WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!


Pages:     | 1 |   ...   | 29 | 30 || 32 | 33 |   ...   | 53 |

Выдача денег сотруднику под отчет Многие товары удобнее и быстрее купить за наличные, например: канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля... Для этого деньги выдают из кассы сотрудникам под отчет. Купив требуемые вещи, сотрудник обязан отчитаться о том, сколько денег и на что потрачено. Для этого он должен составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.

Кто имеет право получать деньги под отчет Только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю купить бензин, секретарю отправить почту, командированному заплатить за гостиницу.

Образец Расширенная форма N КО Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N ¬ ¦ Код ¦ ++ Форма по ОКУД ¦0310002 ¦ ++ ООО "Рино" по ОКПО ¦ ¦ ++ организация ¦ ¦ L структурное подразделение T¬ ¦ Номер документа ¦ Дата составления ¦ +++ ¦ 20 ¦ 04.04.2006 ¦ L+ Расходный кассовый ордер TTT¬ ¦ Дебет ¦Кредит ¦ Сумма, ¦ Код целевого ¦ ¦ ¦ ¦ руб. коп. ¦ назначения ¦ +TT+ ¦ ¦ ¦ ¦код структурного¦ корреспондирующий ¦код аналитического¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделения ¦ счет, субсчет ¦учета ¦ ¦ ¦ ¦ +++++++ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 2300=00 ¦ ¦ L+++++ Выдать Заработную плату за март Мартынову Г.А.

фамилия, имя, отчество Основание: приказ N 24/ Сумма Две тысячи триста рублей прописью руб. коп.

Приложение Руководитель организации директор Сергеев Сергеев должность подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер Иванова Иванова подпись расшифровка подписи Получил Две тысячи триста руб. 00 коп.

сумма прописью руб. коп.

"04" апреля 2006 г. Подпись Мартынов По пасп. 0545 184420, выданному 18.01.2002 ОВД Соликамского рна наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя Выдал кассир Иванова Иванова подпись расшифровка подписи Сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию (форму авансового отчета см. на стр. 224).

Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае "подотчетники" должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать.

Деньги под отчет можно выдать и сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц. В этом случае нужно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом.

Когда выдаются деньги под отчет Обычно деньги "подотчетникам" выдают до того, как они чтото купят, то есть авансом. Но может случиться, что изза непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды предприятия свои собственные деньги.

Сотрудник вправе потребовать, чтобы ему возместили эти расходы.

Но деньги ему вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласится с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму.

Пример Водитель ООО "Фрегат" Борисов Ю.М. был направлен в командировку в другой город на служебном автомобиле на три дня. Еще до отъезда он получил деньги на командировку в размере 2000 руб.

Когда он прибыл на место назначения, автомобиль сломался. С ремонтом Борисов Ю.М. справился сам, но изза этого ему пришлось задержаться в гостинице дольше, чем предполагалось, и доплатить за проживание из собственных денег.



Вернувшись из командировки, водитель составил авансовый отчет. Из него следовало, что фактические расходы превысили выданную из кассы сумму на 1200 руб. Борисов Ю.М. потратил 3200 руб. (включая суточные).

Руководитель ООО "Фрегат" подписал авансовый отчет, признав, что все расходы Борисова Ю.М. обоснованы. Таким образом, водителю должны выдать из кассы предприятия 1200 руб.

Иногда предприятия выдают деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Но так делать нельзя. Ведь в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций прямо сказано, что выдавать наличные под отчет можно только в том случае, если за сотрудником не числится задолженность по подотчетным средствам.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Напомним, что форма авансового отчета N АО1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Важно, чтобы он был правильно оформлен. В нем надо указать не только сколько было выдано из кассы и сколько потрачено, но и:

дату и номер авансового отчета;

назначение аванса;

дату выдачи денег под отчет, реквизиты расходного кассового ордера;

номера счетов и субсчетов бухгалтерского учета, на которых отражаются расходы сотрудника по данному отчету.

Отчет должен быть подписан подотчетным лицом, руководителем предприятия, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет.

Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его оборотной стороне и пронумеровать. Оправдательными документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.

Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил "подотчетник". Это позволит избежать споров с налоговиками при проверке.

Бывает, что сотрудники все же представляют в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки. В таком случае можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги.

Кстати, к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек. Только так "подотчетник" может доказать, что он действительно заплатил продавцу. Исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Но тогда на товарных чеках должно быть прямо написано, что продавцу разрешено торговать без ККМ.

Сотрудники, вернувшиеся из командировки, должны прикладывать к отчету командировочное удостоверение. Оно необходимо бухгалтеру, чтобы начислить суточные, опираясь на отметки о датах убытия в командировку и возвращения из нее. Исключение составляют лишь заграничные командировки. Их продолжительность определяют по отметкам в загранпаспорте.

Если из авансового отчета видно, что "подотчетник" истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета "Остаток" и "Перерасход" бухгалтер должен поставить прочерки.

Пример заполнения авансового отчета 10 января 2006 года в ООО "Виянасервис" менеджер отдела снабжения Сидоров В.В. получил в кассе 250 руб. на покупку материалов. Материалы он приобрел в этот же день. Их стоимость составила 240 руб. (в том числе НДС 36,61 руб.). Продавец выдал Сидорову В.В. кассовый и товарный чеки (номера чеков 002235 и 14), а также счетфактуру. Остатка или перерасхода денег от предыдущего аванса у менеджера нет.

Табельный номер менеджера Сидорова В.В. 115. Код отдела снабжения ООО "Виянасервис" 1105.

Образец ¬ ¦ Код ¦ ++ Форма по ОКУД ¦0302001 ¦ ++ ООО "Виянасервис" по ОКПО ¦ ¦ L наименование организации Утверждаю Двести сорок рублей Авансовый отчет T¬ Отчет в сумме ¦Номер ¦ Дата ¦ руб коп +++ ¦ 5 ¦11.01.06¦ Руководитель директор L+ должность Поспелов И.С.

подпись расшифровка подписи "11" января 2006 г.

¬ ¦ Код ¦ ++ Структурное подразделение отдел снабжения ¦ 1105 ¦ ++ Подотчетное лицо Сидоров В.В. Табельный номер¦ 115 ¦ L фамилия, инициалы Профессия (должность) менеджер Назначение аванса покупка материалов T¬ ¬ ¦ Наименование показателя ¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦ ¦ ¦ руб.коп.¦ ¦ ¦ +T++ +T+ ¦Предыдущий аванс ¦ остаток ¦ ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦ ¦ +++ +T+T+ ¦ ¦ перерасход ¦ ¦ ¦ счет, ¦ сумма, ¦ счет, ¦ сумма, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ субсчет ¦руб. коп. ¦ субсчет ¦ руб. коп.¦ ++++ +++++ ¦Получен аванс 1. из кассы ¦ 250 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +++ +++++ ¦ 1а. в валюте (справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +++ +++++ ¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +++ +++++ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +++ +++++ ¦Итого получено ¦ 250 ¦ ¦ 71 ¦ 250 ¦ 50 ¦ 250 ¦ +++ +++++ ¦Израсходовано ¦ 240 ¦ ¦ 10 ¦203,39 ¦ 71 ¦ 240 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 19 ¦ 36,61 ¦ ¦ ¦ +++ +++++ ¦Остаток ¦ 10 ¦ ¦ 50 ¦ 10 ¦ 71 ¦ 10 ¦ +++ +++++ ¦Перерасход ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L+ L+++ Приложение Два документов на двух листах Отчет проверен. К утверждению в сумме Двести сорок руб. коп. (240 руб. 00 коп.) сумма прописью Главный бухгалтер Лиховцева Н.А. Бухгалтер Рябова А.Н.





подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи Остаток внесен ¬ в сумме ¦ 10 ¦ руб 00 коп по кассовому ордеру N 3 от "11" января 2006 г.

L Перерасход выдан Бухгалтер (кассир) Медведев И.К. "11" января 2006 г.

подпись расшифровка подписи л и н и я о т р е з а Расписка. Принят к проверке от Сидорова В.В. авансовый отчет N 5 от "11" января 2006 г.

на сумму руб. коп., количество документов Два на двух листах прописью Бухгалтер Рябова А.Н.

"11" января 2006 г.

подпись расшифровка подписи Оборотная сторона формы N АО TTTT¬ ¦Номер ¦Документ, подтверждающий¦Наименование документа¦ Сумма расхода ¦ Дебет ¦ ¦по по¦производственные расходы ¦(расхода) +T+ счета,¦ ¦рядку +T+ ¦ по отчету ¦принятая к учету ¦cубсче¦ ¦ ¦ дата ¦ номер ¦ +T+T+та ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в руб. ¦ в ¦в руб. ¦ в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ коп. ¦валюте ¦ коп. ¦валюте ¦ ¦ ++++++++++ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ ++++++++++ ¦ 1 ¦ 10.01.06 ¦ 002235 ¦Чек ККМ ¦ 240 ¦ ¦ 240 ¦ ¦ 10 ¦ ++++++++++ ¦ 2 ¦ 10.01.06 ¦ 14 ¦Товарный чек ¦ 240 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +++++++++ ¦ ¦ ¦ ¦ Итого ¦ 240 ¦ ¦ ¦ ¦ L+++++++ Подотчетное лицо Сидоров В.В.

подпись расшифровка подписи 11 января Сидоров В.В. заполнил авансовый отчет, в котором указал, на какие цели он израсходовал полученную сумму. К авансовому отчету он приложил два оправдательных документа чеки продавца. Остаток аванса, 10 руб., он внес в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру N 3 от 11 января 2006 года. Деньги принял кассир Медведев И.К.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Рябова А.Н., она же выдала Сидорову В.В. расписку. Все расходы, произведенные Сидоровым В.В., приняты к бухгалтерскому учету. Авансовому отчету присвоен номер 5. Документ подписан главным бухгалтером ООО "Виянасервис" Лиховцевой Н.А. и утвержден директором Поспеловым И.С.

[Советы бухгалтеру] Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71.

Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выдает сотруднику деньги, а "подотчетник" ставит в ордере свою подпись. Эту операцию бухгалтер предприятия отражает следующей проводкой:

Дебет 71 Кредит выданы деньги под отчет.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку:

Дебет 50 Кредит получен остаток денег от подотчетного лица.

Напомним еще об одном требовании, которым неоправданно пренебрегают некоторые бухгалтеры. Дело в том, что счет 71 "Расчет с подотчетными лицами" активнопассивный. Это значит, что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. Ведь часто бывает так, что ктото из работников еще не отчитался по подотчетным деньгам тогда будет значиться сальдо по дебету. А некоторые сотрудники, наоборот, потратили свои деньги, а предприятие их пока не вернуло. Тогда сальдо по счету 71 значится по кредиту.

Расчеты со сторонними организациями и индивидуальными предпринимателями Обычно предприниматели и небольшие организации предпочитают рассчитываться наличными. Этот способ расчетов весьма привлекателен. Не нужно заполнять платежки, не приходится идти в банк, чтобы перечислить деньги. Передали "живые" деньги из рук в руки, и все.

Pages:     | 1 |   ...   | 29 | 30 || 32 | 33 |   ...   | 53 |










© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.