WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 33 | 34 || 36 | 37 |   ...   | 43 |

Соотношения между документацией по проекту и Справочником по административной организации представлены на Рисунке 7.А. В двух левых колонках таблицы схематически изображены последовательные фазы проекта и документирование, проводимые во время этих фаз для произвольного проекта. Документация по проекту содержится в четырех различных файлах проекта. Источником документации для Справочника по административной организации является в основном пользовательский файл.

7.3 Документация административной организации Для документирования административной организации требуется иная система.

Сначала, важно, чтобы к документации обращались в соответствии с категорией ответственной организационной единицы (подразделение, отдел) и в соответствии с категорией административного бизнеспроцесса или групп процессов. Не имеет значения, в каких проектах разрабатывались процессы или как эти проекты были выполнены.

Сначала мы рассмотрим цели системы документирования для административной организации, называемой Справочником по административной организации. В справочнике записана вся документация по административной организации. Кроме описаний процессов, в него должны быть также включены распределения задач, правила, стандарты, информация о предпосылках и объяснения.

Различают несколько целей Справочника по административной организации.

Справочник помогает яснее понять структуру административной организации. В справочнике четко документируется, как организованы административные бизнеспроцессы и какие руководящие принципы следует соблюдать. Таким образом, документация служит основанием для обзора работы административных бизнеспроцессов. Документация также помогает поддерживать существующие системы административной организации.

Справочник дает базу для анализа и оценки административных бизнеспроцессов.

Документация в справочнике служит для сравнения существующих и предлагаемых проектов процессов на случай модификации.

С помощью справочника возможна передача знаний между отдельными людьми (см.

также Раздел 3.3) как во времени, так и в пространстве. Справочник может использоваться как вспомогательное средство обучения и помощи новому персоналу в понимании процессов. В то же время, благодаря ясной интерпретации принятой документации процесса, во всей организации может быть введен единый метод работы. Регистрируется также формальное общение между сотрудниками, вовлеченными в административный бизнеспроцесс: указывается когда, кому, как и что было сообщено.

Определяются функции, задачи и обязанности в пределах административных бизнеспроцессов. Хорошо определенная задача особенно необходима для тех процессов, в которых различные отделы организации должны последовательно или вместе выполнять определенные задачи.

Для управления справочником важны некоторые критерии, также учитывающие цели.

Эти критерии должны быть сформулированы для каждого отдельного случая более или менее детально. Можно заключить, что в силу роста и усложнения организации (больше отделов, больше сотрудников, больше процессов, и т. д.) работа должна выполняться более детально.

Существуют следующие критерии управления справочником:

Управление постоянными системами.

Кодирование всех документов. В Разделе 2.6.3 (определение детализации проекта) утверждается, что кодирование всех документов, отделов, подразделений, процессов и форм требует чрезвычайно много времени, однако реализовывать цели Справочника по административной организации все равно необходимо.

Следует использовать процедуры обновления, предназначенные для обеспечения контроля за документацией (см. Раздел 7.4.3).

Организация управления справочника (см. Раздел 7.6).

Связь степени детализации с ее использованием. В зависимости от того, как используется справочник, необходимо определить уровень детализации документации в справочнике (см. Раздел 3.5).

Организация распространения разделов справочника среди пользователей (см.

Раздел 7.4.3).

7.4 Содержание и компоновка Справочника по административной организации Вся документация по административной организации приведена в Справочнике по административной организации. Ниже обсуждается содержание и структура справочника, а также инструкции для него.



7.4.1 Содержание Справочника по административной организации Справочник по административной организации играет важную роль как инструмент для управления административной организацией. Документация всех видов используется также при:

Анализе структуры административной организации.

Обзоре последствий предлагаемых изменений в административной организации.

Передаче знаний по административной организации.

Подготовке персонала.

Документация должна быть всеобъемлющей. Основное внимание следует уделять тому, что является необходимым для анализа (см. Главу 4), и при составлении справочника необходимо следовать логике, использовавшейся при проектировании административной организации (см. Глава 5 и, в частности, Рисунок 5.А). Такая комбинация требований приводит к созданию глав Справочника по административной организации; их содержание далее объясняется на Рисунке 7.В и приводится в нижеследующем списке.

Введение и индекс ключевых слов.

Общие сведения (контекст, бизнеспроцессы, метод действия).

Организация.

Информационное управление (внутренняя связь).

Административные процессы.

Рабочие инструкции.

Внутренний контроль.

Различные аспекты (инструментальные методики).

Носители данных.

9. Определения данных.

Справочник по административной организации Раздел: 0. Инструкции для Справочника Глава: 2. Содержание Справочника Параграф: 3. Объяснение содержания Подпара граф:

Страница: Версия: Автор: Закончено: Дата:

1 2 Т.Н. Koster 06101991 0. Введение и индекс ключевых слов общее краткое введение о содержании, организации, методах работы и основаниях для создания справочника объяснение методов управления административной организацией внутри организации индекс ключевых слов для большего удобства пользования справочником наставление (руководство по обучению), если необходимо быстро изучить содержание справочника 1. Общие сведения ситуация (среда и окружение): местоположение организационных единиц / бизнеспроцессов в окружающей среде краткое определение бизнеспроцессов, например посредством иерархии целей способ организации контроля бизнеспроцессов, а также отобранные средства контроля связь со стратегическим планом информационных систем организации анализ риска 2. Организация организационная структура и штатное расписание — отношения с другими организационными единицами функции задействованных организационных единиц должность, задачи, квалификация и обязанности вовлеченных сотрудников правила ведения дел по доверенности и правила проектирования связь с возможно существующим справочником по организации 3. Информационное управление (внутренняя связь) обзор наиболее важной информации по управлению (относительно руководства и обязанностей) /внутренних сообщений, а также спецификация информационных систем/административных процессов, на базе которых они созданы 4. Административные процессы иерархический обзор административных процессов полный обзор (матрица) административных процессов и организационных единиц описание административных процессов, например, в форме общих схем процесса или детальных схем процесса разъяснение административных процессов, если это необходимо Рисунок 7.В Содержание Справочника по административной организации Справочник по административной организации Раздел: 0. Инструкции для Справочника Глава: 2. СоОаржвнив Справочника Параграф: 3. Объяснение содержания Подпара граф:

Страница: Версия: Автор: Закончено: Дата:

2 Т.Н. Koster 06101991 5. Рабочие инструкции:

Текстовой, в форме схем инструкций, разработанный набор рабочих инструкций для тех ситуаций, которые стоят затраченного труда в силу сложности процессов, их важности или неизбежности использования меняющегося или неопытного персонала.

Эти рабочие инструкции обычно записываются на правых страницах справочника, напротив соответствующих детальных схем процесса на левой стороне справочника 6. Внутренний контроль:

Обзор зарегистрированных внутренних контрольных мер как для контроля, так и для обеспечения надежности информации. Одно от другого может отличаться по:





конкретным средствам относительного и полного управления сетевому графику общего контроля организационным мерам типа функциональных подразделений, и т.д.

квалификационным правилам особым (уникальным) мерам (квазитоварам, файлу существования, файлам создания и поручения, и тд.) детализацией управления в пределах административных процессов, например, в форме обзора действий по контролю 7. Различные аспекты (инструментальные методики):

расписание таблица периодичности • планировка офиса количественные обзоры специфические финансовые факторы специфические юридические факторы специфические административные правила правила бухгалтерского учета, например, в форме схемы использования счета 8. Носители данных: Глава, в которой описаны носители данных (документы) и их характеристики 9. Определения данных:

Глава, в которой даны все определения объектов также как отношений между этими объектами Рисунок 7.В — Продолжение Приведенное содержание удовлетворяет определению базовой административной организации. Справочник обращается к систематическому сбору, документированию, обработке и распределению данных, нацеленных на производство информации, требуемой для управления ежедневными мероприятиями и выбора из альтернатив.

На практике, структура главы корректируется таким образом, чтобы удовлетворить каждой функции. В той части справочника, где документируются финансовые административные процессы, отводится специальное место для системы бухгалтерского учета, инструкций по внесению данных, повестки дня, периодических записей, финансовой сметы и ежегодного цикла учёта, правил оценки и т. д. В разделе, посвященном трудовым ресурсам и организации, отводится специальное место для правил обучения.

Помимо упомянутых выше исключений важно, чтобы структура глав для всех разделов Справочника по административной организации была по возможности одинаковой, если существуют различные подразделения организации, в которых производится управление административной организацией (или ее частью). Это дает возможность группировать различные предметы в различных разделах справочника. Так, комбинация всех пятых глав (административные бизнеспроцессы) и третьих разделов (детальные схемы процесса) дает читателю понимание всех административных бизнеспроцессов.

7.4.2 Структура Справочника по административной организации Справочник по административной организации является важным инструментом управления. Поэтому структура справочника должна быть связана со структурой управления организации (см. Раздел 7.6). Справочник также задает направление разработчикам процесса (команде по улучшению процесса), тем самым помогая им построить общие модели, использующие единые данные с одинаковыми определениями, которые могут быть применены для всех административных бизнеспроцессов.

Далее рассматриваются две структурных модели для Справочника по административной организации. Одна модель предназначена для ситуаций с относительно высокой степенью интеграции между административными бизнеспроцессами, а другая для ситуаций с относительно низкой степенью интеграции. Кроме того, в общих чертах описываются случаи, для которых эти модели считаются пригодными.

Организации с относительно высокой степенью интеграции административных бизнеспроцессов представляют собой небольшие и средние организации, в которых взаимозависимость различных организационных единиц является достаточно сильной. Относительно сильная взааимозависимость между организационными единицами приводит к тому, что эти единицы достаточно часто обмениваются данными и используют одинаковые массивы данных. Именно поэтому в таких ситуациях многие аспекты административной организации координируются и управляются централизованно. Такая централизованная координация может быть необходима из соображений, связанных со стратегией, управлением, специальными знаниями, объединением и производительностью. Это приводит к введению центрального управления, а следовательно и к созданию Справочника по административной организации, в котором все организационные единицы описываются единообразно. Для удобства пользования разделами справочника, при его распространении между организационными единицами следует учитывать актуальность различных разделов для каждой из них.

Pages:     | 1 |   ...   | 33 | 34 || 36 | 37 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.