WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 15 | 16 || 18 | 19 |   ...   | 43 |

Количество факторов, отражаемых в одной схеме, должно быть ограничено.

Избыточное количество факторов усложняет схему. Желательно, чтобы число факторов не превышало максимум четырехпяти. Если факторов больше, то предпочтительней ис­пользовать комбинацию нескольких методик схематического изображения. Крайне важно заранее определить, какие факто­ры будут представлены в схеме. Документация должна также ограничиваться этими факторами.

Документация должна ориентироваться на нужды пользователя. В зависимости от опыта работы пользователя с определен­ной методикой схематического изображения методика может быть более или менее подходящей для пользователя. В некото­рых случаях, когда необходимо провести документирование одних и тех же процессов с помощью различных методик схема­тического изображения, каждая из них направлена на различ­ные группы пользователей. В качестве руководящих указаний: число деталей, с которыми выполняется документирование, дол­жно возрастать на нижних уровнях до уровня инструкций для изображаемой организации (к примеру, процесс можно описать, исходя из того, как взаимосвязаны мероприятия, и схема пото­ка мероприятий также представлена на другой картине, кото­рая следует за информационным потоком схема информаци­онного потока).

Документация должна быть как можно более удобна для пользо­вателя. Удобство схемы для пользователя определяется исполь­зованием текста, четкой организацией, эффективным располо­жением и наглядностью.

Использование символов должно быть ограничено, особенно для менее опытных пользователей. Если пользователи обладают не­ достаточным опытом работы с определенной методикой, то разумно использовать меньшее количество символов. В качестве руководящих указаний для неопытного пользователя: работа с восемьюдесятью символами не является недостатком. Симво­лы должны быть легко различимы и должны быть оформлены в одном формате. Иначе у человека, читающего схему, может сложиться впечатление, что символ, имеющий другой формат, имеет другое значение. Следует стараться придерживаться еди­нообразия при использовании символов. Постарайтесь так­ же работать с символами, которые говорят сами за себя.

Текст в схеме обеспечивает ясность, однако избыток текста нежелателен. Текст часто выполняет вспомогательную функцию по отношению к нарисованным схемам. Как только объем тек­ста угрожает подавить саму схему, он должен быть помещен от­дельно как приложение или дополнение.

Схемы должны быть попятно и наглядно организованы. Четкое наглядное размещение схемы обеспечит ее доступность.

Схемы должны как можно ближе придерживаться одного фор­мата. Поскольку схемы, нарисованные в одном формате, могут храниться одинаково, это может привести к снижению издер­жек. По этим причинам для схем рекомендуется использовать формат А4 (Европейский формат бумаги: 21x25 см).

Схемы должны читаться слева направо сверху вниз. Должны легко отслеживаться линии, соединяющие символы. Следует из­бегать пересекающихся линий. Должны использоваться только горизонтальные и вертикальные линии.

Документ должен содержать легенду (условные знаки и поясне­ния). Символы, используемые в схеме, должны быть объяснены в легенде.

3.9 Обсуждение выбранных методик документирования Ниже приведено краткое описание десяти методик документирова­ния. Описание для каждой методики указывает, какая цель наилучшим образом ею достигается, какие факторы и какой уровень детализации может быть представлен. В этом разделе будут обсуждаться следующие методики документирования.

Схема организационной структуры Принципиальная схема административного бизнеспроцесса Иерархическая схема Общий обзор процессов и схема подразделений Общая схема процесса Детальная схема процесса Схема инструкций Схема управления формами Схема обращения форм Бухгалтерская диаграмма 3.9.1 Схема организационной структуры Схема организационной структуры обеспечивает понимание струк­туры организации.

Схема фокусирует внимание на формальных отноше­ниях между отделами. Эти отношения могут быть по своей природе как иерархическими (полномочия), так и функциональными (правила и ру­ководящие указания).

Схема организационной структуры не годится для представления административного бизнеспроцесса. Схема служит исходной информацией об административных бизнеспроцессах и направлена на достижение понимания.



Схема организационной структуры может использоваться для раз­личных целей анализа, таких как анализ административноорганизаци­онной функциональной структуры и структуры задач. Схема организа­ционной структуры эффективно представляет факторы месторасположе­ния организации и отношений между отделами и отдельными сотрудни­ками. Схема организационной структуры также представлена в Прило­жении I.

3.9.2 Принципиальная схема административного бизнеспроцесса Принципиальная схема разработана для представления сути адми­нистративного бизнеспроцесса, системы или всего предприятия. Важно отметить, что эта схема компактно и понятно представляет необходимые или наиболее важные факторы.

При схематическом изображении основных факторов администра­тивного бизнеспроцесса факторы, которые должны быть изображены в схеме не должны определяться заранее. Это может быть свободная схема, поскольку не существует установленной модели, общей для каждой сле­дующей схемы. Таким образом, в принципиальной схеме могут быть пред­ставлены все факторы, однако каждая схема должна ограничиваться при­близительно четырьмя факторами. Принципиальная схема администра­тивного бизнеспроцесса также обсуждается в Приложении II.

3.9.3 Иерархическая схема Иерархическая схема обеспечивает понимание структуры и сочета­ния общей административной системы. Она позволяет увидеть иерархию административных бизнеспроцессов.

В иерархической схеме предпринимается попытка отделить админи­стративные бизнеспроцессы от бизнеспроцедур, с тем чтобы выделить нижний уровень детализации административных бизнеспроцессов и изу­чать его по частям.

Структура схемы включает в себя деятельность, начиная с верхнего и кончая нижним уровнем, от общего к частному, и таким образом осуще­ствляется дальнейшее разделение. Эта разбивка на подразделения про­должается до тех пор, пока это полезно и необходимо. Иерархическая схема используется для обеспечения понимания процесса передачи зна ний об административном бизнеспроцессе. Она представляет группиров­ки и связи процедур в форме наброска и не подходит для детальною пред­ставления процессов.

Иерархическая схема также обсуждается в Прило­жении III.

3.9.4 Общий обзор процессов и схема подразделений Общий обзор процессов и схема подразделений обеспечивает пони­мание связей между всеми исследуемыми административными бизнеспро­цессами и организационными единицами. Сущность вовлечения подраз­делений (и/или сотрудников) в каждом административном бизнеспроцессе представлена в общих терминах, в то время как могут быть указаны ис­пользуемые методы сбора данных.

Общая схема реализуется в форме мат­рицы, в колонках которой представлены правила административных биз­неспроцессов, а в строках организационные единицы. На пересечении строк и столбцов находятся символы, указывающие, существует ли связь между отделами и процессами, и если она существует, то какова природа (сущность) этой связи.

Общая схема может быть важна при проведении анализа группиров­ки мероприятий, маршрутизации, внутреннего контроля организации. Общая схема может сочетаться с другими методиками схематического изображения. Она может представлять несколько факторов: наброски и связи процедур, отношения между подразделениями или сотрудниками, документы и файлы. Общая схема также обсуждается в Приложении IV.

3.9.5 Общая схема процесса Общая схема процесса предназначена для представления общих тем в рамках административного бизнеспроцесса. Схема не годится для пред­ставления процедур или информационных каналов, однако ее можно ис­пользовать для описания компонентов, составляющих административный бизнеспроцесс. Схема представляет основные модели отношений между различными компонентами административного бизнеспроцесса. Общая схема процесса особенно полезна, когда компоненты могут быть пред­ставлены в определенной последовательности, представляющей мероп­риятия/задачи каждой организационной единицы без детального описа­ния задач.

Общая схема процесса полезна при проведении анализа внутреннего контроля организации, маршрутизации, группировки мероприятий. Не все факторы можно описать детально. Возможно описание факторов, та­ких как последовательность и связи процедур и подразделений, отдель ных лиц, вовлеченных и процессы. Общая схема процесса также обсужда­ется в Приложении V.





3.9.6 Детальная схема процесса Детальная схема процесса дает точную картину последовательности рабочих инструкций и каналов движения документов в административ­ном бизнеспроцессе.

Для каждой процедуры могут быть указаны доку­менты или файлы рабочих инструкций. Однако последовательность ра­бочих инструкций определяет их положение в схеме. Также может быть указан отдел или отдельное лицо, выполняющее рабочие инструкции.

Детальная схема процесса особенно подходит для анализа админист­ративных бизнеспроцессов в связи с маршрутизацией, избыточными про­цессами и группировкой мероприятий. Большое количество факторов может быть представлено достаточно детально. Не так ясны будут отно­шения между отделами, некоторые стороны внутреннего контроля, документопотоки, факторы периодичности и времени. Детальная схема про­цесса также обсуждается в Приложении VI.

3.9.7 Схема инструкций Схема инструкций предназначена для того, чтобы обеспечить сотруд­никам организации понимание административных мероприятий и инст­рукций, которые должны выполняться и которым необходимо следовать. Схема инструкций особая часть инструментов по передаче знаний. Схе­матически изобразить функцию коммуникации достаточно сложно, по­скольку каждая инструкция может подходить только для одной цели, и она не должна быть двусмысленной или оставлять простор для вообра­жения.

Схема инструкций позволяет изобразить большее количество факто­ров, чем любая другая методика схематического изображения. Помимо процедур (глобальных и детальных), формы и отделы могут быть описа­ны в тексте или в специально предназначенной для этого колонке факто­ров схемы, таких как крайние сроки, периодичность и применяемые ме­тодики. Схема инструкций также обсуждается в Приложении VII.

3.9.8 Схема управления формами Схема управления формами показывает использование и маршрут движения форм административного бизнеспроцесса. В этом контексте не следует рассматривать концепцию форм слишком узко. Она часто оказы­вается необходимой для описания маршрута движения и использования всех видов документов. Кроме форм сюда можно также включить книги, предметные указатели, регистры, компьютерные распечатки, информа­цию с экрана, всевозможные технические инструменты, фотографии, зву­ковоспроизводящие устройства, световые сигналы и коммутаторы. Схе­ма управления формами также известна как схема «крестикинолики».

Схема управления формами относится к категории связанных схем. Целью этого анализа может быть эффективное и производительное ис­пользование форм. Схема демонстрирует, как формы обращаются внут­ри отделов, какие формы (копии форм) избыточны, какие файлы данных находятся в процессе развития, какие из этих файлов значащие, а какие нет. Представление соответствующих каждой форме процедур или рабо­чих инструкций также дает возможность для проведения анализа сущно­сти этих процессов и определения того, какие процедуры дублируются, какие отсутствуют и как различные процедуры сгруппированы по отде­лам и сотрудникам.

Последовательность процедур и их связи, докумен­тооборот, отделы и конкретные сотрудники могут быть представлены очень детально. Схема управления формами также обсуждается в Прило­жении VIII.

3.9.9 Схема обращения форм Схема обращения форм предоставляет информацию по использова­нию и маршруту движения форм административного бизнеспроцесса. Эта схема в общем рассматривается как связанная. Схема устроена таким об­разом: обращение форм изображено с помощью символов и форм, сгруппированных в разных колонках по отделам или сотрудникам. Процедуры обозначаются символом, близким к форме, на основе которой выполня­ется соответствующая процедура. Схема обращения форм особенно под­ходит для развития понимания административного бизнеспроцесса.

Схе­ма обращения форм необходима для анализа маршрута движения, адми­нистративноорганизационной функции и структуры задачи, точности, основательности обработки данных в организации. В схеме акцент дела­ется на обращение форм, общую презентацию действий, относящихся к каждой форме и действиям в различных отделах. Этот последний фактор может быть особенно важен, когда в организации проводится анализ раз­деления задач и функций.

Pages:     | 1 |   ...   | 15 | 16 || 18 | 19 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.