WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 13 | 14 || 16 | 17 |   ...   | 43 |

наименование/адрес поставщика наименование/адрес клиента дату поставки дату выписки счета количество изделий цена за единицу условия поставки код изделия процент скидки описание изделия сумма (по изделию) чистая сумма по счету налог с продаж общая сумма счета Кроме этой структурированной информации, обычно включаемой в документы, необходимо знать, какая существует неструктурированная организационная информация.

3.4.5 Географическое месторасположение В отношении географического месторасположения в описании необ­ходимо делать упор на определение:

Места или местоположения, где происходят операции Времени или расстояния, которые необходимо преодолеть. В качестве примера можно привести подпроцессы, которые происходят в отдельных географических местоположениях и время обращения документов.

Фактор географического месторасположения имеет особое значение при анализе того, насколько подходящим является процесс. Анализ мо­жет включать анализ маршрутизации или длительности цикла.

3.4.6 Местоположение организации Концепция местоположения организации (местоположения в орга­низационной структуре, в которую входят мероприятия) тесно связан с фактором отдельных лиц и отделов, которые выполняют определенные операции. Важными также являются каналы предоставления отчетности отделами или сотрудниками, их полномочия и ответственность, а также многие другие соображения.

3.4.7 Отделы и сотрудники При рассмотрении географического и организационного местополо­жения возникает вопрос, какие отделы и конкретные сотрудники участву­ют в процессе. Изучение отдела включает в себя изучение функций отде­ла, различных мероприятий, разделения задач, числа сотрудников и т. д. При изучении конкретных сотрудников важными моментами являются должность, должностные обязанности и их совокупность, требуемый уро­вень компетентности, уровень образования и опыта.

При изучении отделов и конкретных сотрудников особое внимание следует также обратить на рабочие взаимоотношения между отделами и между конкретными сотрудниками, вовлеченными в различные админис­тративные бизнеспроцессы. Эти взаимоотношения могут быть разного рода (обмен данными, последовательность участия в процессе, сотрудни­чество в рамках процесса и т. д.) 3.4.8 Периодичность Периодичность показывает, как часто чтолибо происходит. Этот фактор особенно важен, если относится к производительной мощности отделов и конкретных сотрудников или административнотехнологических инструментов.

3.4.9 Методика Методика показывает как, с помощью каких инструментов выпол­няются процедуры. В особенности это относится к методике и методу сбора данных, их обработке и распространению.

В рамках этой книги список факторов будет иметь значение при оп­ределении того, какая методика документирования подходит для какого объекта (см. Раздел 3.10).

Как уже было отмечено, этот список не является закрытым, факторы могут добавляться в него по мере необходимости. Например, для анализа административных бизнеспроцессов важными являются следующие факторы:

затраты прибыль финансовый риск и значимость продукты количество Для анализа административных бизнеспроцессов значительную роль могут играть также факторы, в меньшей степени поддающиеся количе­ственной оценке. Сюда могут быть включены такие факторы, как эргономичность, степень свободы в процессах, удовлетворение сотрудников и даже определенные элементы этики и культуры.

Как указано в Разделе 3.10, каждая методика документирования под­ходит для точного описания конкретного фактора. Количество факто­ров, которые могут быть понятно описаны с помощью методики доку­ментирования, ограничено четырьмя или пятью. Зачастую необходимо выбрать комбинацию нескольких методик документирования, если ко­личество факторов, которые необходимо принять во внимание в конк­ретной ситуации, превышает это число.

3.5 Уровень детализации документации После принятия решения относительно факторов, которые должны быть представлены (не забывая, что они должны соответствовать цели, для который проводится документирование бизнеспроцесса), необходи­мо принять решение относительно уровня детализации. Каждый из фак­торов, упомянутых в Разделе 3.4, может быть документирован с большей или меньшей степенью детализации.



Если конкретная цель может быть достигнута с помощью общего опи­сания и при этом не требуется понимания деталей бизнеспроцесса, то нет необходимости в дальнейшей работе с этим документом. На практике это случается достаточно часто, поскольку уровень детализации, необходи­мый для точного документирования бизнеспроцесса, не задается зара­нее. Зачастую исследователи обеспокоены недостаточным пониманием процесса на этапе анализа и стараются провести документирование про­цесса как можно подробней. Это ведет к напрасной трате времени и уси­лий и может даже привести к срыву, как только они обнаружат, что было рассмотрено слишком много или слишком мало деталей.

Аналогично, требование к определению уровня детализации важно при выборе подходящей методики (методик) документирования. Хотя не­сколько методик подходит для представления одновременно и общих принципов и деталей, большинство методик годится для представления либо одного, либо другого. В Разделе 3.9 уточняется, какие методики до­кументирования представляют общие принципы, а какие представляют детали. Раздел 3.10 обращается к роли, которую уровень детализации вместе с целью и факторами играет в выборе подходящей методики доку­ментирования. Типичная организация имеет пять классов документации (см. Рисунок 3.А). Рисунок 3.А также показывает связь между иерархией процесса и иерархией документов.

Определение Документы первого класса Организационные требова­ния. Документы первого класса состоят из миссии орга­низации, ее ценностей, долгосрочных целей, факторов, критических для успеха, видения. Это документы, кото­рые определяют и направляют всю деятельность органи­зации и ее управленческую систему. Они разрабатывают­ся высшим руководством, поскольку его главной задачей является выбор направлений.

Документы второго класса Руководства (справочники) документы, определяющие, что должно быть сделано; кон­цептуальны по природе.

Эти документы часто определяют перекрестнофункциональные стратегии и обязанности.

Документы третьего класса Процедуры документы, которые используются для определения основных процессов, существующих в рамках организации. Их часто называют операционными процедурами. Они отвечают на четыре воп­роса: что, когда, кто и где делает в отделе или на функцио­нальном уровне.

Рисунок 3.А Уровень детализации документации Документы четвертого класса Инструкции документы, которые используются для определения того, как выпол­няется задание. Они пишутся на уровне задач и дают де­тальные инструкции относительно того, как конкретные сотрудники выполняют мероприятие. Их называют пораз­ному: рабочие инструкции, должностные инструкции, инструк­ции по наладке, описание рабочего задания и инструкции по мероприятию.

Документы пятого класса Записи документы, которые подготавливаются для обеспечения контроля результатов проверки, подтверждающие, что требуемая задача или ме­роприятия завершены. Также они часто определяют, насколь­ко эффективно и производительно выполняются задачи или мероприятия.

Структура документации систематический и логический способ описания различных элементов Коммерческой адми­нистративной организации в Справочнике Административ­ной организации. Он также содержит описание процессов, используемых для обновления документации.

В качестве примера того, как уровень детализации может быть опре­делен заранее, здесь представлена схема процессов произвольного отдела дебиторской задолженности. Для документации процессов, используемых при учете дебиторской задолженности, определены четыре уровня дета­лизации:

процедуры мероприятия задачи рабочие инструкции Основным процессом в рамках функции учета дебиторской задолжен­ности является ведение записей по дебиторской задолженности (см. Рису­нок 3.А). Этот процесс состоит из большого количества взаимодейству­ющих, связанных мероприятий; к примеру, поддержка исходной инфор­мации, поддержка ежедневных остатков, поддержка напоминания, ввод платежей. Эти мероприятия дальше подразделяются на задачи. К приме­ру, мероприятия по «обновлению напоминаний» могут быть подразделе­ны на такие задачи, как обновление текста, печать списка уведомлений, блокировка обновления напоминаний, печать и рассылка по почте напо­минаний (уведомлений напоминания). Рабочие инструкции содержат ин­формацию о том, как следует выполнять определенную задачу. К приме­ру, рабочая инструкция для задачи «печать и рассылка по почте напоми­наний» инструктировала бы служащего следующим образом:





взять лист бумаги вставить в принтер подготовить принтер к печати выбрать пункт меню Операционные процедуры являются письменной блоксхемой, опи­сывающей мероприятия, связанные с определенным процессом. Рабочие инструкции используются для выявления определенных задач, связанных с каждым мероприятием и для объяснения того, как реализуется каждая из задач.

Определение Мероприятие выполняется в рамках естественной рабочей группы (отдела) одним или более сотрудниками, реализую­щими различные части мероприятия.

Задачи являются отдельными элементами и/или подмноже­ствами мероприятия. Обычно задачи связаны с выполнением конкретным сотрудником поставленного перед ним задания.

В большинстве случаев необходимо также определить уровни дета­лизации, требуемые для других факторов, перечисленных в Разделе 3.4.

Это особенно важно для факторов информации и методики. К примеру, такие определения, как «при помощи компьютера» или «вручную» слишком туманны для выполнения административного процесса дол­жным образом.

3.6 Несколько практических предложений Ниже приведено несколько практических предложений относитель­но того, как определить содержание документа и уровень детализации в различных документах.

3.6.1 Определение масштаба и уровня детализации на практике Каждый раз, когда необходимо провести документирование адми­нистративного бизнеспроцесса, требуется знать заранее, какие факторы должны быть документированы и до какого уровня детализации. В кон­це концов, непрактично и бессмысленно предлагать проводить докумен­тирование всех аспектов на всех уровнях детализации.

Если целью документирования административных процессов явля­ется достижение образовательных, подготавливающих и связующих це­лей, то вполне возможно определить масштаб (также называемый широ­той документирования) так же, как и уровень детализации (степени или глубины). Важнейшими факторами понимания процессов являются сущ­ность процедур, документов, информационных каналов.

Если целью документирования является также проведение анализа, то возникает дилемма. В идеале понимание проблем административных бизнеспроцессов должно быть обеспечено до начала проведения мероп­риятий по документированию. К примеру, если существует проблема с длительностью цикла, то необходимо провести документирование таких факторов, как: периодичность, количество, время начала и время завер­шения. Конфликт возникает изза того, что понимание проблемы должно быть достигнуто при помощи анализа, хотя это заблаговременное пони­мание существует только в редких случаях (или не существует вовсе). Воз­никновение этой проблемы можно предотвратить, проведя короткое ори­ентировочное исследование, которое выявит основные проблемы в ад­министративных бизнеспроцессах до начала этапа документирования. В ходе этого предварительного исследования проводится интервьюиро­вание руководства вовлеченных организаций и анализ соответствующей документации (такой как служебные записки бухгалтеров, внутренние от­четы, описания процессов).

Интервью проводятся по стандартному оп роснику. (Соответствующая методика документирования для целей ана­лиза может быть определена с помощью рисунков в Разделе 3.10.). Ана­логичное предварительное исследование должно быть предпринято для получения оценки времени и ресурсов, необходимых для осуществления проекта. Эти величины будут зависеть от числа административных биз­неспроцессов, их сложности, количества вовлеченных сотрудников и от­делов.

Pages:     | 1 |   ...   | 13 | 14 || 16 | 17 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.