WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 20 | 21 || 23 | 24 |   ...   | 43 |

Если всего одиндва отдела вовлечены в административный бизнеспроцесс, причины запаздывания можно выявить быстро. В других случа­ях следует провести анализ длительности цикла в каждом отделе, особен­но если в процесс вовлечено большое количество сотрудников и/или если существуют исправленные циклы, внедренные в процесс. Анализ должен разрабатываться в форме целенаправленного изучения длительности цик­ла в отдельных отделах и между ними. Так бывает, когда происходят мно­гократные передачи документов/информации между отделами. Время, ко­торое документы проводят в различных отделах, и время, необходимое для проведения различных мероприятий, должно быть задокументировано (в терминах запаздывания и времени обработки), так же как время, необходимое для перемещения документов (к примеру, система внутрен­ней почты).

Различие между этими двумя видами анализа показано на Рисунке 4.G. Общая схема процесса представляет обработку информации о вновь при­нятых на работу.

Своевременность выполнения измеряется при помощи регистрации количества вновь принятых на работу в начале и в конце процесса (обозначено А). Кроме того, замеры (измерения) своевременно­сти выполнения процесса измеряют длительность цикла (обозначено В).

Проведение анализов такого рода процедура достаточно трудоем­кая. Результаты наблюдений стоит обрабатывать при помощи специаль­но разработанных для этой цели персональных компьютеров и программ­ного обеспечения.

4.5.1 Анализ своевременности выполнения процессов. Фаза III Анализ:

Определение возможностей для улучшений В ходе этого вида анализа составляется график отрезка времени между:

Моментом начала процесса (начальной границей). В процессе набора и отбора сотрудников этот момент может начинаться с принятии решения о необходимости привлечения нового сотруд­ника. В процессе обработки информации о людях, недавно при­нятых па работу, этот момент возникает, когда по почте отправ­ляется письмо с предложением работы. В процессе управления заказом начало может определяться моментом получения заказа.

Моментом завершения процесса (конечной границей). Для при­веденных выше примеров в качестве времени завершения может рассматриваться момент отправки по почте письма с предложе­нием работы, момент завершения обработки данных о людях, недавно принятых на работу, в платежной ведомости и отделах кадров и момент отправки проданных товаров и соответствую­щих им счетов (накладных).

Для каждого анализируемого процесса уже установлено действие или событие, с которого начинается процесс и действие, которым процесс пред­полагается завершить. Необходимо определить мероприятия, формиру­ющие компоненты процесса, который должен быть проанализирован (по­лучение подтверждения страхования на случай болезни или страхование пенсии могут относиться к административной обработке информации о людях, недавно принятых на работу).

Анализ может проводиться двумя методами: выполнением исследо­вания случайной выборки и регистрацией наблюдений за процессами, которые необходимо выполнить.

Если исследование случайной выборки выполняется в отношении уже завершенных процессов, следует искать связи с документами, созданны­ми как часть этих процессов, и данными, содержащимися в этих докумен­тах. Изучение должно проводиться с учетом приведенных ниже шагов.

Определить масштаб исследования случайной выборки. Для изучения методов исследования случайных выборок рекомендуется обратиться к ссылкам в конце книги.

Решить, какие части совокупности подлежат более детальному изучению.

Стандартизировать требуемую длительность цикла. Стандартизация может основываться на количестве дней от начала цикла, за которые процесс должен быть завершен (к примеру, в случае обработки заказов на закупку) или может основываться на определенных данных, при помощи которых процесс должен быть завершен (информация о недавно поступивших на работу должна быть обработана до того момента, когда начинается обработка следующей платежной ведомости).

Проведение исследования случайной выборки. Для каждого наблю­дения необходимо зафиксировать дату начала, фактическую и планируемую дату завершения. Если процесс должен быть завер­шен к определенной дате, то следует указать планируемую дату завершения. Дата начала позволяет определить, что является при­чиной возможного запаздывания: медленная обработка или поздняя дата начала.



Определение количества рабочих дней, необходимых на каждое наблюдение.

Количество рабочих дней, необходимых на каждое наблюдение, может быть рассчитано на основе даты начала и завершения и для дополнительного времени между нормати­вом и датой завершения.

Рассчитать:

Среднюю продолжительность выполнения процесса Сколько раз была превышена норма Среднее превышение (нормативный период и количество раз, когда он превышался за определенный период сгруп­пировать по классам) Хотя средние данные по процессу являются хорошей отправной точ­кой, основная связанная с процессом проблема не всегда основывается на средних величинах.

Часто, основываясь на средней длительности цикла можно потерять покупателей, так как фактическая длительность цикла, может оказаться больше средней. Это означает, что собранные данные должны включать в себя распределение нормативов и процент элемен­тов, которые проходят через повторяющиеся циклы. Это позволит осу­ществлять такие меры, как расчет и анализ сигмы длительностей цикла. Для оказания помощи в проведении расчетов, связанных с некоторыми сложностями процессов и соответствующих им данных, создаются ком­пьютерные модели процессов. Типичные коммерческие программы, ко­торые могут помочь при проведении этих расчетов программы, предос­тавляемые компаниями EDGE Software Pleasanton, штат Калифорния и ProModel в Ореме, штат Юта (для более подробной информации о моде­лировании см. Главу 5). Если процесс должен быть завершен к определен­ной дате, то необходимо подсчитать, сколько раз норма превышалась изза задержки с запуском процесса и сколько раз норма превышалась изза запаздывания с обработкой.

Анализ времени может также проводиться путем наблюдения за про­цессом, который еще требует завершения. Этот метод должен использо­ваться в тех случаях, когда либо исходные документы, либо данные, со­держащиеся в этих документах, недоступны.

Наблюдение и документирование могут проводиться при помощи:

Сотрудников, занятых в административном бизнеспроцессе.

Независимого, специально назначенного наблюдателя (только если интервал времени между началом и окончанием процесса не очень долгий).

Другими сотрудниками или отделами, участвующими или не участвующими в реальном процессе.

Объективность наблюдения можно гарантировать в том случае, если результаты изучения не будут напрямую влиять на сотрудника, непосред­ственно участвующего в процессе, или если он не будет иметь возможно­сти повлиять на них.

Анализ должен принимать во внимание структуру сезонных колеба­ний, касающуюся обрабатываемых объемов информации. Количество новых приемов на работу, заказов и т. д., которое должно быть обрабо­тано, может колебаться по неделям или месяцам в соответствии со струк­турой сезонных колебаний; таким образом может оказаться необходимым разбить исследование случайной выборки по неделям и месяцам. Затем по завершению рабочего цикла должны быть объяснены одноразовые задержки. На Рисунке 4.Н приведен пример возможных результатов ана­лиза времени.

4.5.2 Методики анализа длительности цикла Анализ длительности цикла связан с измерением своевременности вы­полнения процессов. Если предыдущий анализ выявляет, что процессы не выполняются в срок, то при помощи анализа длительности цикла может быть проведено более детальное изучение областей, в которых возника­ют запаздывания. Другой причиной проведения этих видов анализа яв 1. Подразумевается, что увольнение, встреча и т. д. произошли по согласованию заинтересованных сторон.

Рисунок 4.Н Пример результатов анализа времени ляется необходимость в определении маршрутизации рабочих потоков в ходе административных бизнеспроцессов, как описано в Разделе 4.7.

Анализ длительности цикла следует начинать сперва с составления схемы маршрутизации (блоксхема мероприятия). В этих схемах необхо­димо зарегистрировать различные отделы, занятые в административных бизнеспроцессах и первичные мероприятия отделов. На основе этого и при помощи изучения документов, используемых в ходе процесса, могут быть определены точки измерений. В качестве точек измерений выступа­ет следующее:





Данные, содержащиеся в отсылаемых и получаемых внешних документах.

Данные, задающие начальные условия.

Данные, содержащиеся в путевых листах.

Данные записей, относящихся к реестрам (к примеру, книги, содержащие записи почтовых отправлений.

Принятые и отправленные по почте данные, такие как информация, проштампованная на документах различными отделами.

Имеет смысл связывать точки измерений с прибытием (выбытием) документов в (из) отделов. В рамках отделов точки измерений следует связывать с выполнением или завершением основных мероприятий. Для определения масштаба и периодичности исследования случайной выбор­ки необходимо принимать во внимание сложность изучаемых элементов и соответствующих им точек измерений. Сумма средних по точкам изме­рений значений длительности цикла и связанное с ним время ожидания определяют общую длительность цикла процесса. В некоторых случаях строится график средней длительности цикла и используется метод ана­лиза МонтеКарло для определения средней длительности цикла процес­са. Для каждого наблюдения должно быть рассчитано количество рабо­чих дней между точками последовательных измерений. Полное число ра­бочих дней между первой и последней точкой измерения представляет собой длительность цикла за период наблюдения. Среднее число дней между двумя точками измерений по всем наблюдениям представляет со­бой среднюю длительность цикла между этими точками измерений.

Иногда кажется, что некоторый процесс выполняется в соответствии с рядом переменных. К примеру, заказ на поставку на сумму, меньшую $1000, может быть написан и одобрен любым менеджером и отправлен прямо для приобретения. Заказ на поставку на сумму между $ 1000 и $ 10000 требует получения одобрения менеджеров первого и второго уровня. За­каз на поставку на сумму больше $10000 требует получения одобрения менеджеров первого и второго уровня, а также руководителя финансо ной службы компании перед тем, как быть принятым отделом материаль­нотехнического снабжения. В этих случаях необходимо проводить от­дельно количественное описание каждой переменной. При проведении количественного описания необходимо учитывать влияние сезонных ко­лебаний.

На основе полученного количественного описания и связанных с ним расчетов, может быть составлен обзор длительности цикла. Пример та­кого обзора приведен на Рисунке 4.I. Для изучения выводов, сделанных с учетом Рисунка 4.I, см.

пояснения к Рисунку 4.J.

Хотя рисунки, отражающие средние запаздывания и длительность цикла, обеспечивают достаточный объем информации, средние величи­ны часто создают ложное чувство безопасности. Организации теряют по­купателей скорее изза непредвиденных ситуаций, чем изза ориентации на средние величины. Именно поэтому собирается информация о распре­делении данных и используется отрицательная величина две сигмы для определения аварийной (ненормальной) длительности цикла, которые могут повлиять на клиентов организации. Сложность большого количе­ства узловых точек, которые позволяют только части последовательнос­ти процессов развиваться через различные ветви, может очень затруднить расчет длительности цикла и затрат. Чтобы преодолеть эти трудности раз­рабатываются имитационные модели для проведения анализа по методу МонтеКарло, проводя процесс через тысячи циклов для определения сред­них и наихудших возможных критических путей, длительности цикла и затрат. Для получения более подробной информации об имитационном моделировании см. главу 5.

1. Имеется в виду количество дней, которые проходят между моментом завершения мероприятия по этому направлению и моментом завершения предыдущего мероприятия Рисунок 4.I Пример обзора длительности цикла На основе обзора длительности цикла могут быть выявлены мероп­риятия, которые приводят к возникновению запаздываний. Сам по себе анализ еще не дает понимания причин этих запаздываний. Таким обра­зом, необходимо провести более детальное изучение отделов и задач, в которых возникают запаздывания. Вопервых, необходимо найти связь между запаздываниями больше средних и запаздываниями, превышаю­щими разработанные нормы. Для этих запаздываний должны быть изу­чены причины, кроющиеся за долгой продолжительностью обработки, и как результат должны быть проведены обзоры того, как часто проявля­ют себя различные причины запаздывания.

Pages:     | 1 |   ...   | 20 | 21 || 23 | 24 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.