WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 29 | 30 || 32 | 33 |   ...   | 43 |

Обзор последовательности Рисунок 5.J Пример обзора последовательности мероприятий чены тем же способом, Если для конкретного мероприятия отмечены наборы данных, то эта информация должна также быть зафиксирована в столбце ввода. Существующие документы должны быть отмечены в обзоре всюду, где они используются в административном бизнеспроцессе. Если в одном из входных документов приводятся более определенные данные (визы, дата мероприятия и т.д.), то число заполненных документов указывается в скобках в столбце 29. В мероприятии Е составляется письмо с предложением работы (Номер 4), дата письма отмечается в регистрационной форме (Номер 1), которая предоставила базовые данные для письма. В мероприятии L директор подписывает письмо, а дата подписания письма отмечается в регистрационной форме. Заполнение таблиц 5.1 и 5.J представляет собой итеративный процесс. Перенос разработки базовых положений из таблицы 5.G в таблицу 5.1 приводит к корректировке таблицы 5.J и наоборот. Часто это необходимо для того, чтобы еще раз заполнить таблицу 5.1 (на сей раз более детально). В принципе, порядок различных мероприятий, документов и используемых в них наборов данных должен быть ясен после завершения вышеупомянутой процедуры. На основе обзора в таблице 5.J можно проектировать глобальную схему административного бизнеспроцесса. Приложение V далее описывает эту схему.

5.6.4 Определение детализации процесса, нацеленного на будущее Исходя из информации, полученной в ходе предыдущих мероприятий, можно разработать административные бизнеспроцессы, изображенные на Рисунке 5.А. Эта разработка будет состоять из:

Детальной схемы процесса. Здесь определяется детализация до уровня мероприятия/задачи. Для каждого мероприятия точно описывается необходимая для него информация, где ее можно найти и куда она поступит. Более подробно детальная схема процесса описана в Приложении VI.

Разработки формы и файла. Здесь более подробно задается компоновка наборов данных и документов, используемых в административном бизнеспроцессе.

Руководство по проектированию документов представлено в Приложении IX.

Других видов документирования по административному бизнеспроцессу.

Рекомендуется также составить схему инструкций (см. Приложение VII). Все другие возможные виды документирования нового административного бизнеспроцесса также составляются во время этого мероприятия.

5.6.5 Вычисление затрат и длительности цикла Оценка времени делается для каждого из заданных мероприятий по время проектирования новых административных бизнеспроцессов. Кроме того, указывается категория служащих (или сотрудников), выполняющих мероприятие. После этого для каждой категории служащих (или для отдельного сотрудника) рассчитываются затраты в единицу времени. 11сремножая время, затраченное на мероприятие, на затраты в единицу времени, получим затраты на мероприятие. Сложив все затраты, получим общую стоимость административного бизнеспроцесса в целом. Естественно, что эти затраты должны возрастать с добавлением затрат на инструменты, материалы, накладные расходы, и т. д.

Если необходимо сделать оценку длительности цикла за шаг, то оценка делается исходя из:

Времени, которое требуется на выполнение конкретного мероприятия.

Возможных задержек, которые возникают изза накопления сверхурочной работы.

Времени, которое необходимо для коммуникации между различными мероприятиями.

Сюда входит время, необходимое для внутренней транспортировки, время, необходимое внешним властям для реакции на письма, отправленные внутренними подразделениями, и т. д. На основе этих оценок можно получить, представление об ожидаемой длительности цикла процесса.

5.7 Внесение изменений в административные бизнеспроцессы Методы, с помощью которых реализуются требуемые улучшения, достаточно редко определяются в ходе анализа административного бизнеспроцесса. Важно установить систему измерений, которая может использоваться для измерения результативности основных изменений, вносимых в административные бизнеспроцессы. Также важно четко определить ожидаемые показатели деятельности до внесения изменения так, чтобы результаты могли быть определены количественно и можно было провести оценку изменения.

Как часть разработки рекомендуемых изменений, особенно важно знание степени изменения существующего процесса. В самой простой ситуации изменения ограничатся одним процессом и его выполнением в од ном отделе. Глобальное документирование процесса (например, полный обзор процессов н отделов, общая схема процесса и иерархическая схема, рассмотренная в Главе 3) не нуждается в изменении. Достаточно изменить детальную документацию (детальную схему процесса, инструктивную схему и т. д.). Ситуация усложняется, если изменение охватывает множество отделов и, возможно, множество процессов. В этом случае необходимо изменить не только детальную, но и глобальную документацию.



Степень изменения существующего процесса определяет количество существующих описаний, которое можно использовать. Величина изменения и его воздействие на организацию влияют на способ изменения процесса. Последствия предложенных модификаций осознаются быстрее, когда речь идет о мелких изменениях, чем когда изменения охватывают достаточно большое число отделов или процессов. Внесение изменений в существующий проект административных бизнеспроцессов должно проводиться по следующим этапам:

Сформулировать принципы изменений.

Определить сущность изменений.

Определить наилучшее нацеленное на будущее решение.

Разработать детали изменений в соответствии с выбранной методикой документирования.

За разработкой изменений последует описание условий, которые необходимо выполнить для успешного функционирования измененных процессов. Также будут сформулированы различия между текущими процессами и нацеленными на будущее процессами. Кроме того, будет описано, каким образом нацеленные на будущее процессы дают решение для проблемных областей в существующих процессах.

5.7.1 Формулировка принципов Далее необходимо определить, какие именно результаты будут достигнуты благодаря изменениям процесса. Для каждого (под)процесса нужно сопоставить следующие моменты:

Степень, в которой цели достигаются в текущей ситуации (модель «как есть»).

Описание расхождения, обнаруженного между желаемой и действительной ситуацией.

Следует сформулировать цели, которые можно достичь путем изменений. При этом определяются не только цели изменений (в отношении улучшения точности и полноты обработки данных, уменьшения длительности цикла и т. д.), но и устанавливаются конкретные стандарты. При работе над желаемым изменением процедур обработки данных необхо димо будет укачать те данные, для которых производится улучшение, а также назвать конкретные используемые критерии (в отношении полноты, точности и т.

д.). В случае, если желаемое улучшение относится к длительности цикла, необходимо задать длительность цикла, которую планируется реализовать (в часах или рабочих днях).

Изменение процесса подвержено влиянию многих организационных условий. Эти условия могут относится к месту, где должны проводиться мероприятия (например, файлы личных дел сотрудников должны вестись в регистратуре), к выбранной комбинации мероприятий (например, отдел кредиторской задолженности должен санкционировать поставки), к занятости в процессе конкретных сотрудников (например, менеджер должен утверждать расходы) и т. д. Условия могут также включать использование наборов данных и применение средств компьютеризованной обработки данных (например, если выписка счетовфактур для различных отделов продаж производится на одном центральном компьютере и к вводимым документам и процедурам применяются очень строгие правила). Такие организационные условия, составляющие часть формулировки базовых принципов, необходимо корректировать.

Иногда организационные условия являются настолько строгими, что их невыполнение влечет за собой невозможность достижения намеченных целей. В этом случае продолжение разработки модификаций, очевидно, будет бессмысленным. Перед тем как тратить на планирование модификаций дополнительные усилия, необходимо изменить либо организационные условия, либо цели процесса.

После согласования целей процесса и организационных условий можно продолжать дальнейшую разработку модификаций. Сначала определяются те существенные компоненты текущих процессов, которые нужно менять, а затем те, которые нужно оставить без изменения.

5.7.2 Определение сущности модификаций Для определения сущности модификаций необходимо иметь документацию о существующих процессах, которые будут модифицироваться. В документации должны быть указаны:





Мероприятия и задачи, составляющие процесс.

Порядок выполнения этих мероприятий и задач.

Место проведения мероприятия.

Данные, которые должны быть получены в результате процесса.

Информация, задействованная в процессе.

Нормативы процесса.

Все эти задачи будут зарегистрированы и процессе мероприятий по документированию процесса. На основе этих документов можно изучить изменения, вносимые в процесс, используя сформулированные проблемные области, основные предположения и цели.

Иногда из результата анализа мероприятий становится ясно, какие именно из упомянутых факторов нужно изменить. Если оценка средств информационного управления показывает непригодность функционального разделения, то мероприятия или задачи следует перевести из одного отдела в другой (или от одного сотрудника к другому).

Отношение между желаемым результатом и изменением, которое необходимо внести, не всегда ясно. Иногда для достижения желаемой цели сначала требуется провести дополнительное исследование характера вносимых изменений. Это в первую очередь относится к ситуациям, когда возможно несколько альтернативных изменений административного бизнеспроцесса. При разработке нацеленного па будущее решения, нужно рассмотреть множество комбинаций подходов к улучшению (например, при поиске решения для увеличения возможностей обработки, эффекта от всех видов инструментов, показателей одновременного выполнения задач или мероприятий, при устранении мероприятий, и т. д.). В некоторых ситуациях разрабатываются и анализируются сразу несколько альтернативных нацеленных на будущее решений.

Для каждого потенциального нацеленного на будущее решения устанавливается степень вклада изменения в реализацию заданной цели. Кроме того, следует рассмотреть последствия задач и мероприятий (место, порядок и т. д.), использование информации (нужна ли другая информация или нужна ли данная информация на другой фазе), информацию, которую необходимо получить, а также затраты и длительность цикла, необходимые для внедрения потенциального решения.

Необходимо наметить организационные последствия изменений. В то же время, следует сделать попытку составления картины влияния изменений на затраты и скорость обработки.

Лучше всего будет разработать несколько концептуальных нацеленных на будущее решений. Каждое потенциальное нацеленное на будущее решение может быть проанализировано путем построения предварительной модели процесса и апробирования ее с целью проверки того, что:

Нет проблем с взаимодействием.

Система работает в соответствии с ожиданиями.

Не появилось непредвиденных проблем.

Обычно построение модели на этом этапе представляет собой либо компьютерное, либо физическое моделирование или же комбинацию этих двух видов.

В современных условиях моделирование с помощью компьютерной имитации дает массу преимуществ. Существует большое количество отличных программ, которые помогут вам воспроизвести нацеленным n;i будущее процесс, не обработав при этом ни одной детали и даже не передвинув стола. Программы компьютерного моделирования в приложении к проектированию аппаратного обеспечения и производственным потокам стали популярными с середины 1970х годов, но имитация бизнеспроцессов завоевала популярность лишь в середине 1990х.

Моделирование расположения позволяет разработчику построить правильную по масштабу трехмерную модель каждого мероприятия и соединить мероприятия вместе, различным образом варьируя входные переменные с целью определить работу процесса и выявить проблемы.

Как правило, имитация процесса представляет собой расширение процесса составления блоксхем, используемых для характеристики текущих элементов (элементов «как есть») и построения исправленных блоксхем, используемых для определения нацеленного на будущее процесса. Современные имитационные модели чрезвычайно сложны. Для имитации хода процесса в них используются иконки, чтобы определить:

Препятствия, возникающие в ходе процесса.

Критические пути.

Длительность цикла.

Время обработки.

Проблемы, связанные с большой рабочей нагрузкой.

Pages:     | 1 |   ...   | 29 | 30 || 32 | 33 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.