WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 28 | 29 || 31 | 32 |   ...   | 43 |

Для каждого процесса следует определить периодичность, с которой процесс должен выполняться. Для этой цели нужно использовать частотную таблицу. Для каждого процесса должна также быть сделана количественная оценка. Для этого необходимо провести количественный обзор.

Следует подумать об использовании специальных инструментов в административных мероприятиях в ситуациях, когда они увеличивают производительность, улучшают надежность или сокращают длительность цикла процедур обработки данных. При оценке мероприятий, для которых эти инструменты могут эффективно использоваться, рекомендуется применять количественный обзор и частотные таблицы. Один из возможных инструментов относится к автоматизированной/компьютеризированной обработке данных. В Разделе 5.8 описана связь между рассмотренным ниже проектом и разработкой системы.

5.6 Мероприятие 4: Проектирование физической структуры Проектирование физической структуры административных бизнеспроцессов (см.

Рисунок 5. А.) включает следующие вопросы:

Какие организационные единицы должны осуществлять мероприятия по обработке данных.

Какие мероприятия должны быть включены как часть административного бизнеспроцесса и какова должна быть последовательность действий в административном бизнеспроцессе.

Какие файлы и формы данных являются необходимыми.

Подробное описание процесса, соответствующих рабочих инструкций и разметок форм и файлов.

Затраты и длительность цикла проектируемого процесса.

Для физической разработки административных бизнеспроцессов важно иметь хорошую иллюстрацию различных аспектов подхода (переменных проекта). Решения, упомянутые выше, непосредственно влияют на выполнение заданных требований.

Полный спектр возможных переменных проекта достаточно велик. На Рисунке 5.G представлена выборка, которая, повидимому, работает на практике. Эти переменные являются результатом мероприятий 1, 2, и 3 (см. раздел 5.2).

Постоянно создается впечатление, что различные переменные проекта противоречат друг другу. В этом случае необходимо сделать правильный выбор приоритетов, которые будут применяться к различным переменным проекта. Разумно также указать минимальные требования в отношении других переменных проекта. Набор приоритетов будет зависеть от требований клиента и требований, установленных законом, характера процесса управления, организационной структуры, и т. д.

5.6.1 Распределение мероприятий по организационным единицам Когда иерархический обзор объединяется со схемой организационной структуры, образуется полный обзор организационных единиц (см. матрицу в Приложении IV). С помощью этой матрицы можно определить степень причастности конкретной организационной единицы к конкретному административному бизнеспроцессу.

Возможно, что в отношении конкретных мероприятий сформированы какиелибо административноорганизационные условия. В первую оче Дата:

1 1G Код докумеша:

Проект;

Адм. организация Фаза проекта:

Проектирование административного процесса Команда, работающая над проектом:

Трудовые ресурсы Предметная область:

Проектирование административной обработки при найме на работу новых сотрудников Составитель документа:

Дж. де Корте Предмет:

Базовые мероприятия № п/п Базовое мероприятие Описание Результаты № формы Исполнитель А Заполнение регистрационной и налоговой форм Регистрационная форма должна включать все данные, необходимые для обработки найма на работу новых сотрудников Заполненные: регистрационная форма для работника налоговая форма 1 Труд. рее. Работник В Заполнение регистрационной формы и контракта Ввести денные отдела и завизировать договор о трудоустройстве работника Регистрационная форма, заполненная данными отдела и завизированная Менеджер отдела С Проверка заполнения Проверка заполнения регистрационной формы Контрольная виза на регистрационной форме Труд. рее.



D Запрос на медицинский осмотр Запрос на медицинский осмотр в медицинской службе компании Форма запроса Труд, рее Е Письмодоговор Составить письмодоговор Напечатанное, но еще не подписанное письмо и копия Труд. рее.

F Получение результатов медицинского осмотра Возврат полученной формы запроса с результатами осмотра Заполненная форма запроса Труд. рее.

G Заведение личного дела Завести номер файла и приготовить файл Файл личного вела Труд. рее.

Н Заявка на медицинскую страховку Заполнение и отправка формы медицинской страховки Форма страховки 6У Труд. рее.

I Мониторинг финансовой сметы Обновление таблицы должностей, проверка утверждения вакансии Обновленная таблица должностей Отдел финансово го планирова ния J Ввод в платежную ведомость Заполнение карточки учета рабочего времени Запись в таблицу платежной ведомости Карточка учета рабочего времени Таблица платежной ведомости 9 Отдел труда и зарплаты К Заявка на пенсионную страховку Заполнение и отправка письма с заявлением Письмозаявление Труд. рее.

Enz..

Рисунок 5.G Пример обзора базового мероприятия редь, эти условия могут быть связаны с местом проведения мероприятия..

Следующие условия должны быть включены и заданы:

Конкретные мероприятия должны выполняться сотрудниками или отделами, определенными заранее.

Некоторые мероприятия должны быть объединены друг с другом в одном отделе.

Некоторые мероприятия не должны быть объединены в одном отделе или поручены одному сотруднику.

В административном бизнеспроцессе определенные наборы да 11ных необходимо обновлять или делать на них ссылки.

Кроме того, административноорганизационные условия могут быть связаны с созданием, обработкой, ссылками и удалением какихлибо наборов данных.

Учитывая переменные проекта, матрица может указать, где именно (рабочее место [отдел]) будет выполняться упомянутое мероприятие. Место (отдел) выполнения конкретного мероприятия обозначено на Рисунке 5.С. Если заранее было определено, что мероприятия будут выполняться несколькими отделами, то на этой стадии происходит дальнейшее нетление мероприятий.

Чтобы указать место проведения мероприятий, необходимо уже иметь некоторое представление об их организационном группировании. При запуске нового процесса, который должен заменить ранее применявшийся процесс, следует рассмотреть связи в пределах существующей структуры. В полностью и вновь разработанной организации можно найти связи с описаниями характеристик бизнеса и на этом основании определить ожидаемую компоновку организационной структуры.

Существует несколько критериев, которые могут играть роль в определении места проведения мероприятий:

Достижение наиболее эффективного использования применяемых наборов данных.

Осуществление оптимального использования инструментов, применяемых в административных бизнеспроцессах.

Размещение мероприятий таким образом, чтобы мероприятия с самой большой организационной взаимосвязью как можно больше проводились вместе.

Размещение задач, похожих друг на друга и требующих приблизительно равного уровня образования, по возможности вместе.

Разделение функций распоряжения, выполнения, хранения, документирования для реализации оптимального уровня управления.

Составление наборов задач так, чтобы достичь хорошей степени удовлетворения работой. Содержание и условия работы должны обеспечивать оптимальное количество разнообразия и самоуправления. Чтобы создать хорошую мотивацию для служащих, вы должны стремиться создавать комплексные наборы задач так, чтобы максимально использовать способности вовлеченных сотрудников. Также важно, чтобы группы были сформированы из людей, подходящих друг другу по интересам, характеру и образованию.





Различные критерии могут противоречить друг другу. Иногда преобладает один или несколько критериев. Следовательно, остальные играют меньшую роль в организации структуры. Если лишь немногие критерии преобладают или не преобладают никакие, то ищут баланс. Характеристики бизнеспроцесса и требуемая информация для управления им в конечном счете определяют приоритет критериев.

Вы можете получить некоторое представление о том, как достигается баланс, оценивая степень выполнения каждого критерия для каждой из альтернатив.

Альтернатива с самым высоким итоговым счетом является предпочтительной до тех пор, пока она не опускается ниже минимального уровня любого из индивидуальных критериев. Определение места проведения мероприятий носит предварительный характер, поскольку возможно, что оно будет определяться на основе следующих этапов проектирования.

5.6.2 Определение последовательности мероприятий в процессе Мероприятия, которые вызваны одним и тем же событием (инициирующим событием) и имеют одинаковую периодичность, могут быть включены в один и тот же административный бизнеспроцесс в качестве его частей. В других случаях, более разумным с точки зрения длительности цикла является проектирование процессов таким образом, чтобы они проводились параллельно, а не последовательно.

Порядок административных бизнеспроцессов может быть получен из логической структуры и обработки данных, введенных в мероприятие. Они могут быть представлены на Рисунке 5.Н. Порядок можно получить из схем информационных потоков. Если они достаточно сложны, то для каждой частоты и начального события необходимо внести мероприятия в схему, пример которой изображен на Рисунке 5.1.

Эта схема еще раз * Эффективное информационное управление:

актуальность диапазон качества Файлы данных Структура задач и должностей Эргономика Внутренний контроль:

средства меры Маршрутизация Возможности для автоматизации Факторы производительности Продуктивность Инструменты Степени свободы Рисунок 5.Н Основные принципы проектирования административных бизнеспроцессов указывает, какие данные необходимы для конкретного мероприятия (О) и какие данные создаются или обрабатываются во время мероприятия (X). Порядок мероприятий теперь можно определить из Рисунка 5.G, так как фиксируется каждое мероприятие и каждое информационное свойство (с помощью X и О), при использовании как информации из предыдущего мероприятия, так и информации, не связанной с мероприятием.

Мероприятие может выполняться лишь после того, как факт завершения мероприятий, отмеченных О в столбце свойств, будет зафиксирован как X. Порядок мероприятий вводится в последний столбец Рисунка 5.J.

5.6.3 Определение необходимых файлов данных и форм Если таблица на Рисунке 5.J заполнена, то документы, необходимые для обмена данными между различными мероприятиями, можно определить из таблицы на Рисунке 5.1. Данные, созданные в первом мероприятии, записываются в документе 1. Этот документ отмечен в столбце «выходные документы» (столбец 29 Рисунка 5.1). Кроме того, там, где применима информация из документа, это отмечается в столбце «входные документы» (столбец 28). Входные документы для всего мероприятия отме Дата:

716 Код документа:

Проект:

Адм. организация Фаза проекта:

Проектирование административного процесса Команда, работающая над проектом:

Сотрудники Предметная область:

Настройки административной обработки Составитель документа:

Предмет:

Информационные свойства Рисунок 5.1 Пример начального анализа информационных свойств Дата:

115 Код документа:

Проект:

Адм. организация Фаза проекта:

Проекпшрованио административною процессе Команда, работающая над проектом:

Сотрудники Предметная область:

Настройки одминистротичной обработки Составитель документа:

Дж. де Корте Предмет:

Pages:     | 1 |   ...   | 28 | 29 || 31 | 32 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.