WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 38 | 39 || 41 | 42 |   ...   | 43 |

Рисунок IV.A представляет модель для процесса закупок в больнице. Процессы в этом примере представляют административный бизнеспроцесс; применяемая система кодирования выглядит следующим образом:

Рисунок IV.A Общий обзор модели процессов и отделов I = Инициировать, Е = Выполнять О = Владеть На Рисунке IV.В в базовую модель для представления применяемых файлов вводятся колонка и строка. По сравнению с системой кодирования на Рисунке IV.A, система кодирования характера вовлечения отдела в бизнеспроцесс представлена более детально. Эта система кодирования выглядит следующим образом:

S Н = Начало процесса К К = Контакт, внешний или с сотрудниками А С = Совет D Р = Решение Дата:

Код документа:

Проект:

Адм. организация Фаза проекта:

Анализ Команда, работающая над проектом:

Процедура закупок Предметная область:

Процессы осуществления закупок Составитель документа:

П.Дженсен Предмет:

Обзор мероприятий по закупкам Рисунок IV.В Глобальный обзор процессов и отделов расширенная модель Р П = Удостоверение I И = Распространение информации R О = Автоматизированная обработка С Ко = Контроль Ма По = Отправлять по почте или уничтожать М Ро = Ручная обработка в формах и/или в файлах Пример (Рисунок IV.В) описывает несколько административных бизнеспроцессов в отношении обработки счётов на приобретённые материальные ценности в организации. Административные бизнеспроцессы заносятся в столбцы; отделы, вовлеченные в бизнеспроцесс, заносятся в колонки. При помощи номеров документы, а также файлы, используемые процессом под номером 1, записываются в колонку 11. Внизу колонок 110 указаны документы, файлы и т. д., которые обновляются вовлеченным в процесс отделом.

Каждая М (ручная обработка в формах и/или в файлах) на Рисунке IV.В указывает отдел/функцию и процесс (процессы), которые были изменены. Соответствующая колонка (справа) и строка (внизу) с номерами файлов/документов показывает, какие документы были изменены.

Читателей, которых интересует пример приложения (использования), отсылаем к Разделу 4.8, в котором общий обзор играет определенную роль при анализе внутреннего управления, особенно при управлении техническими функциональными подразделениями организации.

V Общая схема процесса V. 1 Общая информация Общая схема процесса предназначена для представления основных концепций административного процесса. Схема не подходит для воспроизведения информационных потоков, однако может использоваться в качестве основы для описания частей (подпроцессов), которые составляют административный бизнеспроцесс.

V.2 Свойства Общая схема процесса воспроизводит основную модель отношений между различными частями административного бизнеспроцесса. Общая схема процесса особенно хорошо проявляет себя, когда части могут быть представлены в определенной последовательности. Если полностью отсутствует последовательная упорядоченность, тогда отношения различных частей могут быть лучше изображены схематически при использовании иерархического обзора (см. Раздел 3.9.3) или общего обзора (см. Раздел 3.9.4). В принципе, позиции/задачи для каждой организационной единицы представлены без углубления в детали (как на уровне детализации мероприятий или действий; см. также Рисунок З.А) Рисунок V.A Общая схема процесса управления выплатами Рисунок V.A Продолжение На Рисунке V.A представлены способы управления издержками в произвольном филиале организации. Каждый раздел схемы обозначает часть операций в рамках отдела. Для каждого раздела приведено короткое пояснение. Разделам ставятся в соответствие три номера, которые отражают соответственно код отдела, код административного бизнеспроцесса и порядковый номер. При помощи кода можно классифицировать базовые детальные описания как отделов, так и процессов.

Эти детальные описания для каждого раздела будут, в зависимости от цели документирования, отличаться схемами движения форм, управления формами, инструкциями или детальной схемой процесса (см. Раздел 3.9.3 3.9.9). Учитывая распределение мероприятий по отделам, можно применять эту схему процесса в качестве основы для набора схем инструкций (см. Раздел 3.9.7).

Естественно, количество факторов, которые могут быть представлены при помощи общей схемы процесса, ограничено: могут быть представлены основные принципы, последовательность и отношения действий, а также вовлеченные отделы и сотрудники.



Рисунок V.B Символы, применяемые в общей схеме процесса V.3 Правила Общая схема процесса принадлежит к категории свободных схем. Для нее, в общем, не существует обязательных правил в отношении размещения, методики, разработки, использования символов и т.д. Для того чтобы схема сохраняла ясность и хорошую организацию, мы рекомендуем использовать как можно меньше символов; в этой схеме не требуется представление детальных описаний. На практике обычно оказывается достаточно символов, приведенных на Рисунке V.B. Разделы (и базовые описания) также свободно номеруются. Следует стремиться к тому, чтобы код указывал на административный бизнеспроцесс, на последовательность разделов и на отдел.

VI Детальная схема процесса VI. 1 Общая информация Детальная схема процесса обеспечивает понимание последовательности мероприятий/действий и документопотока административного бизнеспроцесса. Схема процесса особенно подходит для достижения понимания и проведения анализа административных бизнеспроцессов. Второе название схемы процесса, также используемое в этой книге, блоксхема.

VI.2 Свойства Детальная схема процесса показывает последовательность мероприятий/действий административного бизнеспроцесса. Для каждого мероприятия/действия указаны имеющие значение документы или файлы, однако содержание схемы все же определяется последовательностью мероприятий/действий. Также может быть указан отдел (или сотрудник), выполняющий мероприятия/действия. Часто даже возможно нарисовать индивидуальную схему процесса в рамках административной системы таким образом, чтобы схемы отражали мероприятия/действия, приходящиеся на отдел. Однако как только это оказывается невозможным, (например изза большого количества контактов или сильного документо между отделами), необходимо провести общий обзор процессов и отделов для того, чтобы разобраться в каждом процессе отдельно для каждого отдела.

Хорошим шагом на пути к построению обзора всех индивидуальных детальных схем процесса может стать составление общего обзора. В этом случае каждый символ или раздел в общей схеме процесса должен соответствовать символу или разделу в детальной схеме процесса.

В наиболее часто применяемых формах (таких как схема процесса, которая в основном используется для проектирования компьютерных систем), может быть представлено ограниченное число факторов. Последовательность мероприятий/действий и соответствующие источники данных могут быть наглядно представлены в схемах процесса. Другие факторы, играющие определенную роль в рассматриваемом административном бизнеспроцессе, должны быть задокументированы отдельно. Среди этих факторов можно назвать: количество, финансовую значимость, периодичность, элементы времени и т.д.

Рисунок VI.А на примере представляет административную организацию закупки продовольствия в больнице. На рисунке легко можно проследить, что поток мероприятий определяет способ составления схемы. Для каждого мероприятий указан отдел или сотрудник, они также могут быть упомянуты в схеме несколько раз.

Одним из преимуществ детальной схемы процесса является то, что степень детализации, с которой описывается административный бизнеспроцесс, не влияет на схематическое изображение. Желание представить как можно больше факторов в схеме процессов часто приводит к представлению большего количества текста непосредственно рядом со схемой. Иногда выбирается детальная схема процесса, в которой схема приведена на левой странице, в то время как текст находится на правой. Текст соответствует мероприятиям и описывает как можно больше мероприятий, которые не могут быть изображены в схеме. Слева, рядом с мероприятиями, изображен отдел или сотрудник, вовлеченный в мероприятие, а также указан порядковый номер для каждого мероприятия.

На практике комбинация текста и схем часто дает хорошие результаты. Текст уменьшает количество проблем, связанных с пониманием схем теми, кто не привык работать со схемами процессов. Безусловно, как только текст становится избыточным (другими словами описывается то, что и так можно понять из схемы), процесс чтения схемы значительно облегчается.





В результате добавления текста часто увеличивается количество страниц, требуемых для изображения схем процесса. Из этого вытекает необ' ходимость в создании хорошего оглавления (к примеру, составления проекта обшей схемы процесса; см. Раздел 3.9.5), но только больших разме Рисунок VI.A Рисунок VI.А Пример детальной схемы процесса Рисунок VI.A Продолжение ров. Добавление текста позволяет увеличить количество представляемых в схеме факторов. Детальные схемы процесса, в описанной выше форме, также являются хорошей основой для описания административной организации. При изучении Справочника административной организации (см. Главу 7) также можно заметить, что детальные схемы процесса, которые находятся на левых страницах Справочника, объединены со схемами инструкций (см. Приложение 7), находящимися на правых страницах Справочника. Для получения вспомогательной информации проводится обзор задач каждого отдела, набора форм, схемы организационной структуры и обзор использования различных кодовых обозначений (см. Главу 7).

VI.3 Правила ИСО разработала международный стандарт на символы, используемые при составлении блоксхем, которые мы также называем детальными схемами процессов. Этот стандарт ИСО 1028, названный «Обработка информации. Символы, используемые в блоксхемах». Этот стандарт отмечает, что концепция блоксхем также включает в себя так называемые блоксхемы системы, блоксхемы программы, функциональные блоксхемы и блоксхемы конфигурации. Символы различаются в зависимости от типа и в соответствии с требованиями мероприятий/действий, информации, логического решения или связи между символами или инструментами, для изображения которых они используются (см. Рисунок VI.В).

В качестве общей рекомендации: схемы должны составляться таким образом, чтобы их можно было читать слева направо и сверху вниз.

При составлении схемы вручную желательно использовать стандартные шаблоны.

Особенно удобны шаблоны, в которых наиболее часто используемые символы представлены в различных размерах, чтобы когда это возможно сэкономить место. Предпочтительней, конечно, проводить документирование при помощи автоматизированных инструментов.

Символы вводавывода следует помещать по возможности горизонтально, рядом с мероприятием, к которому они относятся. Существует большое количество руководящих указаний относительно изображения линий между символами. Следующих правил, однако, должно быть достаточно:

Рисовать линии только горизонтально или вертикально.

Рисовать как можно более короткие линии; читателю должно быть просто проследить их направление.

Как только можно сократить количество пересечений и стрелок.

И, наконец, немного о соединительных символах (блоках объединения).

Соединительные символы используются для обозначения разрыва Рисунок VI.В Символы детальной схемы процесса линии связи (выходной блок объединения) пли продолжения разорванной линии связи (входной блок объединения). Выходной блок объединения и входной блок объединения связаны одним и тем же символом. Если взаимодействующие выходной и входной блоки объединения размещены на разных страницах, будет использоваться код, который ссылается па страницу, на которой находится парный ему код (к примеру, XX.X; первые две позиции указывают на страницу, а третий указывает на порядковый номер входного блока объединения на странице). Код выходного блока объединения может быть также добавлен в каждый входной блок объединения с целью указания ссылки VII Схема инструкций VII. 1 Общая информация Схемы инструкций или формы инструкций существуют для того, чтобы помогать сотрудникам организации разобраться в административных бизнеспроцессах, которые они должны выполнять, и в административных правилах, которым они должны следовать. Схема инструкций уникальное средство передачи знаний: к этой документации предъявляются высочайшие требования, поскольку каждая инструкция должна иметь только один четкий смысл.

VII.2 Свойства В данном разделе, говоря о инструкциях, мы имеем в виду письменные инструкции.

Pages:     | 1 |   ...   | 38 | 39 || 41 | 42 |   ...   | 43 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.