насколько хорошо процесс ис­пользует ресурсы. Она включает все ресурсы: людей, время, площади, оборудование. Она часто соотносится с произво­дительностью.

Своевременность мера того, насколько долго результат ос­тается невостребованным до того момента, когда он будет потреблен в следующем мероприятии или насколько приос­танавливается следующее мероприятие изза недостатка ре­сурсов на входе. К примеру, комплектующие могли бы быть доставлены в производственный отдел за три недели до их использования.

Цели анализа и оценки административных бизнеспроцессов могут быть ориентировочно разбиты на четыре категории: результативность, эффективность, адаптируемость и внутренний контроль. Если мы будем разбивать эти категории дальше, то сможем выделить следующие виды анализа.

A. Результативность управления информационными потоками.В этом виде анализа изучается, является ли существенной информация, полученная на выходе административных бизнеспроцессов, и удовлетворяет ли она предъявляемым требованиям качества. Иначе говоря, анализ определяет, является ли информация необходимым средством реализации операций, которые должны быть выполнены в рамках организации.

B. Эффективность и результативность файлов данных. В этом виде анализа изучается эффективность и пригодность создания, использования и обновления файлов данных. Также рассматривается потребление ресурсов при создании, использовании и обновлении файлов данных.

C. Анализ своевременности и длительности цикла. В этом виде анализа измеряется своевременность завершения административных бизнеспроцессов путем проверки норм, а также проводятся исследование и оценка длительности циклов.

D. Взаимосвязь функций и задач с административной организацией. Анализ этих отношений направлен на нахождение способов эффективного сбора данных и различных административнотехнологических инструментов распределения различных функций между сотрудниками различных отделов с точки зрения схожести, образования, опыта, требуемого для выполнения задач.

E. Эффективность и результативность маршрутизации административного бизнеспроцесса. При анализе маршрута или пути административного бизнеспроцесса (как компонента логистического анализа) важно отметить последовательность, в которой выполняются мероприятия, как и в какой последовательности происходит физическое перемещение документов, какие документы перемещаются. Исследование маршрута административного бизнеспроцесса может быть направлено на снижение времени обработки и уменьшение количества ошибок в результате перемещения или потери документов, а также на снижение затрат за цикл.

F. Точность, основательность и надежность операций по обработк е данных. Этот анализ направлен на внутренний контроль обработки данных (также называется информационным контролем).

G. Продуктивность административного бизнеспроцесса. Посредством данного анализа делается попытка сформировать суждение о связи между затратами и продуктивностью различных административных бизнеспроцессов.

Н. Использование возможностей стандартизации. Анализ и оцен­ка возможностей стандартизации административных бизнеспроцессов могут быть сконцентрированы на оборудовании, тре­бованиях офиса и процессах, посредством которых выполняют­ся схожие задачи.

I. Дублирование и избыточные процедуры. Исследование, направ­ленное на выявление дублирования и избыточных процедур, может обеспечить возможности для устранения дублирующих и избыточных операций в области использования сбора и созда­ния документов. Более того, проверяется, существует ли необ­ходимость в каждой из процедур.

J. Адаптируемость административного бизнеспроцесса. Этот ана­лиз направлен на определение того, какие входные отклонения может выдержать процесс, не оказывая неприемлемого негатив­ного воздействия на эффективность и результативность.

К. Результативность и пригодность технологических инструмен­тов. Этот анализ и оценка в первую очередь нацелены на инст­рументы, которые используются в ходе бизнеспроцессов, такие как микроЭВМ, система обработки текстов, копировальномно­жительная техника, телекоммуникационное оборудование, микро(фото)съемка и т. д. В ходе этого анализа также рассматрива­ется использование оборудования для автоматической обработ­ки данных и оптимизации административнотехнологических инструментов (включая все формы инструментов информаци­онной технологии).



Эти 11 вопросов для анализа и оценки бизнеспроцессов будут под­робно рассмотрены в Разделах 4.3 4.12. К ним будут обращаться в терминах выше упомянутой цели для достижения понимания админис­тративных бизнеспроцессов.

Понимание эффективности информации, маршрутизации, функции, структуры задач, степени стандартизации, дуб­лирования и избыточных процедур, длительности цикла, точности, пол­ноты, надежности обработки данных (внутренний контроль) и т. д. мо­жет быть также получено без проведения анализа и оценки процессов.

Для каждого случая необходимо точно определить, какие факторы, влияющие на процесс, должны учитываться. К примеру, концепция внут­реннего контроля может пониматься поразному. Анализ типа мероприя­тия или распределения задач в организации и анализ финансового или производственного контроля требуют совершенно разных методик доку­ментирования.

3.3.3 Передача знаний Определение Можно установить различия между методиками документирования, используемыми для передачи знаний при личных контактах и методика­ми, используемыми при передаче знаний во времени. Часто комбинация этих методов оказывается не только возможна, но и желательна.

После того как были рассмотрены существующие административные бизнеспроцессы, следует проведение документирования, причем таким образом, чтобы специалисты, создающие эту документацию и/или другие люди смогли эффективно использовать содержание документации. К при­меру, это можно представить как эффективную передачу информации между различными командами по улучшению процесса в ходе проекта по компьютеризации или как периодическое представление бухгалте­ром информации о настройках системы бухгалтерского учета в орга­низации.

Специальная форма передачи знаний при личных контактах это про­фессиональное обучение, проводимое в организации. Инструкция предъяв­ляет особенно высокие требования к методикам документирования, по­скольку, не внося путаницы и различий в интерпретацию, каждая инст­рукция годится для консультации только по одному вопросу (может иметь в виду только одну вещь).

Передача знаний во времени в общем означает средства подготовки документации, доступной для консультаций и ссылок. Конкретные тре­бования, необходимые для осуществления передачи знаний во времени, будут обсуждаться в главе 7. Передача знаний также важна для эффектив­ной поддержки или обновления существующей административной систе­мы и для поддержки непрерывности функционирования этих систем.

Цели административных бизнеспроцессов определяют, какие мето­дики документирования будут применяться. Выбор этих методик не такая уж простая задача. В зависимости от целей, преследуемых доку­ментированием, будут определяться факторы, которые должны быть до­кументированы. Другими словами, должны использоваться только те методики документирования, которые могут адекватно представлять факторы, необходимые для достижения цели.

Цели документирования обычно недостаточно хорошо продумываются заранее, что приводит к неверному выбору методики документиро­вания. В некоторых случаях оказывается, что хотя цель и была определе­на заранее, выбиралась неподходящая методика. Это происходит изза неадекватности анализа того, могут или не могут данные факторы быть представлены данной методикой документирования.

3.4 Факторы документирования Фактор любой элемент (к примеру, окружающая среда, деньги, труд, технология, расстояние, размер и т. д.), оказы­вающий воздействие на функционирование процесса.

Для правильного выбора методики документирования необходимо принять решение относительно того, какие факторы процесса должны быть документированы. Методика или комбинация методик документи­рования, которые необходимо рассмотреть, основываются на факторах, важных для анализа. Далее приведено несколько факторов, определяе­мых как различные подходы, которые могут быть использованы.





Дан­ный список не претендует на охват всех возможных вариантов, однако знакомит читателя с наиболее часто используемыми подходами.

3.4.1 Характер процедур Характер процедур (мероприятий) показывает, какие (администра­тивноорганизационные) процедуры выделяются и почему. Уровень де­тализации процедур сильно зависит от целей проекта. В то время как при изучении задач в административном отделе продаж будет достаточным лишь обозначить «контроль накладных», документация по проекту ад­министрирования продаж, которая содержит детальные инструкции, дол­жна содержать больше деталей, таких как сопоставление и ввод заказов, по­вышение цен, контроль точности накладных и т. д. (см. Рисунок 3.А в Разде­ле 3.5).

Кроме уровня детализации в документации по процессу также может быть указан уровень вовлеченности персонала. Уровень вовлеченности дает дальнейшее описание процедур (мероприятий). К примеру, концеп­ция накладных включает в себя управление, установление, обоснование, проверку и техническое выполнение.

Иногда анализ вовлеченности приводит к дальнейшему исследова­нию. К примеру, каждый раз, когда в административном бизнеспроцессе вызывается процедура проверки, необходимо также определить процеду­ры, вытекающие из удовлетворительной или неудовлетворительной про­верки (так называемые непредвиденные процедуры). Если процедура про верки не дает удовлетворительных результатов, то должен быть назначен человек, который, в конце концов, должен произвести исправления.

3.4.2 Элемент времени Элемент времени может быть подразделен на вопросы, касающиеся крайних сроков, отрезков времени, последовательности. Под крайними сроками подразумеваются сроки начала и завершения мероприятия. При рассмотрении отрезков времени возникают вопросы относительно дли­тельности, минимальной и максимальной.

Последовательность основы­вается на распределении во времени событий или мероприятий, длитель­ности цикла мероприятий и взаимозависимостью других мероприятий. Под взаимозависимостью мы понимаем то, что процедура может произой­ти только после того, как другая была начата или завершена. Ключевую роль в осуществлении улучшений играет анализ критического пути.

3.4.3 Документы Необходимо также рассмотреть концепцию документов, поскольку данная концепция включает в себя все элементы, которые могут обеспе­чить знания в письменной, графической или вербальной форме. Таким образом, следует более подробно остановиться на следующем:

формы схемы записи компьютерный список информация, отображаемая на экране фотографии графики книги аудиопленки измерительные машины кассовый аппарат инструменты устная речь и т. д.

Устная речь занимает особое место в этом списке документов. Хотя устные утверждения при общении людей (прямые или опосредованные, например, по телефону) не рассматриваются напрямую как документы, они составляют часть административных бизнеспроцессов. Необходимо включить их в документации по процессам. При дальнейшем анализе и оценке административного бизнеспроцесса оказывается, что устные ут­верждения формируют слабую связь в процессе. Однако хотя устная речь и не признается документом, но без нее точный анализ процесса невозможен. При использовании документов необходимо также заранее опреде­лить, какие характеристики нас интересуют. Достаточно ли обозначить общую концепцию документов или обязательно надо изучить точное со­держание, формат, сферу, толщину бумаги и число копий? Как только определена цель создания документа, можно проанализировать его эф­фективность. Иногда документ имеет значение лишь для отдельного ме­роприятия, однако часто он выполняет некоторую функцию в серии пос­ледовательных мероприятий.

3.4.4 Информация В основном информация (данные) связана с тем, как функционирую­щий процесс отражен в формах. Обычно незаполненные формы включа­ются в документацию. Формы определяют, какая информация (данные) должна быть записана и специально оставляют свободное место для этой информации, поскольку они обычно используются для сбора данных в различной последовательности, пока процесс работает.

К примеру, документ «счетфактура» может содержать следующие эле­менты данных:

Pages:     | 1 |   ...   | 12 | 13 || 15 | 16 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.