WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 26 | 27 || 29 | 30 |   ...   | 43 |

Определение основных видов мероприятий.

Определение того, какая именно информация является необхо­димой.

Определение последовательности различных видов мероприятий.

Разработка деталей процесса.

Расчет затрат.

Определение организационных условий, которым необходимо удовлетворить для успешного перехода с одного администра­тивного бизнеспроцесса к другому.

Утверждение предложения у ответственных сотрудников.

Представление отчетов по предложениям команде по управле­нию проектом.

Получение окончательного одобрения предложения от коман­ды по управлению проектом.

В данной главе более подробно обсуждаются методы и способы раз­работки новых административных бизнеспроцессов.

Хотя для модификации существующих процессов и разработки но­вых будет использоваться автоматизированная обработка данных, коман­да по улучшению процесса должна сосредоточить свои усилия па иссле­довании проблем соответствия и пригодности. После определения инст­рументов информационных технологий команда по улучшению процесса может заниматься разработкой спецификаций проектирования.

При проектировании административных бизнеспроцессов исполь­зуется нисходящий подход: от общего к частному. Проектирование про­цесса должно базироваться на требованиях, предъявляемых к нему адми­нистрацией и потребителями, на которых ориентирован процесс. Спосо­бы, позволяющие это осуществить, необходимые методы и документация обсуждаются в Разделе 5.3. В Разделе 5.7 основное внимание уделяется методам внедрения изменений в существующие административные биз­неспроцессы.

Едва ли найдется административная система, до сих пор реализуемая полностью вручную. По мере разработки новых административных биз­неспроцессов и внедрения изменений в существующие процессы всегда необходимо рассматривать возможность применения компьютеризован­ной обработки данных. В Разделе 5. обсуждается взаимосвязь между про­ектированием административных бизнеспроцессов и разработкой ком­пьютеризованных систем.

Автоматизированные инструменты будут играть все большую роль в проектировании административных бизнеспроцессов по мере того, как различные процессы становятся все более взаимосвязаны и администра­тивная система в целом усложняется. Автоматизированные инструмен­ты для документирования, анализа и проектирования рассмотрены и Разделе 7.5.

В данной главе особое внимание уделяется методам проектирования и модификации административных бизнеспроцессов. Организация про­екта рассмотрена в Главе 2.

Управление составленной документацией об­суждается в Главе 7.

5.2 Методы, технологии и документация при проектировании административных бизнеспроцессов Проектирование новых или уже измененных административных про­цессов часто рассматривается очень поверхностно. На практике, регуляр­но наблюдаются случаи, когда комунибудь дают задание «модифициро­вать административный бизнеспроцесс так, чтобы устранить проблемные области» или же «улучшить эффективность административных бизнеспро­цессов и/или эффективность основного процесса».

Вероятность того, что в таких ситуациях существующие проблемные области будут устранены с помощью модификаций, есть. Но часто при этом появляются другие про­блемы изза неясностей в различных рассматриваемых подходах к проек­тированию.

Проблемы могут также возникать при рассмотрении совершенно но­вого проекта (реинжениринге) административных бизнеспроцессов. По­стоянный обзор всех новых аспектов как в целом, так и между организаци­ей, процессами управления, файлами данных, документами, информацией, подлежащей распространению, и т. д., требует гораздо больших усилий, чем это кажется на первый взгляд. Проблемы, возникающие при проекти­ровании административных бизнеспроцессов, могут быть облегчены или даже устранены совсем, если используется нисходящий подход, при кото­ром сначала производится грубое, приближенное проектирование, а затем оно детализируется. На каждой фазе команда, занимающаяся проекти­рованием улучшенного процесса, возвращается к точным принципам и целям.

Специальные методики используются в проектировании с целью точ­ного описания существенных аспектов административных бизнеспроцес­сов. С помощью методик проектирования документации модель админи­стративной системы строится таким образом, чтобы при ее разработке обеспечивалось выполнение описательных требований.



Определение Административной системой называется совокупность административных бизнеспроцессов и организации.

Подход к проектированию административных бизнеспроцессов рассмат­ривается в последующих разделах. Вы узнаете; что перед проведением проектирования должны быть установлены начальные позиции и отно­шения. При проектировании логическая структура определяется до пост­роения физической структуры. Весь этот процесс опирается на набор со­ответствующих методик.

Подход к проектированию административных бизнеспроцессов со­стоит из четырех мероприятий, а именно:

Определение начальной позиции организации.

Определение применения информации.

Проектирование логической структуры.

Проектирование физической структуры.

На Рисунке 5.А изображен логический процесс, который послужил основой для подхода. Буквы, изображенные на Рисунке 5.А, будут исполь­зоваться в ссылках в последующих параграфах.

5.3 Мероприятие 1: Определение начальной позиции организации 5.3.1 Задание базовых организационных принципов Целью административных бизнеспроцессов является создание инфор­мации, требуемой для функционирования, выполнения и управления те­кущими делами организации и связанными с ними обязанностями. Од­ним из первых требований к формулировке базовых организационных принципов является требование продумать, как информация используется в ежедневной деятельности. Такое использование информации зависит от:

Первичных процессов (а) Метода управления (контроля) (с) Организационной структуры (d) Определение Первичным процессом (ключевым процессом) называется ос­новной процесс, который имеет решающее значение для ус­пешной деятельности всей организации.

Первичные процессы Схема на Рисунке 5.А начинается с бизнеспроцессов (а) организа­ции.

Результатом этих первичных процессов являются продукты, выпус­каемые в ходе ежедневной деятельности. Для каждого продукта можно указать, каким требованиям по эффективности он должен соответство­вать, чтобы удовлетворить требованиям потребителей и/или закона (b). Точно так же возможно установить, каким требованиям по производи­тельности должен соответствовать первичный процесс при заданных внут­ренних целях, таких как затраты и уровень запасов. Измерения, относя Рисунок 5.А Логический процесс при проектировании административных бизнеспроцессов щиеся к первичным процессам, образуются из глинных целей организации и ключевых факторов успеха. Эти измерения будут использоваться для определения ключевых целей процесса.

Определение Ключевыми факторами успеха (КФУ) называются факторы, имеющие решающее значение для выполнения бизнесплана организации.

Управление Как только требования к первичным процессам определены, очень важно установить, как надо управлять этими процессами (с). Естественно, что управление будет направлено на то, чтобы удовлетворить тре­бованиям клиентов, требованиям закона и внутренним целям. Таким образом, уровни риска, периодичность и финансовая значимость биз­неспроцессов являются чрезвычайно важными факторами, которые не­обходимо анализировать и возможность возникновения дефицита ко­торых необходимо минимизировать во время фазы проектирования.

Должны быть установлены стандарты для тех аспектов первичных процессов, которыми необходимо управлять. Эти стандарты имеют боль­шое значение, так как они являются факторами, которые будут стиму­лировать проектирование новых административных бизнеспроцессов. В результате административных бизнеспроцессов необходимо будет по­лучить данные, которые можно будет сравнить со стандартами.

Организационная структура Выбранная организационная структура (d) также очень важна и яв­ляется основой всего рассмотрения. Она включает методы передачи пол­номочий и выработки правил. При передаче полномочий сотрудники па высших уровнях обязаны следить за передаваемыми видами деятельнос­ти и регулировать их по мере надобности. В случае передачи должны быть установлены стандарты (такие как финансовые сметы), которым должны удовлетворять показатели деятельности на низших уровнях.

После того как организационная структура определилась, она долж­на быть задокументирована в форме схемы организационной структуры (см. приложение 1).





Схема организационной структуры помогает попить формальные взаимосвязи внутри организации. Схема организации про­ясняет отношения внутри организации, но почти не содержит информа­ции о функциях и мероприятиях внутри различных организационных еди­ниц. Эти функции и мероприятия описываются в дополнениях к схеме организационной структуры, часто в устной форме или же записываются в действующих процедурах и рабочих инструкциях.

Отношение между бизнеспроцессами, организационной структурой и методом управления дает основную информацию, необходимую для про­ектирования логической структуры административной системы. Теперь стало возможным прямо указать, кто из сотрудников должен нести от­ветственность за риск, связанный с каждым бизнеспроцессом. Отсюда можно извлечь информацию, требуемую для управления и распределения ответственности в бизнеспроцессах.

5.4 Мероприятие 2: Определение применения информации Содержание системы информационного управления в организации может быть определено на основе управленческих решений, организаци­онной структуры, а также методов управления и работы. Это включает:

Информацию, которая используется для функционирования, выполнения и управления текущей деятельностью и связанных с ней обязанностей.

Критерии качества для этой информации.

Подходящий набор средств внутреннего контроля.

5.4.1 Требуемая информация Рисунок 5.А показывает, что изначально информация, необходимая для каждой функции (например, контроля за производством, обеспече­ния качества, проектирования изделия), имеет большое значение для при­нятия стратегических, тактических и операционных решений. Текущие ра­бочие потребности, необходимые для управления функцией, используют­ся для определения и составления отчетов по управлению, включающих в себя финансовую и нефинансовую информацию. Кроме того, должны быть заданы измерители показателей деятельности для:

Ответственности, как внутри организации, так и вне ее.

Реальной деятельности процесса (такой, например, как положение на складе, где хранится тот или иной товар).

Внешней связи (например, информация, которую необходимо предоставить службам пенсионного страхования, здравоохранения, налогообложения и т. д.).

Важно четко определить, для чего именно необходима информация. Выявление требуемой информации может производиться согласно мето­ду, состоящему из пяти мероприятий (см. Рисунок 5.В):

Выявить ключевые факторы успеха (КФУ).

Рисунок 5.В Пять этапов метода Определить бизнеспроцессы.

Выявить взаимосвязи между ключевыми факторами успеха и бизнеспроцессами.

Определить или ввести в действие контрольные переменные.

Определить форму и периодичность отчетности по управлению.

Два момента особенно важны для разработки формы и содержания систем информационного управления. (1) С одной стороны, данная сис­тема информационного управления должна быть получена из реализа­ции организационных целей. Эти цели следуют из выбранной стратегии или сформулированной политики и соответствующих ключевых факто­ров успеха. (2) Внутренняя оперативная отчетность должна базироваться на бизнеспроцессах организации. Наконец, бизнеспроцессами необхо­димо управлять и их надо эксплуатировать.

В ходе первого мероприятия выделяются ключевые факторы успеха. Ключевые факторы успеха могут быть получены на основе стратегий и целей, выбранных организацией.

Эффективность информационного уп равления и значительной степени определяется пониманием факторов, имеющих решающее значение для функционирования организации, и отчетностью по ним.

Например, не имеет решающего значения тот факт, что государственная организация, ответственная за содержание памятников, исчерпала свое годовое бюджетное пособие. Заключение о финансах почти ничего не говорит о том, как проводится политика и реализуются цели. Перечень различных памятников, их возраст и число субсидируемых проектов дают намного более полное представление о работе организации. Слишком часто руководство сосредотачивается на финансовых соображениях, не обращая внимания на итоговое воздействие на цели организации или на улучшение этих целей.

Pages:     | 1 |   ...   | 26 | 27 || 29 | 30 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.