WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 16 | 17 || 19 | 20 |   ...   | 43 |

Схема обращения форм выделяет ряд других факторов. Хотя могут быть представлены действия, относящиеся к каждой форме, эти описания мероприятий ограничены (к примеру, сравнительные, контрольные, раз­делительные и соединяющие формы).

Методика не позволяет осуществ­лять дальнейшую детализацию этих действий (хотя можно указать, что накладная сравнивается с формой заказа, невозможно указать, какие ча­сти форм сравниваются). Факторы времени, периодичности, географичес кого месторасположения и используемой методики в схеме не приводят­ся. Схема обращения форм также обсуждается в Приложении IX.

3.9.10 Бухгалтерская диаграмма Бухгалтерская диаграмма подходящая методика документирова­ния для проведения быстрого и детального обзора системы учета органи­зации. Для не очень опытного читателя схема может даже служить в каче­стве руководства по системе учета.

Схема особенно полезна для получе­ния информации о последствиях возможных изменений в системе учета.

Схема рисуется в форме таблицы. Столбцы представляют различные счета, а строки различные действия, отраженные в проводках. Разноска проводок по счетам обозначается символами, связанными линиями. Схе­ма системы бухгалтерского учёта также обсуждается в Приложении X.

3.10 Разработка набора методик документирования В этой книге мы не сможем охватить все методики, используемые на практике. В Разделе 3.9. обсуждается 10 наиболее важных методик. Этот набор методик может удовлетворить большую часть целей документиро­вания административных бизнеспроцессов.

В Разделе 3.7. обсуждается, какие критерии играют роль при выборе методики документирования. Кроме связей между целями и методиками, ограничивающими факторами также являются удобство для пользовате­ля, существующий опыт, удобство эксплуатации, интенсивность труда и субъективные соображения. В дальнейшем удобство для пользователя, существующий опыт и субъективные соображения обсуждаться не будут. Эти критерии различаются в разных случаях и должны определяться для каждой конкретной ситуации. К удобству эксплуатации и интенсивности труда мы обратимся при обсуждении отдельных методик (см. Раздел 3.9. и Приложения 1Х).

Данное исследование ограничивается рассмотрением связи между це­лями и методиками документирования. Цель документирования админи­стративных бизнеспроцессов определит, какая методика будет исполь­зоваться. В зависимости от цели, ради которой проводится документиро­вание, должны быть определены факторы и уровень детализации.

Для выбора подходящей методики документирования (или их ком­бинации), необходимо определить, какие факторы и уровень детализа­ции могут быть представлены выбранной методикой документирования. Ответ на эти четыре вопроса поможет вам лучше разобраться в вышеска­занном.

Какие факторы и какой уровень детализации должен быть пред­ставлен для достижения цели? Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены с помощью выбранной методики документирования? Какие методики документирования подходят для каких целей? А Какие методики документирования могут быть скомбинирова­ны (набор методик документирования)? 3.10.1 Какие факторы и какой уровень детализации должен быть представлен для достижения цели Число выбранных целей может оказаться так велико, что полный и систематический анализ не принесет никакой пользы. Следуя выводам, сделанным в Разделе 3.3, цели, направленные на анализ административ­ных процессов, оказываются наиболее подходящими для дальнейшего изучения. Формулировки цели «понимание», «передача знаний» слишком широки для определения того, описание каких конкретных факторов тре­буется. В действительности, каждый фактор (комбинация факторов) мо­жет быть нацелен на понимание и передачу знаний. Однако если опреде­лены желаемые факторы понимания и передачи знаний, то можно с помо­щью Рисунка 3.В определить подходящую методику документирования.

Анализ административных бизнеспроцессов направлен на изучение:

результативности управления информационными потоками результативности и эффективности файлов данных ограничения по времени и длительность цикла отношения задач и функций к административным бизнеспро­цессам результативности и эффективности маршрутизации административных бизнеспроцессов точности, основательности и надежности операций по обработке данных эффективности административных бизнеспроцессов возможностей стандартизации дублирования и избыточных процедур результативности и эффективности применяемых инструментов (см. Раздел 4.1.3 об отношениях и установлении приоритетов це­лей анализа) Рисунок 3.В Выбор методик документирования На Рисунке 3.С перечислены факторы, которые должны быть представлены для конкретной цели анализа. Буква d обозначает, должен ли фактор описываться детально. Буква g обозначает, что достаточно общего описания фактора. Факторы, перечисленные в Рисунке 3.С, обсуждаются в Разделе 3.4.



3.10.2 Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены выбранной методикой документирования? На Рисунке 3.D показано, какие факторы могут быть представлены посредством одной из рассмотренных методик документирования. Иног­да методика документирования может отражать большее количество фак­торов, чем то количество, для которого эта методика первоначально предназначалась. К примеру, в детальной схеме процесса, рассмотренной в Разделе 3.9.6, полноту документации обеспечивает не только колонка с текстом, но и схема процесса без текста. В текстовую колонку могут быть введены такие факторы, как периодичность, количество и время.

На Рисунке 3.D показано, может ли методика документирования представлять определенный фактор. Если эта вероятность велика, в колонке ставится х. Если вероятность умеренная, в колонке ставится (х). Последняя колонка показывает, соответствует ли методика документирования детальному (d) или общему (g) описанию процесса.

Фактор\ Цель анализа Набросок процедур Детальные процедуры Отношения действий Последовательность процедур Крайние сроки Отрезок времени Документы Документопоток Информационный поток Географическое положение Месторасположение организации Отделы и сотрудники Отношения между отделами и сотрудниками Периодичность Методика Количества Управление информационными потоками g g g g g d d d g g g g g g Файлы данных g g g g g d d d g g g g g g Длительность цикла и ограничение по времени g g g d d g g g d g g d g d Группировка мероприятий g d d d g g g g g d d g g g Маршрутизация g d d d g g d d d g g d g d Внутренний контроль g d d d g g d d d d d d d g d g Продуктивность g g g g d d d g g g g d d d Возможности стандартизации g d g g g d d d g g g g d d Дублирование g d d d d d g g g g g Инструменты g d d d g d d d d g g g g g d d Легенда:

d: представляет детальное описание фактора g: представляет общее описание фактора фактор не представлен Рисунок 3.С Отношения между факторами и целями анализа Легенда:

x: методика документирования подходит для представления фактора (х): методика документирования умеренно подходит для представления фактора d: детально описывает фактор g: описывает фактор в общих чертах Рисунок 3D Отношения между факторами и методиками документирования 3.10.3 Какие методики документирования подходят для каких целей? Комбинация двух предыдущих рисунков («факторы для каждой цели» и «факторы для каждой методики документирования») обеспечивает об­зор методик документирования, которые могут быть использованы для достижения определенных целей. В зависимости от того, обладает ли со­ставитель документа реальным опытом применения методик документи­рования, будет возможно сразу определить, подходит эта методика для цели документирования или нет. Рисунок 3.Е отражает основные направ­ления анализа, который будет обсуждаться в главе 4. (X) говорит о том, что методика подходит для данной цели, (х) о том, что она подходит в меньшей степени.

Говоря о Рисунке 3.Е, важно заметить, что может оказаться необхо­димым объединить объектноориентированные методики с упоминавши­мися выше методиками схематического изображения для достижения оп­ределенных целей анализа. К примеру, анализ длительности цикла про­цесса требует понимания длительности цикла каждого мероприятия, а также понимания административного бизнеспроцесса, которое достига­ется посредством использования детальных схем процесса (см.

также Раз­дел 4.5).

3.10.4 Какие методики документирования могут быть скомбинированы (набор методик документирования)? При обсуждении, какие методики документирования могут приме­няться в комбинации с другими методиками, оказывается, что все мето­дики комбинируются между собой.





В конце концов, каждая методика может описать несколько факторов административного бизнеспроцес­са, не оказывая при этом влияния на содержание остальной документа­ции. Большинство комбинаций не заслуживает внимания.

Большая часть методик частично совпадают в описании факторов, и, следовательно, если выбрана комбинация схожих методик, будет выполнен большой объем дублирующей работы. Сильно пересекаются методики обращения и уп­равления формами. Каждая из них может достичь приблизительно од­ного и того же уровня детализации и описать одни и те же аспекты. На уровне глобального описания общая схема, общая схема процесса и иерархическая схема нацелены на создание картины процессов, хотя каждая методика действует с различных точек зрения. В зависимости от уровня детализации описания процесса при помощи методик документи­рования, методики могут быть разбиты на три категории (см. Рисунок 3.F).

Легенда:

х: методика документирования подходит для представления фактора (х): методика документирования умеренно подходит для представления фактора d: детально описывает фактор g: описывает фактор в общих чертах Рисунок 3.Е Отношения между целью анализа и методиками документирования Обзорные методики, которые обеспечивают понимание всего о административного бизнеспроцесса Детальные методики, которые детально документируют административный бизнеспроцесс Консультативные методики, которые документируют определенный фактор административных бизнеспроцессов Кроме консультативных методик сюда можно также включить докумен­тацию, которая направлена на достижение определенной цели анализа процесса.

Для того чтобы не быть слишком строгими в установлении правил комбинирования методик документирования, можно дать следующие ре­комендации.

Как только проведено детальное документирование, развер­нутое описание административных бизнеспроцессов требует полного обзора. Этот обзор особенно важен для получения воз­можности определения того, как структурирована вся адми­нистративная система и какие средства взаимодействия или связи существуют между отдельными процессами. Рекоменду­ется комбинировать обзорную методику с методикой докумен­тирования, ориентированной на детали. Если все предваритель­но отобранные факторы не могут быть документированы при помощи этих методик, то можно воспользоваться необходимой консультативной методикой.

Рисунок 3.F Комбинация методик Старайтесь творчески подходить к использованию консульта­тивных методик.

Документирование административных бизнеспроцессов может осуществляться при помощи одной или несколь­ких ориентированных на факторы методик документирования.

В качестве примера можно привести поуровневый план офиса, который удобно использовать при описании фактора географического месторасположения и таблицы, которые удобно исполь­зовать при описании длительности циклов. Анализ процессов в Главе 4 включает в себя использование схожих, специфических или ориентированных на неизменный фактор методик.

Всякий раз, когда комбинируются обзорные и детальные мето­дики, рекомендуется для начала использовать методики, как можно лучше дополняющие друг друга.

Комбинируйте общие и детальные схемы процесса, общую схему обзора со схемами об­ращения и управления формами, иерархическую схему со схемой процесса.

Поскольку взаимодополняющие методики исполь­зуют одинаковые подходы, комбинирование общих и детальных методик не должно вызывать проблемы.

3.10.5 Набор методик документирования: пример часто используемых комбинаций Как сказано выше (Раздел 3.6), перед началом проекта по анализу административной организации полезно путем краткого предваритель­ного изучения выявить существующие в административном бизнеспро­цессе проблемы. Выбор методики документирования, которая будет при­меняться в дальнейшем, может определенным образом базироваться на цели анализа. Не всегда, однако, просто определить концепцию цели ана­лиза. Это значит, что существует дилемма документирования: использо­вать избыточный или недостаточный объем информации.

Решение этой проблемы заключается в создании прочной основы, которая будет разви­ваться в дальнейшем. На первом этапе необходимо убедиться в том, что определена верная иерархия методик документирования (см. Рисунок 3.G).

Pages:     | 1 |   ...   | 16 | 17 || 19 | 20 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.