WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 37 | 38 || 40 | 41 |   ...   | 43 |

Для разрешения проблем с постоянным перерисовыванием схемы можно использовать простейшие прикладные компьютерные приложения. После внедрения изменений в файл организационной структуры (к примеру, кода должности, имени сотрудника, и непосредственного менеджера), компьютерные программы начинают немедленно изменять и перепечатывать схемы. (Приложения также могут быть частью компьютеризированных средств для описания административной организации.) Это приложение может стать более интересным, если помимо иерархических отношений будут также схематически изображаться функциональные линии консультаций. В маленьких организациях обычно не рекомендуется использовать приложения, каждый раз будет необходимо изменять схемы вручную.

1.3 Правила 1.3.1 Размещение Существует два варианта размещения схемы организационной структуры:

вертикальные и горизонтальные схемы.

Вертикальная схема В вертикальной схеме вертикальные линии отражают иерархическую подчиненность и горизонтальную координацию. Этот метод изображения традиционно широко применяется. На Рисунке I.A изображено управление секретарского отдела, которое напрямую отчитывается перед руководством. В кружке указан руководящий комитет.

Рисунок I.A Схема организационной структуры (вертикальная): Тип Рисунок I.B Схема организационной структуры (вертикальная): Тип В общем, комиссии, консультативные подразделения и команды, работающие над проектом, обозначены аналогичными кружком как часть организационной структуры.

Этот кружок рисуется рядом с отделом или подразделениями, которые проявили инициативу по началу деятельности комиссии или консультативных подразделений.

Внизу справа в квадратах подсчитано и записано количество персонала в каждом отделе, включая руководящий уровень. Приведенный выше пример занимает всю ширину страницы. Для более сложных схем изза недостатка места может потребоваться создание схемы таким образом, что сохранение равенства на горизонталях не будет соблюдено.

Рисунок I.C Схема организационной структуры (вертикальная): Тип Примеры таких менее точных (по необходимости) схем воспроизведены на Рисунках I.B и I.C. При взгляде на Рисунок I.B создается впечатление, что отделы AlАЗ и С1СЗ находятся на более высоком уровне в организации, чем отделы В1ВЗ. На Рисунке I.C кажется, что А1, Б1, С1 занимают относительно более высокие позиции, чем A3, БЗ, СЗ.

Горизонтальная схема Эта форма схемы привлекательна с точки зрения использования места (особенно когда организация достаточно широка). Для экономии места по длине страницы самостоятельные отделы представлены с помощью линий, а не квадратов (см.

Рисунок I.D).

На практике также используется третий тип размещения, круговое размещение, в котором равные иерархически упорядоченные позиции расположены в концентрических кругах.

1.3.2 Правила составления чертежей Количество правил изображения схем организационной структуры в общем ограничено. Чертёжник должен как можно точнее придерживаться следующих правил:

Рисунок I.D Схема организационной структуры (горизонтальная): Тип Рисунок I.E Схема организационной структуры Сотрудники, находящиеся выше по иерархии, должны быть изображены над нижним (в вертикальной схеме) и слева над нижним (в горизонтальной схеме).

Следует разрешать конкретизацию имен, «веса» отделов, классификационных позиций, возраста сотрудников и т. д.

Комиссии и консультативные подразделения должны изображаться на том уровне, на котором они возникли.

Отдел кадров должен изображаться рядом с отделами, к которым прикреплены сотрудники.

Квадратами обозначаются отделы и сотрудники; кружками консультативные подразделения.

Следует заметить, что в некоторых фирмах различие между линейными отделами и отделами кадров часто не может быть задокументировано соответствующим образом.

Все отделы, независимо от их природы, затем группируются в как можно более крупные группы и изображаются рядом друг с другом в схемах. Рисунок I.E представляет пример этого путем группировки отделов по так называемым операционным, функциональным и вспомогательным мероприятиям организации.

II Схема принципов административных бизнеспроцессов 11.1 Общая информация Схема принципов предназначена для изображения принципов административных бизнеспроцессов. Важно, что схема дает четкое и быстрое представление существенно важных факторов. Схема принципов административных бизнеспроцессов в общем не подходит для детального изображения факторов.



11.2 Свойства Схема принципов должна быть полностью самоочевидной, то есть не требующей дальнейших объяснений. Схема может дать хорошее представление о процессах.

Схема принципов схема свободного формата в том смысле, что не существует постоянной модели, одинаковой для каждого последующего случая. Если требуется, можно заранее договориться относительно используемых символов, их количества, использования текста, максимального количества факторов, которое может быть представлено и т. д.

Каждая схема будет оцениваться в соответствии с личными предпочтениями.

Главное: схема должна оставаться простой. Кроме использова набольшего числа символов преимуществом может также считаться следующее:

Эффективная передача знаний.

«Заставляет задуматься».

Выразительность.

Представление основных концепций.

Эти преимущества имеют место, если схема принципов используется в правильных случаях. Не всегда целесообразно использовать схемы принципов как средства передачи знаний. В каждом случае рекомендуется задаваться следующими вопросами:

Действительно ли это добавляет знания к уже существующим описаниям или схемам? Могут ли другая схема или текст быть более полезными для цели схематического изображения? 11.3 Правила Правила использования схемы принципов, как свободной схемы, ограничены.

Значение имеют руководящие принципы, которые применяются в общем для всех свободных схем. Помимо всего прочего, они включают в себя:

Обеспечение четкого представления и удобочитаемости схемы.

Ограничение количества факторов, представленных в схеме, четырьмяпятыо.

Адаптация схемы к уровню знаний читателя.

Использование простых символов, таких как квадраты, кружки, стрелки, причем каждый символ должен иметь только одно значение; символы разъясняются в схеме.

Ограничение использования в схеме текста.

Использование бумаги стандартного размера.

11.4 Примеры В качестве примеров схемы принципов административных бизнеспроцессов на Рисунке II.А приведена схема администрации больницы и на Рисунке П.В. схема агентства по временному трудоустройству.

Рисунок II.A Больница. Схема администрирования Рисунок II.В Агентство по временному трудоустройству. Схема администрирования III Схема иерархического обзора III1 Общая информация Схема иерархического обзора обеспечивает понимание структуры и связей во всей административной системе. Она показывает внутреннюю иерархию принципов административных бизнеспроцессов. Иерархический обзор также получил название иерархическая схема, схема декомпозиции или структурная схема.

III.2 Свойства В иерархическом обзоре стремятся разбить административные бизнеспроцессы таким образом, чтобы на нижнем уровне детализации различались управляемые процессы, которые могут быть описаны поэтапно и впоследствии проанализированы и оценены.

При подготовке иерархического обзора необходимо следовать, начиная с верхнего и кончая нижним уровнем, от общего к частному (сверху вниз), таким образом, чтобы описать требуемое и необходимое количество деталей. Начать следует с обозначения бизнеспроцессов (первичных процессов) и подразделения их на бизнесподпроцессы, если это возможно. В принципе, можно выделить следующие виды процессов:

Первичные процессы.

Вспомогательные процессы, которые, если требуется, можно подразделить на два типа:

* процессы предварительного/циклического характера, такие как проведение оценок, составление финансового плана, запросов или отчетов;

* процессы, напрямую поддерживающие первичные, такие как отдел кадров, имущественные и финансовые операции и т. д.

Функциональная декомпозиция проводится до тех пор, пока вспомогательные административные бизнеспроцессы могут быть идентифицированы определенным способом.

Рекомендуется первоначально выделять административные бизнеспроцессы логически; другими словами, в соответствии с реальным содержанием процесса (путем обзора происходящего). В качестве примера мы взяли некоторую произвольную больницу. Глобальная иерархия административных бизнеспроцессов приведена на Рисунке III.А. Производство (1) и управление (2) выделены как наиболее важные функции. Каждая из функций разбита на подфункции/задачи.





Трудовые ресурсы подразделяются далее на Рисунке III.В.

Рисунок III.А Иерархический обзор больницы Рисунок III.В Иерархический обзор процесов, связанных с персоналом Иерархический обзор может в то же время служить основой документации административной организации. Иерархический обзор также может быть методикой, используемой в компьютерных системах разработки.

Иерархический обзор является основой для описания процессе». Иерархический обзор также называют содержанием. На основе обзора можно быстро определить местонахождение определенного подразделения без просматривания всей документации. Следует обратить внимание на нумерацию процессов: отдельные квадраты нумеруются вертикально таким образом, что становится возможным распределить процессы и па основе номера определить их иерархию.

Даже хотя подразумевается воспроизведение процессов только при помощи схем процесов или схем информационных потоков (см. Раздел 5.5), в зависимости от факторов, которые должны быть воспроизведены для цели изучения, также возможно применение других методик схематического изображения.

IV Схема общего обзора процессов и подразделений IV. 1 Общая информация Схема общего обзора процессов и подразделений обеспечивает понимание общих отношений между всеми административными бизнеспроцессами и подразделениями, которые должны быть изучены. Характер вовлечения отделов (или сотрудников) в каждый из процессов при необходимости определяется применяемыми наборами данных.

IV.2 Свойства Общий обзор не только обеспечивает понимание, но также актуален для анализа отделов и административных бизнеспроцессов. Общий обзор может применяться в дальнейшем для анализа:

Отношений между отделами и процессами.

Отделов, которые вовлечены в процесс.

Мероприятий в рамках каждого отдела.

Характера вовлеченности отделов в процесс.

Учитывая широкий характер общего обзора, в большинстве случаев может быть указано только основное направление дальнейшего анализа. К тому же общий обзор всегда используется наряду с другими методика ми документирования, которые больше внимания уделяют деталям. В зависимости от факторов, которые должны быть изучены, можно также использовать, к примеру, схему обращения форм, схему управления формами или детальную схему процесса.

Общий обзор представлен в виде матрицы, в которой административные бизнеспроцессы изображены на вертикалях, а отделы на горизонталях. Символы на пересечении колонок и столбцов отражают отношения между отделами и процессами, а также характер этих отношений.

Общий обзор процессов и отделов составляется в начале документирования административной организации. Он может служить в качестве перечня всех описаний процессов. В нем перечисляются все процессы и отделы, которые должны быть изучены (что, в основном, не так уж легко сделать на практике). К тому же в матрице указывается (например, Хами), какие отделы заняты в каких процессах и наоборот, без углубления в изучение характера этих отношений.

Общий обзор может быть удобным инструментом при наблюдении за планом подхода к документированию административных бизнеспроцессов организации. Если все необходимые отделы рассмотрены и не забыт ни один административный бизнеспроцесс, это означает, что план подхода эффективен (к примеру, какие процессы может документировать какой интервьюер посредством проведения интервью в отделе).

IV.3 Правила Следующие коды указывают сущность вовлечения отдела в бизнеспроцесс. В случае оценки существующих функциональных подразделений и внутреннего контроля, код может читаться следующим образом:

М У = управлять D P = располагать, размещать S X = хранить С К = контролировать E B = выполнять Код дает возможность оценивать бизнеспроцесс для целей внутреннего управления.

Для этого необходимо знать функциональную комбинацию отдела и применять четкое разделение задач. Кроме того, в рамках отдела должны быть указаны различные сотрудники.

Pages:     | 1 |   ...   | 37 | 38 || 40 | 41 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.