WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 19 | 20 || 22 | 23 |   ...   | 43 |

Файлами, хранящимися в оборудовании по обработке данных. Могут включать в себя файлы, хранящиеся в больших централь­ных компьютерах (ЭВМ) и доступные (или недоступные) пользо­вателям через терминалы, а также файлы, хранящиеся в микро­компьютерах.

Ручными картотеками. Включает в себя все массивы (файлы), которые могут быть обновлены вручную и в которых информа­ция располагается в определенных формах для удобства адми­нистративных бизнеспроцессов (к примеру, в форме систем кар­точек или наборов форм, которые могут быть использованы пер­сональными компьютерами).

Наборами документов для хранения. Под данную категорию под­падают наборы документов, которые первоначально создаются и сохраняются для целей накопления (к примеру, для удовлетво­рения требований, предъявляемых законом). Иногда из них мо­гут появиться вещи, полезные для административных бизнеспро­цессов.

К оценке применения файлов можно подходить с двух различных позиций: с позиции настройки отдельных файлов и с позиции настройки всех файлов, используемых одним или несколькими административными бизнеспроцессами.

А. Оценка результативности эффективности дизайна отдельных файлов Оценка результативности и эффективности дизайна отдельных набо­ров данных происходит в ходе трех подэтапов:

1. Оценка схемы расположения данных на экране и на распечатке ком­пьютеризированных файлов. Эта оценка направлена на эффектив­ную и четкую организацию набора компьютерных распечаток. Элементы документов, которые необходимо оценивать, рассмат­риваются в Приложении XI.

2. Оценка структуры файла. Эта структура может основываться на ряде записей:

Название Кодовый номер Дата выпуска Географическое местоположение Категория Многие файлы не поддаются классификации в соответствии с выделенными критериями, однако они организованы в соот­ветствии с первоначальной категорией (Географическое место­положение), которое затем разбивается на вторичные критерии (к примеру, Название). Для оценки структуры файлов необходи­мо оценить затраты на проведение следующих мероприятий:

Хранение элементов в файле Поиск элементов в файле для ссылки или обновления Обновление файла Очистка файла Оценка затрат производится за некоторый период времени. Затраты на файлы определяются периодичностью, с которой про­исходят описанные выше мероприятия, временем, которое тре­буется каждый раз на выполнение мероприятия, и затратами за период времени на оплату труда работников, которые выполня­ют эти мероприятия (почасовая ставка оплаты). Частью оценки результативности организации является обзор последствий изменений организационных методов на затраты по управлению файлом. Этот обзор должен быть проведен путем рассмотрения альтернативных организационных методов и сравнением связан­ных с ними затрат с затратами существующей системы. Компью­теризация файлов с помощью баз данных (как на больших ком­пьютерах, так и на микрокомпьютерах) решает большинство про­блем с поиском и сортировкой. Однако значение затрат па па­мять и обработку возрастает с развитием компьютеризации.

3. Оценка физической емкости файла. В ходе этой оценки необходимо отслеживать влияние изменений на физическую организацию файла. Следует рассмотреть, является ли целесообразной компь­ютеризация ручных картотек. Что касается использования ком­пьютерных распечаток или форм, то следует рассмотреть приме­нение методов микропамяти (микрофиша, микрофильм и т. д.), приводящие к экономии. Эта экономия достигается в областях производства, поиска и храпения (экономия места) наборов данных. Помимо этого, следует обдумать замещение документов, которые должны быть сохранены на основе требований закона и подпадают под ряд ограничений. Может потребоваться пра­вительственное одобрение. Одним из условий получения этого одобрения является наличие управляемых процедур, которые гарантировали бы полное и точное документирование данных.

Постоянное снижение стоимости персональных компьюте­ров дает все больше оснований для компьютеризации файлов дан­ных. Она также может затрагивать файлы для личного исполь­зования. Недавно выпущенные пакеты программ управления файлами использовать очень легко, они предлагают диапазон до­полнительных возможностей сортировки и выбора.



Иногда рекомендуется менять физическую структуру фай­лов без применения передовых методов; к примеру, путем вне­дрения специальных методов выбора или преобразования набо­ров данных на бумаге в файлы документов. Следует обдумать тот факт, что наиболее важными затратами в управлении набо­рами данных являются затраты на персонал. Затраты на управ­ляемый (регулируемый) материал обычно играют меньшую роль.

В. Оценка эффективности организации файлов, используемых одним или несколькими административными бизнеспроцессами Эта оценка выявляет ненужные дублирования, связанные с вводом данных в один или несколько файлов в рассматриваемом процессе, а так­же в других процессах в рамках организации. Списки покупателей явля­ются хорошей иллюстрацией ненужного дублирования. Также необходи­мо провести анализ ненужного дублирования и других непроизводитель­ных мероприятий при использовании и обновлении файлов. Оценка дол­жна включать в себя файлы, которые хранятся в оборудовании по обра­ботке данных как в больших универсальных ЭВМ, так и в микроЭВМ. Необходимо учитывать, что неэффективность дизайна наборов данных не всегда можно легко исправить.

Часто для усложненных приложений отсутствует возможность изменения компьютеризированных файлов в краткосрочном периоде, поскольку все эти файлы связаны с трудоемки­ми перестройками программы. С другой стороны, пространственные (гео­графические) или функциональные расстояния (к примеру, файлы, нахо­дящиеся в разных отделах), которые основываются на соображениях, не связанных с производительностью, не единственные соображения, отно Дата:

01 30 Код документа:

Проект:

Адм. организация Фаза проекта:

Анализ Команда, работающая над проектом:

Персонал Предметная область:

Процессы управления персоналом Составитель документа:

Дж. Виллемс Предмет: Применение файлов данных по персоналу Рисунок 4.Е Схема содержания наборов данных сящиеся к местоположению файла (к примеру, доступность информации, если возможности (способности) обработки данных или файлы данных не доступны).

Проведение такого рода анализа не всегда целесообразно. Рекомендуется перед началом проведения анализа сформировать широ­кую схему возможностей изменений.

Оценку организации файла можно найти на Рисунках 4.Е и 4.F. На Рисунке 4.Е сравниваются друг с другом различно применяемые файлы по первичной записи или первичному вводу информации (критерий вы­бора), элементы, к которым относится файл (такие как данные о персона­ле, данные об акциях и т. д.), и характеристики (информация) о каждом из этих элементов, хранящиеся в файлах.

Рекомендуется составлять план отдельного обзора для каждого элемента. На Рисунке 4.F для каждого мероприятия указаны наборы данных и характеристики, связанные с ме­роприятием. Система кодирования отмечает, был ли файл обновлен, зап­рашивались или заимствовались из него данные, файл истощился или данные были удалены из него. В схеме мероприятия по сортировке пред­ставлены кружками, квадратами и т. д. Файл, относящийся к мероприя­тиям, обозначен буквами А, Б, В и т. д. Эти буквы соответствуют коду файла на Рисунке 4.Е.

В сфере бизнесконсалтинга для заполнения схем используются микрокомпьютеры.

Преимуществом использования микрокомпьюте­ров является то, что они снимают ограничения физических рамок форм, представленных на Рисунках 4.Е и 4.F. Кроме того, можно применять автоматизированный подсчет, немедленно будут выявляться дублиро­вания и пропуски. Также изза использования автоматизированных сим­волов и простых процедур коррекции снижается время обработки.

На основе Рисунков 4.Е и 4.F, а также на основе документации по процессу (в соответствии с методиками, описанными в главе 3), можно сформировать мнение результативности и эффективности дизайна и при­менения различных методик.

Возможности комбинации файлов и концен­трации мероприятий могут быть проанализированы на основе этого мне­ния. На основе этих рисунков можно сделать вывод о том, что существу­ют значительные дублирования между информацией в анкете (форме) пер­сонала, графике работы персонала и в форме компьютерного ввода ин­формации. Далее целесообразно рассмотреть:





Можно ли исключить график работы персонала, поскольку ан­кета персонала и компьютерные данные могут использоваться как справочная информация.

Может ли небольшое количество данных, которые задокументированы в анкете персонала, а в не в графике работы персона­ла, быть записаны в графике работы персонала или в компью­тере, или требуемую справку надо брать в других файлах.

Дата: 3001 Код документа:

Проект: Адм. организация Команда, работающая Персонал над проектом:

Предметная область: Процессы управления персонапом Составитель документа: Дж. Виппемс Предмет: Файлы, применяемые при обработке данных о недавно поступивших на работу Рисунок 4.F Схема использования наборов данных Могут ли образовательный план и график поездок быть ском­бинированы с оставшимся набором данных.

Могут ли данные, занесенные в различные формы и графики (обучение, путешествия, затраты, выходные и данные о персо­нале), быть записаны вместе в одном файле в микрокомпьютере, предназначенном для этой цели (объединения всех этих дан­ных с файлом платежной ведомости).

Объединение файлов должно приводить к снижению количества ме­роприятий, соответствующих наборам данных (таким образом, меньше данных нужно будет документировать и вводить). Документация по про­екту должна использоваться наряду с этими методиками для того, чтобы выяснить, не препятствуют ли географическое или функциональное рас­положение вышеупомянутым изменениям. Если одна и та же информация необходима различным отделам (к примеру, график поездок находится в различных отделах), следует определить, возможно ли будет работать с терминалами или микрокомпьютерами, которые связаны друг с другом или с копиями или с машинописными экземплярами оставшейся докумен­тации, полученными при помощи копировальной бумаги графики рабо­ты персонала, анкеты (формы) персонала или компьютерная информация.

4.5 Анализ своевременности выполнения и длительности цикла Методики, учитывающие элемент времени, можно разделить на две группы:

Методики, измеряющие своевременность выполнения административных бизнеспроцессов.

Методики, анализирующие длительность цикла.

Проводить анализы такого рода следует в том случае, когда существует свидетельство того, что процессы не завершаются в срок, задерживаются операции обработки. Это становится очевидным изза отложенных сроков поставки, аннулирования заказов клиентами или частого использования ава­рийных и временных процедур (в случае автоматизированной платеж­ной ведомости отдел выплачивает вансы или обновляет обширные наборы данных вручную, поскольку регулярная компьютерная инфор­мация появляется позже). Кроме того, потребность в проведении анали­за может возникать в результате анализа маршрутизации в Разделе 4.7.

Анализ своевременности выполнения процессов должен быть прове­ден в первую очередь. Если результаты этого анализа говорят, что задер­жек практически нет, то, соответственно, нет прямой необходимости в расширении анализа и в проведении анализа длительности цикла. Если Дата:

08 15 Код документа:

Проект:

Адм. организация Фаза проекта:.

Анализ Команда, работающая над проектом:

Персонал Предметная область:

Обработка данных о новых сотрудниках Составитель документа:

Дж. Дв Вит Предмет:

Общий обзор процесса Рисунок 4.G Пример анализа своевременности выполнения и длительности цикла процессы выполняются с отставанием, следует проанализировать марш­рутизацию соответствующих процессов. На основе анализа можно опре­делить, происходит или не происходит следующее:

Большое количество отделов вовлечено в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.

Всего несколько отделов вовлечены в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.

Всего одиндва отдела вовлечены в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.

Pages:     | 1 |   ...   | 19 | 20 || 22 | 23 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.