WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 36 | 37 || 39 | 40 |   ...   | 43 |

Изначально административноорганизационная должность была сформирована внутри финансовой функции организации. В небольших п средних организациях администрирование, компьютеризация, обработка информации и анализ большей частью попрежнему совмещаются в одном отделе. Определение задач операционных (рабочих) отделов, таких как покупка и продажа, приводит к некоторым проблемам.

Ответственность за задачи в области управления административной организацией, как указывалось выше, лежит на сотрудниках финансового отдела.

Разделение задач административной организации вообще имеет смысл, когда финансовые функции, из соображений производительности или внутреннего контроля, делятся на функции управления и повседневные обязанности финансовой службы. Так может существовать отдельный административный отдел, работающий в дополнение к отделу финансовой службы и продолжающий выполнять все задачи, кроме задач финансовой администрации, полностью рассмотренных в Разделе 7.6.1. Как только достигнут определенный размер организации, становится эффективным основать отдельную административную организацию. Эта организация будет определять структуру обработки данных внутри отделов и давать указания в отношении требований по единообразию к консолидации, которым должны удовлетворять отделы поставки.

Центральный отдел административной организации окажет поддержку в описании и анализе административной организации, хотя и не и форме рабочей силы, подготовки кадров и т.д. Менеджеру отдела, который готовит раздел в справочнике, обычно поручается определить, когда следует обновлять данный раздел справочника, а также нести ответственность за управление данным разделом.

Ситуация усложняется, если кроме финансовой службы и функции управления существует также должность менеджера по информации. Поскольку задача менеджера по информации не ограничивается административной организацией в плане финансового управления и систем его обеспечения, то менеджер по информации потоков включает в свою сферу полную обработку информации и системы ее распределения внутри организации. Другими словами, информационное управление для финансового офиса это зачастую лишь одна из многих областей, требующих внимания. Здесь возникает вопрос о том, как следует распределить задачи между финансовой службой, отделом сотрудников административной организации (дифференцированно или нет), менеджером по информации и пользователями.

В сфере административной организации, задача менеджера по информации должна заключаться по крайней мере в создании общей схемы и обеспечении соответствия.

Это означает, что, помимо своих задач в дру гих областях, в сфере административной организации менеджер по информации должен:

Указать общую структуру справочника административной организации.

Указать образец разделения функций и задач административной организации и описать соответствующие обязанности и потребности.

Поддерживать методы и технологии описания и анализа административной организации.

Управлять компьютерными системами для описания и анализа организации и поддерживать пользователей систем.

Подготавливать сотрудников в областях описания и анализа административной организации.

Поддерживать пользователей (обладающих рабочей силой).

Вести по крайней мере один полный экземпляр справочника по административной организации для всей организации, куда заносятся все описания.

Вести общее управление данными.

Указывать информационную структуру (информационную архитектуру) для всей организации.

Отслеживать последовательное использование предписанных методов и методик по всей организации.

Выявлять ненужные дублирования и/или частичные совпадения в организации, в рамках управления Справочником по административной организации. Это означает, что следует четко определить различные обязанности по управлению.

Предполагая, что для всей организации существует функция центральной финансовой службы, можно определить следующие задачи в области управления административной организацией:

Общая постановка и проектирование административной организации для функций, которые относятся к функциям финансовой службы (экономический анализ организации, планирование, расчеты, казна и т. д.). Сюда относится задание и проектирование функций внутри самого отдела финансовой службы, а также функции руководства, предоставляющего информацию.



Проверка обработки данных в соответствующих областях.

Ответственность за качество распространяемой информации. В этой области, финансовая служба также должна давать указания отделам и предоставлять информацию.

Имеет смысл, чтобы разделом справочника, и котором рассматриваются мероприятия, проводимые финансовой службой, заведовал сам начальник финансовой службы. Это означает, что на практике начальник финансовой службы будет анализировать и описывать соответствующие отделы административной организации. Он также будет нести ответственность за анализ документов, составленных в отделах предоставления информации.

Что касается начальной структуры справочника, начальник финансовой службы должен установить очередность описания различных подразделений административной организации. Он также будет вести и распространять те разделы справочника, в которых рассматриваются его функции. Кроме того, он должен удостовериться, что отделы, предоставляющие информацию, действуют согласно принципам, указанным в справочнике. Путем такой организации работы финансовая служба выполняет и некоторые задачи, являющиеся частью внутренних процессов контроля.

На основе указаний и требований, заданных финансовой службой, отдел управления будет разрабатывать детальный план бизнеспроцессов внутри него. В соответствии с правилами, заданными менеджером по информации потоков и финансовой службой, в этом отделе будет спроектирована и подробно описана административная организация внутри него. Кроме того, в офисе управления должны также убедиться, что обработка данных производится в соответствии в предписанными методами.

Все эти практические приемы приведут к разделению задач, в то время как менеджер по информации будет заниматься основными структурами, методическими правилами и полной поддержкой информационной системы. Она производит иерархический обзор, (основную) схему принципов административного процесса, контекстуальные схемы и полный обзор всей организации. Начальник финансовой службы несет ответственность за разработку административной организации с внутренними коммуникациями, а также отслеживает эффективность и описывает административную организацию на уровне глобальных схем процессов и детальных схем процессов для его собственного отдела. Он также пишет справочные руководства и инструкции для отделов, которым он поставляет информацию.

Офис управления описывает административную систему в своем собственном отделе в соответствии с детальными схемами процесса и необходимыми схемами инструкций.

Кроме того, офис управления документирует свои собственные мероприятия по обработке информации для поддерживаемых им отделов и своих собственных работников.

7.6.4 Заключение Очень важно правильно определить обязанности по управлению административной организацией. В самом начале проекта важно записать, кто является ответственными пользователями, и кто несет ответственность за управление (в широком смысле) административной организацией. Ясное определение этих обязанностей позволяет избежать большой путаницы, которая может возникнуть при определении и документировании отдельных детальных процессов. Кроме того, лучше заранее подготовить организацию проекта в соответствии с конечной ситуацией управления: менеджер, управляющий разделом Справочника по административной организации, должен быть членом команды по выполнению проекта, описывающим этот раздел справочника.

Административная организация должна составить расписание ревизий по каждому разделу справочника, чтобы периодически проверять, выполняются ли описанные там процедуры и удовлетворяют ли они постоянно меняющимся потребностям организации в бизнесе. Председателем каждой команды по аудиту должен быть менеджер, ответственный за данный раздел справочника. Скрытая цель состоит в том, чтобы в как можно большей степени вовлечь пользователя в ведение его собственного раздела справочника под руководством центрального технического координационного отдела или сотрудника. И наконец, Справочник по административной организации подготавливается с целью оказания помощи и руководства людьми, использующими в своей работе административные системы организации.





I Схема организационной структуры 1.1 Общая информация Схема организационной структуры служит для обеспечения понимания структуры организации. Особенное внимание схема уделяет формальным отношениям между отдельными структурными единицами и отделами. Эти отношения могут быть по сути как иерархические (отношения с администрацией), так и функциональные (правила и руководящие указания).

Схема организационной структуры не подходит для схематического изображения административных бизнеспроцессов; схема служит вспомогательной информацией для административных процессов и нацелена па обеспечение понимания. В частности, схема может представлять факторы месторасположения организации и отношений между отделами и отдельными сотрудниками.

1.2 Свойства Из всех возможных методик схематического изображения схема организационной структуры применяется наиболее широко. Почти в каждой организации существует необходимость в уточнении формальных иерархических и функциональных отношений;

и, возможно, доступны некоторые формы документации по организационной структуре. Таким образом, воспроизведение организационной структуры первоначально не по относительно того, какие сотрудники занимают те или иные должности и какие задачи они выполняют. Большее значение имеют взаимосвязи должностей. Для воспроизведения этих взаимосвязей часто бывает достаточно документировать взаимосвязи между различными отделами, подотделами, контактными группами, комиссиями или командами, работающими над проектом, не указывая индивидуальные позиции внутри каждой группы.

Цель изображения схемы организационной структуры ограничена: кроме формальных линий полномочий и ответственности она показывает группы, отделы или отдельных сотрудников, ответственных за определенные операции. Квадраты в этих схемах представляют эти единицы.

В схемах с помощью определений может быть передана некоторая информация относительно характера операций. Набор задач административного отдела в торговой компании можно подразделить, к примеру, на обновление информации по счетам, контроль счетов за приобретенные материальные ценности, отслеживание дебиторской задолженности, составление финансовых смет и управление отчетами, в которых фактические данные сравниваются с финансовыми сметами.

Рекомендуется ограничивать схемы организационной структуры факторами, упомянутыми выше (иерархические связи, разбивка операций по отделам). Следует понимать, что схема может предлагать связи, которые в действительности не существуют: большое количество неформальных контактов и отношений не представлено. Организация информации в схемах не показана. Кроме того, хотя в схеме можно указать, что существуют некоторые иерархические связи между двумя подразделениями, все же степень, в которой эти связи имеют силу, не изображается схематически. В общем можно сказать, что схема организационной структуры не подходит для представления круга полномочий или ответственности различных должностей и отдельных сотрудников.

Хотя схема организационной структуры используется большинством компаний, она не всегда соответствует уровню современных требований. Количество изменений, регулярно реализуемых в некоторых организациях, делает почти невозможным каждый раз переделывать схемы. Однако все же в некоторых усложненных организациях предельно важно иметь точное представление о структуре организации. Для этих типов компаний можно также увидеть, что новые схемы или, по крайней мере, только те страницы, которые были изменены, публикуются достаточно часто и распространяются внутри организации. Схема организационной структуры обычно является частью руководства по организации, в котором кроме структуры организации записаны также имена и должности всех сотрудников, адреса и номера телефонов, а также географическая схема компании.

Pages:     | 1 |   ...   | 36 | 37 || 39 | 40 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.