WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 35 | 36 || 38 | 39 |   ...   | 43 |

Текстовые процессоры дают возможность заново компоновать части текста, изменять его и т. д. Средства текстовой обработки упрощают быстрое внесение изменений в текст справочника в случае изменений в административной организации.

Схемы, включенные в Справочник по административной организации, могут быть начерчены вручную. При этом используются распечатанные ранее шаблоны и формы.

Однако ручное построение схем имеет ряд недостатков: оно требует много времени, схемы сложнее обновлять, а также приходится вручную отслеживать соблюдение соответствия между различными схемами.

Существуют компьютерные программы, которые автоматизируют построение схем. Эти программы используются в персональных компьютерах или сетях. Построение схем с помощью такой программы имеет множество преимуществ.

Для опытных пользователей построение занимает намного меньше времени.

Схемы можно сохранять в виде компьютерных файлов данных и обновлять позднее.

Оформление чаще всего имеет очень высокое качество, так как можно распечатывать схемы на лазерном принтере, подбирать тип букв под размер схем, а также управлять различными функциями форматирования, например центрированием текста и символов.

Простота обновления текста или схем является важным преимуществом компьютеризированной версии справочника перед ручной. При документировании, анализе или разработке проектов окончательная схема получается не с первого раза, а путем последовательных улучшений. Использование компьютеризированных инструментов документирования может привести к существенному увеличению производительности.

Применение компьютеризированных инструментов документирования имеет также некоторые недостатки. Чтобы освоиться с принципами работы программы, требуется определенное время. Однако доступные па рынке программы имеют удобный для пользователя интерфейс и обычно управляются при помощи мыши. Вторым недостатком является необходимость инвестиций в аппаратное и программное обеспечение.

Безусловно, в наши дни персональные компьютеры стали общедоступным средством.

Однако, несмотря на это, вложения в необходимое программное обеспечение могут быть весьма существенными, особенно если речь идет о наиболее современных инструментах. То, насколько оправдано это вложение, зависит от преимуществ, которые оно дает в каждой конкретной ситуации.

Приближенно можно выделить три группы компьютеризированных инструментов документирования:

Программы рисования в свободном стиле. Они дают пользователю полную свободу в выборе иллюстраций. С помощью этих программ можно нарисовать как иерархическую схемуобзор, так и дома с деревьями. Тот факт, что эти программы предназначены для рисования в свободном стиле, несколько затрудняет их использование для построения схем административной организации.

Программы структурного или специализированного рисования. Эти программы специально разрабатывались для построения конкретных видов схем. Они содержат стандартные символы, которые можно использовать снова и снова. Программы специализированного рисования имеют ряд преимуществ перед программами рисования в свободном стиле. В них можно задать фиксированную разметку, определяющую положение символов (всегда друг под другом или рядом друг с другом), а затем управлять ею. Ограничение возможностей пользователя по свободному рисованию помогает обеспечивать однородную структуру схем. Структурирование повышает производительность документирования.

Комбинированные (интегрированные) инструменты документирования. Они представляют собой особую категорию структурированных или специализированных программ рисования.

Комбинированные инструменты документирования специально предназначены для построения интегрированной модели административной организации. Комбинированные инструменты документирования принадлежат к автоматизированным инженерным средствам (CASE). В этих программах схемы являются промежуточными блоками. С помощью схемы пользователь вводит символы в энциклопедию. Эта энциклопедия сохра няется в центральной базе данных. При вызове схемы она не считывает с диска, а составляется из символов и связей, хранимых в энциклопедии При сохранении схемы символы и связи, содержащиеся в ней, считываются в энциклопедию. Каждый символ представлен в энциклопедии лишь однажды. Каждый раз, при вызове схемы, содержащей этот символ он копируется из энциклопедии и вставляется в схему (см Рисунок 7 F) Таким образом, если изменяется имя документа, то изменение переносится и Рисунок 7.Р Свободные, структурированные и комбинированные инструменты документирования в энциклопедию. Имя документа изменяется также но псех других схемах, где фигурирует документ.



Конкретные преимущества комбинированных инструментов:

Способность документировать крупные и сложные административные организации как единое целое, не теряя при этом общего представления. Это особенно важно при высокой степени интеграции административных процессов.

Для каждого символа можно сохранять любые свойства, определения и комментарии.

Повышение производительности, поскольку данные и их изменения необходимо вводить только один раз.

С помощью инструмента документирования проводится отслеживание соответствий внутри сложной документации.

Простота составления отчетов об административной организации в целом.

7.6 Ответственность за административную организацию Во всех задачах, рассмотренных в книге вплоть до настоящей главы, был упущен один момент: вопрос о том, кто в организации несет ответственность за системы административного информационного управления и административную организацию в целом, обсуждался лишь косвенно. В данной главе мы поговорим об Отделе административной организации, ответственном за управление, ведение и распространение Справочника по административной организации. Этот отдел может также нести ответственность за документацию, анализ и оценку административных бизнеспроцессов. Это отдел, обладающий хорошим общим представлением об административной организации, в котором могут изучаться последствия возможных изменений. Однако данный набор задач не исчерпывает всей ответственности за административную организацию. Возникает также множество вопросов: насколько целесообразно использование Справочника по административной организации, насколько возможна отмена предыдущих шагов процедуры, каковы санкции в случае нарушения правил? Менеджер, ответственный за конкретные разделы и/или части справочника, отчитывается за содержание справочника, хорошее проектирование административных бизнеспроцессов, а также за их внедрение, согласованность и функционирование. Отдел администрации несет ответственность за координацию, распространение и контроль содержания справочника, но не за его достоверность.

7.6.1 Финансовая служба и административная организация Часто Отдел административной организации является частью организационной структуры финансовой службы.

Финансовая служба в данной ситуации несет ответственность за:

Экономический анализ предприятия и рекомендации.

Прогнозы, оценки и бюджеты.

Расчеты.

Обзоры финансирования и кредитов.

Казну.

Налоги.

Страхование.

Мероприятия по административной поддержке могут также включаться в функции финансовой службы. Такой тип организационной структуры объединяет всю административную информационную систему управления внутри одной функции.

Финансовая служба может использовать различные отделы, имеющие опыт в какойлибо конкретной области (такие, например, как Отдел административной организации). В литературе представлены разнообразные интерпретации в отношении сочетания положения и задач финансовой службы.

Замечание: в зависимости от организации, ответственность за Справочник по административной организации может возлагаться на многие различные функции.

(Например, мы рассматривали обязанности трудовых ресурсов, информационных систем, обеспечения качества, контроля производства или бухгалтерских функций).

Мы продемонстрируем то, как следует вести справочник в организации, на примере случая, когда эта обязанность включена в функции финансовой службы.

7.6.2 Менеджер по информации и административная организация Обязанности административной организации до сих пор находятся в процессе разработки, в частности изза влияния компьютеризации процессов, офиса и т. д Среди должностей, частично ответственных за административную организацию (таких как внутренний бухгалтер, внутренний отдел контроля, эксперты административной организации, системные разработчики, финансовая служба) появилась и новая должность менеджера по информации. Менеджер по информации несет ответственность за:





Отслеживание соответствия между организацией, информационной политикой и информационными планами (и последующими автоматизированной политикой и планами).

Изменяемые аспекты вышеозначенного.

Описание будущих информационных потребностей в свете долгосрочной информационной политики.

Разработка и управление концептуальной схемой административной информационной системы управления (с акцептом на пользовательскую спецификацию системы).

Отслеживание конфликтов между отдельными проектами (частично определяемого системой информационного управления).

Менеджер по информации на абстрактном уровне занимается аспектами информационной системы, ориентированной на пользователей. Мы рекомендуем, чтобы должность менеджера по информации не была административной и зависимой от пользователей и возможного компьютерного центра. Часто эта должность вообще не является управленческой. Встречается также совмещение должностей начальника финансовой службы и менеджера по информации.

7.6.3 Разделение функций между финансовой службой, администрацией и менеджером информационных систем в области административной организации Как уже отмечалось в начале раздела, задачи по управлению административной организацией, которые необходимо выполнить, значительно обширнее задач по управлению одним лишь Справочником по административной организации. В управлении справочником рекомендуется различить функциональное управление и техническое управление. Функциональное управление занимается содержанием справочника и относящимися к нему понятиями и определениями. Техническое управление включает составление описаний к справочнику и его обновление.

Функциональное управление включает следующие задачи:

Разработка структуры Справочника по административной организации.

Определение терминов и понятий, используемых в Справочнике по административной организации и их обновление.

Контроль качества определений.

Мониторинг применения стандартов документирования.

Задание, документирование и улучшение стандартов документирования.

Задачи, связанные с техническим управлением справочником, можно суммировать следующим образом:

Предложение принципов текстовой обработки.

Проверка использования для документирования и анализа хороших компьютеризированных инструментов.

Обновление справочника (при изменении процесса).

Организация распространения справочника и его обновленных версий.

Поддержка инициализации и реализации изменений.

Безусловно, в отношении справочника можно выделить ряд дополнительных консультативных и исполнительных функций, например:

Выполнение описаний и анализа или обеспечение высококвалифицированной экспертизы.

Организация проектов описания и анализа.

Реальное осуществление улучшений в административной организации.

Задачи по управлению административной организацией также включают задачи, определенные для Справочника по административной организации. Кроме того, задачи управления (в самом широком смысле слова) административной организацией включают:

Определение информационной структуры организации.

Определение будущих информационных потребностей и указание, как им удовлетворить.

Определение и проектирование административной организации.

Мониторинг результативности, эффективности и надежности административной организации.

Проверка надлежащего функционирования административной организации.

Обеспечение достаточных знаний о структуре, проектировании и желаемых методах работы.

Вопрос о том, с помощью каких должностей в организации должны выполняться различные задачи административного управления, доста точно сложен, особенно когда организация растет, увеличивается специализация внутри организации в области административных информационных систем управления и возникает вопрос о целесообразности централизации и децентрализации задач.

Pages:     | 1 |   ...   | 35 | 36 || 38 | 39 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.