WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 24 | 25 || 27 | 28 |   ...   | 43 |

4.11 Выявление дублирующих и избыточных процедур и мероприятий В Разделе 4.4 рассматривается устранение избыточных процедур в ходе использования файлов и создания документов. Помимо этого, необ ходимо обсудить цели различных административноорганизационных ме­роприятий и необходимость достижения лих целей. Это необходимо, по­скольку иногда выясняется, что мероприятия, которые раньше были це­лесообразны, перестали быть таковыми. Иллюстрацией этого является оборачиваемость, которая ежедневно регистрируется для каждого зака­за, в то время как информация об оборачиваемости документируется с помощью автоматизированной системы. Почти во всех организациях стал­киваются с этой ситуацией. Этот анализ проводится при помощи схемы управления формами, в которой представлены главные проблемы адми­нистративных бизнеспроцессов. Тем не менее, должно быть проведено бо­лее детальное изучение на основе детальной схемы процесса, которое содер­жит более широкий спектр информации, чем схема управления формами.

Анализ должен проводиться в соответствии со следующими мероп­риятиями:

Мероприятия должны быть сгруппированы в соответствии с целями, которые команда по улучшению процесса хочет с их помощью достичь. Эти цели могут сообщаться с внешними властями посредством отправки документов, распространения внутренних документов о структуре продаж и т. д. Рекомендуется разрабатывать цель для каждого процесса или мероприятия.

Необходимо составить список, па основе которого предоставляется отчет для каждой цели. Для каждого мероприятия список должен указывать, выполняет ли оно какуюлибо функцию в достижении других целей. Если да, тогда существует больше возможностей для устранения упомянутого мероприятия, чем если мероприятие выполняет только одну цель.

Следует провести обзор, определяющий, имеют ли дублирующие мероприятия разные цели. Возможно, что одно мероприятие выполняется в разных отделах для достижения различных целей. Эти мероприятия могут также быть распространены на различные административные бизнеспроцессы. К примеру, возможно, что для обзора детальной информации о продажах отделом обработки заказов коды изделий группируются как часть функции управления заказами и группируются на товарном складе как часть функции складской поставки. Обзор должен проводиться для каждой отдельной цели.

Для каждой цели следует рассчитать и просуммировать затраты на различные мероприятия. Это делается путем отнесения на мероприятия затрат на оплату труда персонала и других расходов. Для сбора требуемых данных относительно сотрудников, выполняющих несколько мероприятий, могут быть использованы временные журналы регистрации времени.

Следует вынести решение о том. насколько необходимы асе мероприятия. Решение должно заключаться в оценке необходимости выполнения всех мероприятий для каждой отдельной цели. Однако еще рано обсуждать сами цели. Мероприятия и связанные с ними затраты должны меняться по мере необходимости.

Следует осуществить оценку использования автоматизированных систем. Если в ходе административного бизнеспроцесса используются автоматизированные системы, следует провести оценку их использования. Это мероприятие направлено на проведение изучения возможностей компьютерных приложений для исключения большей части ручных операций по обработке данных. Обычно достигается улучшение содержания и скорости управления информацией. Следует пересмотреть подготовку и уровень квалификации сотрудников, связанных с автоматизированной системой.

Команда по улучшению процесса должна также определить, можно ли на основе компьютеризированной системы получить ручные картотеки и обзоры. Это можно осуществить при помощи использования компьютерных программ, описаний файлов и обзоров, проведенных автоматизированной системой.

Исследовать, могут ли цели быть достигнуты другим, менее дорогостоящим способом. Иногда это можно сделать путем предъявления менее строгих требований к качеству информации. Эти требования могут относиться к степени детализации информации, периодичности, временным границам, в рамках которых возникает информация (иногда используются детальные ручные картотеки, так как компьютерная информация будет готова позже), уровень точности и т. д. В этих случаях автоматизированные компьютеризированные системы оказываются дороже простых ручных процессов. Прекрасным примером является процесс, осуществляемый по системе своевременности (justintime), используемый заводамиизготовителями фирмы Тойота. Старайтесь упрощать процесс и составляющие его мероприятия.



8. Оценить, действительно ли надо достигать все отдельные цели. К примеру, определить, действительно ли надо группировать копии накладных, основываясь на счетах дебиторской задолженности, или достаточно сгруппировать копии накладных в алфавитном порядке; или определить, действительно ли при обзоре объема продаж надо группировать продажи по регионам. Эта оценка может быть проведена только в ходе этого мероприятия, поскольку в первую очередь необходимо провести анализ затрат на достижение каждой отдельной цели (мероприятия 37). Только после выполнения этого последнего анализа и вытекающей из него корректировки затрат для каждой цели можно будет проводить серьезное обсуждение целей.

4.12 Эффективность и производительность применяемых инструментов Примерами применяемых инструментов являются:

Документы и формы Компьютеры Сети Факсы Голосовая почта Электронная почта Анализ применяемых инструментов различается для следующих мо­ментов:

Реорганизация документов и формы Оценка возможностей автоматизации административных биз­неспроцессов Оптимизация степени использования административных техни­ческих инструментов 4.12.1 Реорганизация документов и форм Команда по улучшению процесса должна теперь оценить формы и другие документы, используемые в рамках процесса для выявления по­тенциальных возможностей улучшения результативности и эффективно­сти административных бизнеспроцессов.

Анализ оценивает, насколько оптимально используются:

Производственное и обрабатывающее оборудование, такое как персональные компьютеры, миникомпьютеры, микрокомпьютеры или терминалы, которые комбинируются или не комбинируются с формами телекоммуникаций.

Соответствующее программное обеспечение.

Методики, которые могут применяться для улучшения производительности создания текста, такие как компьютеризированная обработка текстов, магнитные карты и т.

д.

Инструменты, которые дают возможность одновременно созда­вать ряд документов, таких как дублированные методики выво­да на печать, машинописные экземпляры, полученные через ко пировальную бумагу и т. д., печатное оборудование, соединен­ное параллельно и т. д.

Методики для размножения документов, такие как фотокопи­ровальное оборудование и т. д.

Возможности стандартизации документов (могут ли отдельные документы с более или менее похожим текстом объединяться для формирования одного документа).

Анализ потребности в непрерывном существовании всех применяемых форм, документов и копий является отправной точкой для этой оценки. Кроме того, команде по улучшению процесса потребуется определить, действительно ли нужны все действия, выполняемые в связи с применяе­мыми документами. Эти оценки могут, к примеру, осуществляется на ос­нове схемы управления формами (см.

Приложение 7 и Рисунки 4.Е. и 4.F.) В этих рисунках описываются документы и файлы, применяемые в связи с ними.

Кроме того, обзор составляется с учетом специфики каждой катего­рии:

Цель документов.

Количество документов, создаваемое за период времени.

Время, необходимое для этого создания.

Связанные с этим затраты.

Стандартные или нестандартные документы.

Проведение анализа лучше всего начинать с изучения схемы управ­ления формами.

При помощи этой схемы можно достичь понимания мес­та, где создаются документы, и основы, на которой они создаются, ис­пользуемые количества (параметры), для какой цели они используются и как они регистрируются и хранятся. На этой основе может быть состав­лен ряд предварительных заключений в отношении использования доку­ментов. Эти заключения должны быть соответственно скорректированы, и на основе Рисунков 4.Е и 4.F должны быть изучены потенциальные воз­можности для улучшения. Используя эти рисунки, команда по улучше­нию процесса может определить, какие комбинации документов могут быть выпущены одновременно. Также на основе этих рисунков команда по улучшению процесса сможет понять, могут ли быть объединены или упрощены действия, связанные с документами.





Этот анализ также завершается оценкой затрат, соответствующих ва­риантам различных альтернатив. Анализ выпуска различных докумен­тов должен включать в себя возможности для применения оборудования для обработки текстов. К примеру, оборудование для обработки текстов приведет к значительной экономии, если большое количество докумен тов выпускается независимо и применение стандартных документов не­желательно или невозможно.

4.12.2 Оценка возможностей автоматизации административных бизнеспроцессов При анализе использования наборов данных и документов можно увидеть, что внедрение компьютеризации и/или информационной тех­нологии дает целый ряд преимуществ. Общая оценка возможностей при­менения и распространения компьютеризации будет проведена в ходе дальнейшего изучения. Эта будущая оценка будет определять, следует ли рассматривать компьютеризацию различных мероприятий, состав­ляющих административные бизнеспроцессы. Это изучение будет скон­центрировано на количестве действий, масштабе действий и на времени, необходимом для осуществления этих действий на основе следующих ка­тегорий мероприятий:

Вычисления.

Сортировка графиков и/или форм.

Передача информации от одного документа к другому.

Подведение итогов по данным, содержащимся в различных до­кументах.

Сравнение данных и впоследствии принятие стандартных реше­ний и проведение стандартных мероприятий.

Передача носителей информации (дисков, документов и т. д.).

Хранение и поиск документов.

Обработка текста.

Анализ будет концентрироваться на возможностях осуществления ин­теграции различных действий. Обычно только в некоторых ситуациях бу­дет приемлемо функционирование автоматизированного оборудования по обработке данных для стимулирования производительности только одного мероприятия в рамках административного бизнеспроцесса.

В ходе этой фазы изучения будет проведена общая оценка возможно­стей для компьютеризации. Если потребуется, будет проведено более де­тальное изучение возможностей для компьютеризации. Следует отметить, что описанные исследования могут указать только на две возможные при­чины необходимости компьютеризации:

снижение стоимости и увеличе­ние скорости обработки данных. Кроме того, очевидно, что может суще­ствовать большое количество других причин для проведения дополни тельного, более детального изучения (к примеру, необходимость в улуч­шении качества системы управления информацией и потребность в сни­жении длительности цикла). Только после завершения изучения может сформироваться определенное мнение о возможности и желательности вне­дрения компьютеризации.

4.12.3 Оптимизация уровня использования административных технических инструментов Этот анализ концентрируется на оценке уровня использования суще­ствующих административных технических инструментов, таких как пер­сональные компьютеры, копировальная техника, читальные аппараты для микрофиш, оборудование для обработки текстов и т. д. При централизо­ванном использовании этого оборудования возможно получение финан­совой прибыли, поскольку при уменьшении количества оборудования, уровень занятости увеличивается по сравнению с децентрализованным использованием.

Следует составить список, в котором для каждого элемента оборудо­вания устанавливается следующее:

Местоположение.

Цель использования (процессы/мероприятия).

Уровень занятости.

Возможности концентрации и комбинирования схожего, расположенного в разных местах, оборудования.

Последствия возможных изменений для персонала, занятости, обработки, времени транспортировки, затрат и т. д.

Воздействие на индивидуальные рабочие потоки, если сотруднику для того, чтобы воспользоваться требуемым оборудованием надо дойти до другого местоположение.

Pages:     | 1 |   ...   | 24 | 25 || 27 | 28 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.