WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 23 | 24 || 26 | 27 |   ...   | 43 |

Часто имеют место сочетание различных функций. Следует избегать этого, с тем чтобы не оставлять незамеченными ошибки в обработке дан­ных. Необходимо пересматривать и попутно оценивать установившееся функциональное разделение и контрольные меры, чтобы выяснить, отве­чают ли они требованиям, описанным на этапе А. Следует указать недо­статки и их причины.

C. Оценить полную систему внутреннего контроля (для всех административных бизнеспроцессов вместе) Система внутреннего контроля должна быть спроектирована на ло­гическом уровне.

Даже если внутренний контроль отдельных процессов может быть оценен как достаточный, это не исключает возможности оши­бок отдельных сотрудников (пример: неполные, неточные, недопустимые, записанные или обработанные с опозданием операции). Следует осветить подобные разрывы в общей системе контроля путем оценки организации общей системы внутреннего контроля. Это можно эффективно реализо­вать на основе общего обзора, обсуждаемого в Приложении IV и конт­рольных действий, перечисленных на Рисунке 4.К. Общий обзор мер внут­реннего контроля будет рассмотрен в Главе 5 (Рисунок 5.Е).

D. Сформулировать основные принципы изменения процессов и/или системы На основе результатов этапов В или С определяется способ улучше­ния интеграции внутрифирменных средств контроля в административном бизнеспроцессе.

4.8.3 Функционирование системы внутреннего контроля Подтверждение того, что система внутреннего контроля хорошо ус­тановлена, еще не значит, что она действительно функционирует так, как это предполагалось.

Всегда существует возможность, что административ­ный бизнеспроцесс будет функционировать не так, как это описано в схе­мах. Часто игнорируется выполнение регулирующих воздействий. Таким образом, время от времени необходимо оценивать фактическое функцио­нирование системы внутреннего контроля.

В этой книге не представлены методологии оценки функционирова­ния системы внутреннего контроля, поскольку потребовалась бы глубока обработка этих методов и методик. Такая обработка выходит за рамки данной книги. Мы ограничимся описанием ряда средств, которые могут применяться для оценки функционирования системы внутреннего конт­роля. Это описание предлагается вниманию читателей для того, чтобы' заинтересовать их вопросами, касающимися внутреннего контроля, предлагает помощь в оценке фактического функционирования систем!' внутреннего контроля.

Контроль глобальных отношений применяется для сравнения между собой ряда операций (сделок) за определенный период. Примером этого является сравнение затрат отдела дебиторской задолженности за опреде­ленный период с кредитом счетов реализации за тот же период. Когда оба счета объединяются отдельными процессами при помощи отдельны' исходных данных, в которой объединен ряд контрольных точек, при по­мощи контроля глобальных отношений может сформироваться мнение размере зарегистрированных сумм. Контроль глобальных отношений не дает детальной иллюстрации того, точно ли выполнены различные inf рационные процессы.

Проверка процедуры исследование, в котором полностью прослеживается развитие административного бизнеспроцесса для одной или нескольких операций от начала до конца. На основе документов, созданных в ходе процесса, и учитывая информацию, которая содержится в наборах данных, применяемых в документах, вы можете изучить, точно ли операции выполняются в соответствии с инструкциями.

Вам следует об­ратить внимание на то, правильно ли выполняются контрольные действия. Это можно проверить, повторив контрольные действия и пересмотре документы с тем, чтобы убедиться, что на документах присутствуют все необходимые (контрольные) подписи.

При детальном контроле детально анализируется мероприятие административного бизнеспроцесса, который используется многими операциями. К примеру, детальный контроль процесса обработки заказов может включать в себя обзор того, правильны ли расчеты по накладным, осуществляется ли контроль накладных в соответствии с инструкциями и т. д.

При выполнении численной оценки команда по улучшению процесс, информирует численное мнение о приемлемости представленного числен, ного материала.

Ценность такой оценки заключается в том, что она указывает на внутренние расхождения между различными группами цифр оценивает их. Численная оценка может проводиться путем сравнения финансовых смет с фактическими результатами или путем оценки границ колебания цены, которые устанавливаются при продаже различных кате торий изделий. Численная оценка может также быть очень важна при ана­лизе различных компаний или частей компании.



Отчёты об остатках на счетах используются для контроля правиль­ности записи сальдо счетов отдела дебиторской задолженности, отдела кредитов. Баланс предоставляется владельцам счета. При позитивном результате контроля баланса владельца счета просят подтвердить точ­ность его составления. При негативном результате владельца его просят ответить только в случае несоответствия баланса его собственным расче­там.

Контроль пригодности применяется для контроля пригодности доку­ментированных активов. Его примером является инвентаризация сырья и материалов.

Случайное наблюдение означает, что в ходе административного биз­неспроцесса процессы могут быть проверены анонимными группами или отдельными людьми. Эти отдельные люди обычно будут пересматривать операцию с тем, чтобы определить, правильно ли выполняются меропри­ятия. Примером случайного наблюдения является проведение проверки в различных отделах магазина (склада) для измерения того, насколько точно и полно кассиры вводят данные о продажах (для получения дополнитель­ной информации о разработке внутреннего контроля информационных систем см. Раздел 5.3).

4.9 Эффективность (продуктивность) административных бизнеспроцессов Эффективность (продуктивность) это мера того, насколько эффек­тивно используются ресурсы (люди, деньги, пространство, компьютер­ная память и т.

д.). При измерении производительности предпринимается попытка сформировать суждение о пропорциональном соотношении меж­ду затратами и объемом производства в различных административных бизнеспроцессах. Результатом анализа должно стать представление ве­личины контрольных цифр или относительных показателей, которые дают представление о производительности изучаемого элемента.

Анализ проводится посредством осуществления следующих мероп­риятий:

1. Определить, какие продукты административного бизнеспроцесса должны быть изучены. Возможными продуктами административ­ного бизнеспроцесса являются завершенная обработка данных о принятом на работу сотруднике, обработка счета, уведомления на номинация/гарантии, заполнения заказа и т. д. Важно для каждо­го процесса (если можно, для каждого отдела) определить неболь­шое количество продуктов. Продукты должны быть признаваемы сотрудниками. Продукт должен быть независимой единицей, что означает, что производство этого продукта можно остановить, не воздействуя при этом на другие продукты, которые зависят от результата изучаемого процесса.

Продукты не обязательно долж­ны иметь физическую природу. Следует также учитывать такие продукты, как участие в оказании консультационных услуг или управление персоналом.

Определить единицы измерения для каждого продукта. Этот этап определяет, каким образом измеряется производство. Для продук­тов, приведенных в мероприятии 1, это может быть количество нанятых сотрудников, количество счетов, количество уведомле­ний напоминания, количество заполненных заказов, количество часов участия и количество персонала, которым управляют. Еди­ницы измерения должны быть выбраны таким образом, чтобы они указывали на величину производства.

Определить, каким мероприятиям в административном бизнеспро­цессе соответствует какой продукт. Если мероприятие осуществ­ляется для нескольких продуктов, то следует указывать, какое со­отношение затрат должно соответствовать каждому из продуктов.

Определить затраты на административные продукты. Затраты (на персонал, производственные ресурсы, исходные материалы, жи­лищное строительство и т. д.) должны быть поставлены в соответ­ствии мероприятиям, и затраты по мероприятиям и по продуктам должны быть просуммированы. Если затраты не могут быть рас­считаны напрямую, то следует использовать методики разбивки затрат. Если затраты на персонал не могут быть рассчитаны на­ прямую, необходимо при помощи карточек табельного учёта, хронометрирования и оценки продолжительности определить время, потраченное на каждое мероприятие. Затраты на персонал следует пропорционально разделить и распределить.





Определить масштаб производства. Масштаб производства опре­деляется в этом мероприятии делением количества обработанных единиц на общие затраты по продукту. Таким образом, могут быть определены затраты на принятого на работу сотрудника, на счет, или на уведомление напоминания.

В каждом случае следует изучать количественную информацию о ка­честве процессов. Эта информация может относиться к количеству сде­ланных ошибок (к примеру, ошибки кодирования и ввода, а также коли честно отсутствующих документов или инструментов). Этот анализ час­то выявляет непроизводительное использование ресурсов, которое ока­зывает негативное воздействие на эффективность последующих процес­сов. Также может оказаться необходимо провести количественное описа­ние длительности цикла (см. Раздел 4.5).

4.10 Использование преимуществ возможностей стандартизации Анализ возможностей стандартизации административных бизнеспроцессов будет направлен на изучение применяемого оборудования, по­требностей офиса и способов, которыми выполняются различные мероп­риятия.

Для компьютеризации офиса важными условиями достижения успе­ха являются стандартизация методов работы, системы кодирования и т.д. Примером выполнения различных мероприятий в различных местах яв­ляется агентство временного трудоустройства, в котором проводится ре­гистрация новых временных работников и запись запросов потребителей временных работников.

Где выполняются мероприятия? В какой части административного бизнеспроцесса выполняются мероприятия? Зачем выполняются мероприятия? Что является желаемым результатом мероприятий? При каких условиях должны выполняться мероприятия? Используя этот подход, команда по улучшению процесса может ана­лизировать, нужны ли различия между отделами в отношении цели ме­роприятия, требуемых результатов и предварительных условий. Таким образом вы сможете определить, существуют ли возможности для стан­дартизации мероприятий.

4.10.1 Оборудование Оборудование для стандартизации (такое как персональные компь­ютеры, стандартные программы для обработки текстов, копировальное оборудование и т.

д.) может дать ряд важных преимуществ; к примеру, упрощение эксплуатации, поддержки и ремонта. Меньше усилий потре­буется от вспомогательного персонала, поскольку устраняются различия в требованиях по обслуживанию. Меньше рабочего времени требуется на изучение того, как действует различное оборудование. В то же время, уп рощается и ускоряется процедура переключения при поломке с одной ма­шины па другую.

Изучение начинается с составления перечня всех видов оборудова­ния, которое используется в масштабах административных бизнеспро­цессов. Необходимо указывать процесс, отдел и мероприятие, в которых используется это оборудование. Если в ходе этих мероприятий использу­ется разное оборудование, необходимо изучить положение дел в различ­ных отделах. Следует просматривать цель мероприятий, скорость, с ко­торой они должны выполняться, и степень использования оборудования. На основе этой информации можно сформировать общее представление о том, возможна и желательна ли стандартизация применяемых инстру­ментов.

Анализ происходит посредством изучения производительности при­меняемых инструментов, упомянутой в Разделе 4.12, и мероприятий, опи­санных в Разделе 4.6 как часть изучения группировки мероприятий по отделам и сотрудникам.

4.10.2 Потребности офиса Стандартизация потребностей офиса (документов, таких как формы, графики, системы хранения и т. д.) нацелены на снижение их изменчивос­ти и увеличение продуктивности. Возможными станут снижение запасов, упрощение процедур оформления заказа и крупных закупок. Анализ дол­жен проводиться таким же образом, что и анализ стандартизации приме­няемых инструментов.

4.10.3 Методы работы Часто меняющиеся методы работы используются для выполнения схожих мероприятий в различных местах. Могут возникать проблемы с заменой персонала (в случае отсутствия коголибо из сотрудников) и с контролированием хода мероприятий.

Кроме того, мероприятия, выпол­няемые в различных местах, могут различаться.

Это может создать пре­пятствия для стандартизации оборудования и потребностей офиса.

Pages:     | 1 |   ...   | 23 | 24 || 26 | 27 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.